Data wystawienia faktury – co się zmieni po wejściu w życie obowiązkowego KSeF?

Księgowanie faktur to zagadnienie, które budzi wiele wątpliwości. Jakie terminy obowiązują w tym zakresie? Czy moment przesłania e-faktury do Krajowego Systemu e-Faktur jest równoznaczna z datą wystawienia faktury? Czy po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF czekają nas zmiany związane z datami wystawiania dokumentów? Sprawdź!

Spis treści:

• Data wystawienia faktury – najważniejsze regulacje
• Data sprzedaży a data wystawienia faktury – czym się różnią?
• Zmiana zasady identyfikacji daty wystawiania faktur
• Awaria KSeF a rozbieżności w datach wystawienia faktur
• Faktura wysyłana do KSeF – pole z datą wystawienia

Data wystawienia faktury – najważniejsze regulacje

Zasady dotyczące wystawiania dokumentów księgowych oraz obowiązujących w tym zakresie terminów zostały uregulowane na gruncie ustawy o VAT. Zgodnie z brzmieniem art. 106i ust. 1 za sprzedane towary czy wykonane usługi przedsiębiorca powinien wystawić fakturę do 15. dnia następnego miesiąca. Jeśli zatem sprzedaż miała miejsce w czerwcu 2024 r., to fakturę rozliczającą tę transakcję należy wystawić najpóźniej do 15 lipca 2024 r.

Od powyższej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Dotyczą one określonych kategorii usług wymienionych w art. 106i ust. 3 ustawy o VAT. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w tabeli.

Najpóźniejsza data wystawienia faktury a rodzaj usługi

Warto również pamiętać, że wszystkie miesięczne transakcje, których stroną był ten sam nabywca, można rozliczyć za pomocą jednej zbiorczej faktury. Podobna zasada obowiązuje także w przypadku tzw. faktur zaliczkowych. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: co to jest faktura końcowa i kiedy należy ją wystawić?.

Data sprzedaży a data wystawienia faktury – czym się różnią?

Między datą sprzedaży a datą wystawienia faktury istnieją istotne różnice. Ta pierwsza wskazuje bowiem faktyczny termin dokonania dostawy towaru lub wykonania danej usługi. Nie zawsze będzie ona zatem tożsama z datą wystawienia faktury. Jeśli jednak te terminy się pokrywają, to wówczas, zgodnie z regulacją zawartą w art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT, na dokumencie nie trzeba już wpisywać daty sprzedaży.

Kiedy księgować faktury: z datą sprzedaży czy wystawienia?

Wiele wątpliwości budzi również kwestia, z jaką datą księgować faktury – sprzedaży czy wystawienia. Co do zasady w przypadku sprzedawcy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą uzyskania przychodu, a zatem z datą sprzedaży. Dla nabywcy, który chce odliczyć podatek, ważny jest z kolei termin otrzymania dokumentu. Jeśli przykładowo przedsiębiorca dokonał zakupu towaru 30 czerwca, ale fakturę VAT otrzymał na początku lipca, to wówczas odliczenia podatku można dokonać dopiero w deklaracji VAT za lipiec lub w ciągu dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (odpowiednio za sierpień i wrzesień).

Zmiana zasady identyfikacji daty wystawiania faktur

Zgodnie z regulacjami, jakie zaczną obowiązywać po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur, datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie data jej przesłania do KSeF. Oznacza to, że moment nadania dokumentowi numeru będzie jednoznaczny z momentem jego wystawienia – sprzedawca otrzyma wówczas automatycznie Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Obecnie faktury ustrukturyzowane niewystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur posiadają datę wystawienia nadaną przez sprzedającego. Jeżeli jednak sprzedawca prześle dokument do KSeF, nie będzie on miał daty określonej przez niego, lecz tę nadaną przez system. Warto wspomnieć, że nabywca, który nie wyraził zgody na otrzymywanie tego typu faktur, będzie mógł wciąż otrzymywać dokumenty w takiej postaci, jak wcześniej – wówczas data otrzymania również nie ulegnie żadnej zmianie.

Przeczytaj także: Czym jest faktura ustrukturyzowana i jaką funkcję pełni w systemie KSeF?

Awaria KSeF a rozbieżności w datach wystawienia faktur

Obecnie, gdy system nie jest jeszcze obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, zdarzają się opóźnienia w przyjmowaniu faktur. W przyszłości Krajowym Systemie e-Faktur również mogą mieć miejsce pewne awarie – a wówczas w datach wystawiania faktur będą pojawiać się pewne rozbieżności. Te z kolei mogą wiązać się z błędami w rozliczeniach podatkowych czy księgowych. Problem może pojawić się również w przypadku, gdy u nadawcy e-faktury zostanie przerwana łączność z siecią. Brak połączenia z Internetem może skutkować zmianą daty wystawienia faktury – w takiej sytuacji będzie ona przypisana po zaakceptowaniu przez Krajowy System e-Faktur.

Zobacz również: Nowa data wprowadzenia KSeF – obligatoryjny KSeF dla firm i JDG

Faktura wysyłana do KSeF – pole z datą wystawienia

Podczas wypełniania faktury niezbędne jest wypełnienie pola P_1, informującego o dacie wystawienia dokumentu. To pole obowiązkowe, bez którego Krajowy System e-Faktur nie może przyjąć faktury. W takim przypadku fiskus uznaje, że nie doszło do jej wystawienia. Jeżeli jednak data widoczna w polu różni się od daty przesłania dokumentu, wciąż jest on akceptowany. Według art. 106 na ust. 1 ustawy o VAT faktura uznawana jest za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF. To ten sam moment, w którym trafia ona do systemu – bez względu na to kiedy zostanie przetworzona. Data przesłania e-faktury widnieje ponadto w:

• numerze nadanym przez Krajowy System e-faktur;
• Urzędowym Poświadczeniu Odbioru.

Zobacz również: Faktury ustrukturyzowane – przewodnik po elektronicznym fakturowaniu [e-book]