Długość czytania:
Księgowanie faktur to zagadnienie, które budzi wiele wątpliwości. Jakie terminy obowiązują w tym zakresie? Czy moment przesłania e-faktury do Krajowego Systemu e-Faktur jest równoznaczny z datą wystawienia faktury? Czy po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF czekają nas zmiany związane z datami wystawiania dokumentów? Sprawdź!
Najważniejsze informacje w skrócie:
- Datą wystawienia faktury w KSeF jest co do zasady data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
- Jeśli podatnik prześle fakturę do KSeF później, niż wskazuje na to data znajdująca się w polu P_1 pliku XML, faktura zostanie uznana za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wpisana przez podatnika w P_1.
- Data w polu P_1 nie może być datą z przyszłości – jeśli wysyłka do KSeF nastąpi wcześniej niż data wskazana w P_1, plik XML zostanie odrzucony przez bramkę ministerstwa.
- Data wystawienia jest widoczna w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru). To właśnie ten dokument ostatecznie potwierdza, kiedy faktura została skutecznie wystawiona i zarejestrowana w systemie.
Data wystawienia faktury – najważniejsze regulacje
Zasady dotyczące wystawiania dokumentów księgowych oraz obowiązujących w tym zakresie terminów zostały uregulowane na gruncie ustawy o VAT. Zgodnie z brzmieniem art. 106i ust. 1 za sprzedane towary czy wykonane usługi przedsiębiorca powinien wystawić fakturę do 15. dnia następnego miesiąca. Jeśli zatem sprzedaż miała miejsce w czerwcu 2025 r., to fakturę rozliczającą tę transakcję należy wystawić najpóźniej do 15 lipca 2025 r.
Od powyższej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Dotyczą one określonych kategorii usług wymienionych w art. 106i ust. 3 ustawy o VAT. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w tabeli.
Najpóźniejsza data wystawienia faktury a rodzaj usługi
| Data wystawienia faktury | Rodzaj usługi |
| Do 30. dnia od dnia wykonania usług | usługi budowlane lub budowlano-montażowe |
| Do 60. dnia od dnia wydania towarów | dostawa książek drukowanych i gazet (z wyłączeniem mapek i ulotek) |
| Z upływem terminu płatności | – dostawy energii,
– usługi telekomunikacyjne, – usługi najmu, dzierżawy, leasingu – lub inne, o podobnym charakterze, – usługi z zakresu stałej obsługi prawnej i biurowej |
| Do 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów | jeśli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw |
Warto również pamiętać, że wszystkie miesięczne transakcje, których stroną był ten sam nabywca, można rozliczyć za pomocą jednej zbiorczej faktury. Podobna zasada obowiązuje także w przypadku tzw. faktur zaliczkowych. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: co to jest faktura końcowa i kiedy należy ją wystawić?.
Data sprzedaży a data wystawienia faktury – czym się różnią?
Między datą sprzedaży a datą wystawienia faktury istnieją istotne różnice. Ta pierwsza wskazuje bowiem faktyczny termin dokonania dostawy towaru lub wykonania danej usługi. Nie zawsze będzie ona zatem tożsama z datą wystawienia faktury. Jeśli jednak te terminy się pokrywają, to wówczas, zgodnie z regulacją zawartą w art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT, na dokumencie nie trzeba już wpisywać daty sprzedaży.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur? Przeczytaj nasz kompleksowy poradnik na temat KSEF!
Kiedy księgować faktury: z datą sprzedaży czy wystawienia?
Wiele wątpliwości budzi również kwestia, z jaką datą księgować faktury – sprzedaży czy wystawienia. Co do zasady w przypadku sprzedawcy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą uzyskania przychodu, a zatem z datą sprzedaży. Dla nabywcy, który chce odliczyć podatek, ważny jest z kolei termin otrzymania dokumentu. Jeśli przykładowo przedsiębiorca dokonał zakupu towaru 30 czerwca, ale fakturę VAT otrzymał na początku lipca, to wówczas odliczenia podatku można dokonać w deklaracji VAT za lipiec (czyli w miesiącu powstania prawa do odliczenia) lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (odpowiednio za sierpień, wrzesień lub październik).
