4 korzyści z wykorzystania OCR w księgowości

Ciągły rozwój technologii OCR powoduje, że znajduje ona coraz szersze zastosowanie w biznesie. Również obszar finansów i księgowości chętnie wykorzystuje OCR do skrócenia i usprawnienia procesów obsługi dokumentów. Jakie są główne korzyści z zastosowania OCR w księgowości?

OCR (ang. Optical Character Recognition) to technologia, która w sposób automatyczny rozpoznaje tekst zapisany w formie obrazu, zamieniając go w formę cyfrową tekstu gotową do przetworzenia przez dedykowane oprogramowanie.

Kłopotliwe PDF-y w obiegu dokumentów księgowych

W kontekście OCR obraz tekstu należy rozumieć zarówno w sensie analogowym, jak i cyfrowym. Obrazy analogowe mają postać papierowych wydruków oraz dokumentów z pismem odręcznym. Obrazy cyfrowe to różnego rodzaju pliki wygenerowane przez aparaty fotograficzne i skanery, a także różne formaty plików stosowane do zapisywania dokumentów elektronicznych.

Tu warto zwrócić uwagę na popularne PDF-y, będące w powszechnym obiegu faktur elektronicznych. Dla podmiotu wystawiającego fakturę PDF jest bardzo wygodnym formatem, ponieważ pozwala uzyskać plik zamknięty, co uniemożliwia jego edytowanie – zostaje więc zachowany ustawowy wymóg integralności treści faktury (zob. art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Jednak dla odbiorcy takiego dokumentu, obsługa pliku PDF rodzi kłopot, ponieważ oprogramowanie finansowo-księgowe nie może w sposób automatyczny pobrać z PDF danych do przeprowadzenia operacji rachunkowych. Dane zawarte w takim pliku muszą zostać ręcznie przepisane do systemu f-k, co obciąża dział księgowy. Porównując nakłady potrzebne na obsługę, PDF nie różni się niczym od jakiegokolwiek innego obrazu, w tym także tradycyjnego papierowego wydruku. Z tego też względu powszechnie stosowane w obiegu gospodarczym PDF-y są „ułomnymi e-fakturami”, ponieważ utrudniają automatyzację operacji w procesach księgowych.

Przepisywanie danych z faktur i innych dokumentów do systemów f-k jest czasochłonne i obarczone ryzykiem prostych lecz brzemiennych w skutkach błędów. Ryzyko takie rośnie proporcjonalnie do ilości przepisywanych danych. Nikt więc nie chce bez potrzeby angażować zasobów ludzkich do tego typu operacji, które z powodzeniem można automatyzować wykorzystując technologie informatyczne.

Właśnie dlatego rozwiązania oparte na technologii OCR, jak na przykład Symfonia OCR, są tak bardzo pomocne w księgowości oraz wszędzie tam, gdzie przetwarzane są dokumenty pochodzące od różnych kontrahentów.

Główne korzyści z wykorzystania OCR w księgowości

Dedykowane oprogramowanie OCR dla księgowości pozwala nie tylko odczytać zapisane w zobrazowanych dokumentach znaki, ale też odwzorować ich logiczną strukturę. Dzięki temu można zautomatyzować proces przeniesienia danych z obrazu wprost do poszczególnych pól systemu finansowo-księgowego.

Jakie są najczęściej wymieniane korzyści z tego rodzaju optymalizacji?

• Dużo większa efektywność – automatyczne rozpoznanie znaków pozwala wielokrotnie szybciej przenieść dane z obrazów dokumentów księgowych wprost do systemu f-k. Uwolniony czas pracowników, którzy odpowiadali za przepisywanie danych, można spożytkować na operacje przynoszące firmie realny dochód lub inne korzyści.
• Wsparcie w archiwizacji oraz ułatwiony dostęp do dokumentów – technologia OCR wspiera zarządzanie dokumentami, które na wejściu mają różną postać. Dokumenty są zapisane i przechowywane w jednej bazie danych. Oprogramowanie Symfonia OCR ma rozbudowany panel wyszukiwania i filtrowania, co umożliwia dotarcie do archiwalnej dokumentacji z dowolnego miejsca i w dowolnym momencie.
• Niższe koszty – wykorzystanie OCR w księgowości eliminuje liczne, powtarzane codziennie czynności, które dla biura rachunkowego czy działu księgowości są czystym kosztem.
• Wyeliminowanie błędów popełnianych przy przepisywaniu danych – jedną z ważnych korzyści z OCR jest znaczące zredukowanie ryzyka błędu operacyjnego przy przepisywaniu danych do systemu f-k. Warto podkreślić, że system OCR zawsze pozwala użytkownikowi zweryfikować dane pozyskane z obrazu, porównać je z danymi z dokumentu źródłowego i dokonać korekty w przypadku wykrycia rozbieżności. Sprawdzanie poprawności danych z odczytu jest zasadne w przypadku dokumentów nietypowych, słabej jakości wydruków czy odręcznego pisma, natomiast czynności te zajmują znacznie mniej czasu niż przepisywanie wszystkich danych do systemu.