Zmiana zasady identyfikacji daty wystawiania faktur w KSeF
Zgodnie z regulacjami, jakie zaczną obowiązywać po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur, datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie data jej przesłania do KSeF. Oznacza to, że moment nadania dokumentowi numeru będzie jednoznaczny z momentem jego wystawienia – sprzedawca otrzyma wówczas automatycznie Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Obecnie faktury ustrukturyzowane niewystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur posiadają datę wystawienia nadaną przez sprzedającego. Jeżeli jednak sprzedawca prześle dokument do KSeF, nie będzie on miał daty określonej przez niego, lecz tę nadaną przez system.
Przykład
Pan Adam wystawił fakturę z datą 3 lutego 2026 r. i tego samego dnia, o godz. 23:55, przesłał ją do KSeF. System zarejestrował dokument jeszcze przed północą, natomiast numer KSeF został nadany już po północy – 4 lutego, o 00:01. Mimo to datą wystawienia faktury pozostaje 3 lutego, ponieważ data wpisana w polu P_1 była zgodna z faktyczną datą wysyłki dokumentu do KSeF.
Warto wspomnieć, że nabywca, który nie wyraził zgody na otrzymywanie tego typu faktur, będzie mógł wciąż otrzymywać dokumenty w takiej postaci, jak wcześniej – wówczas data otrzymania również nie ulegnie żadnej zmianie.
Przeczytaj także: Czym jest faktura ustrukturyzowana i jaką funkcję pełni w systemie KSeF?
Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!
Awaria KSeF a rozbieżności w datach wystawienia faktur
Obecnie, gdy system nie jest jeszcze obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, zdarzają się opóźnienia w przyjmowaniu faktur. W przyszłości Krajowym Systemie e-Faktur również mogą mieć miejsce pewne awarie – a wówczas w datach wystawiania faktur będą pojawiać się pewne rozbieżności. Te z kolei mogą wiązać się z błędami w rozliczeniach podatkowych czy księgowych. Problem może pojawić się również w przypadku, gdy u nadawcy e-faktury zostanie przerwana łączność z siecią. Brak połączenia z Internetem może skutkować zmianą daty wystawienia faktury – w takiej sytuacji będzie ona przypisana po zaakceptowaniu przez Krajowy System e-Faktur.
Zobacz również: Nowa data wprowadzenia KSeF – obligatoryjny KSeF dla firm i JDG
Przykład
Pan Adam wystawił fakturę z datą 2 lutego 2026 r., ale z powodu awarii internetu w jego firmie nie wysłał jej tego dnia do KSeF. Zrobił to dopiero następnego dnia – 3 lutego. Z tą datą KSeF zarejestrował fakturę na bramce. Numer KSeF również został nadany 3 lutego. W takiej sytuacji datą wystawienia faktury pozostaje 2 lutego, czyli data wpisana przez pana Adama w polu P_1, ponieważ wysyłka nastąpiła później niż wskazana na dokumencie data. Taki dokument jest jednak traktowany jako wystawiony w trybie offline24.
Faktura wysyłana do KSeF – pole z datą wystawienia
Podczas wypełniania faktury niezbędne jest wypełnienie pola P_1, informującego o dacie wystawienia dokumentu. To pole obowiązkowe, bez którego Krajowy System e-Faktur nie może przyjąć faktury. W takim przypadku fiskus uznaje, że nie doszło do jej wystawienia. Jeżeli jednak data widoczna w polu różni się od daty przesłania dokumentu, wciąż jest on akceptowany. Według art. 106 na ust. 1 ustawy o VAT faktura uznawana jest za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF. To ten sam moment, w którym trafia ona do systemu – bez względu na to kiedy zostanie przetworzona. Data przesłania e-faktury widnieje ponadto w:
- numerze nadanym przez Krajowy System e-Faktur;
- Urzędowym Poświadczeniu Odbioru.
Zobacz również: Faktury ustrukturyzowane – przewodnik po elektronicznym fakturowaniu [e-book]
Wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną
Przeglądaj tematy tego artykułu:
Rekomendowany kolejny artykuł:
0 komentarzy