Księgowość w e-commerce – poznaj rozwiązanie, które nadąża za sprzedażą!

Choć w przypadku sklepu internetowego księgowość może wydawać się czymś, co dzieje się „w tle”, to jednak często potrafi ona skutecznie uprzykrzyć życie przedsiębiorcy — szczególnie wtedy, gdy nie nadąża za tempem sprzedaży online. Codzienne wyzwania związane z rozliczeniami, fakturami, podatkami i dokumentami mogą przecież zajmować długie godziny. Na szczęście na rynku są już dostępne rozwiązania, które pozwalają prowadzić księgowość w e-commerce w szybki, bezpieczny i bezbłędny sposób. Poznaj je bliżej!

Dlaczego księgowość w e-commerce wygląda inaczej niż w tradycyjnym biznesie?

Księgowość w e-commerce obejmuje wszystko to, co w przypadku każdej innej działalności gospodarczej, czyli np.:

• ewidencjonowanie przychodów i kosztów,
• wystawianie faktur,
• rozliczenia podatkowe,
• obowiązki wobec ZUS i urzędów skarbowych,
• przygotowanie deklaracji,
• prowadzenie rejestrów VAT.

Specyfika sprzedaży online sprawia jednak, że te standardowe obowiązki potrafią szybko stać się bardziej złożone – i trudniejsze do opanowania bez odpowiednich narzędzi.

W przeciwieństwie do tradycyjnego sklepu stacjonarnego, e-commerce działa w wielu kanałach jednocześnie. Obsługuje klientów indywidualnych i biznesowych, często nie tylko z Polski, ale też z całej Unii Europejskiej czy spoza niej. W związku z tym pojawia się konieczność stosowania różnych stawek VAT, rozliczania sprzedaży w procedurze OSS czy wystawiania różnych dokumentów sprzedaży w zależności od statusu klienta.

Kolejnym wyzwaniem jest liczba transakcji – często bardzo duża i rozłożona w czasie. Do tego dochodzą zwroty, reklamacje, korekty i różne formy płatności. Każda z tych operacji powinna zostać poprawnie udokumentowana i zaksięgowana.

W takim środowisku łatwo o błędy – zwłaszcza jeśli wszystkie procesy są obsługiwane ręcznie. Trudno nadążyć za aktualizacjami statusów zamówień, pilnować poprawnych stawek VAT i przygotowywać dokumentację bez opóźnień. Właśnie dlatego księgowość w e-commerce powinna być w jak największym stopniu zautomatyzowana i dopasowana do tempa sprzedaży online.

Przeczytaj również: Księgowość sklepu internetowego – jakich błędów unikać? – Symfonia

Bałagan w dokumentach, opóźnienia w rozliczeniach? To częsty problem w e-sklepach

Wielu właścicieli sklepów internetowych zmaga się z tymi samymi problemami: papierologią, bałaganem w dokumentach oraz tym, że księgowość jest prowadzona w rozproszony sposób.  Ręczne ewidencjonowanie każdej transakcji zabiera mnóstwo czasu i niesie ze sobą duże ryzyko błędów – gdy dane z zamówień trafiają do systemu księgowego z opóźnieniem, łatwo pogubić się w kolejności zdarzeń. Brakuje również spójności i chronologii, a to prowadzi do nieprawidłowego przyporządkowania przychodów, kosztów oraz błędnego rozliczenia podatku.

Problemem może okazać się także współpraca z biurem rachunkowym, która często nie nadąża za tempem sprzedaży w e-commerce, gdzie w ciągu jednego dnia trzeba zaksięgować dziesiątki transakcji. Skutek? Spóźnione deklaracje, korekty, błędne rozliczenia, niepewność co do sytuacji finansowej, stres… a w najgorszym przypadku także kary od urzędu skarbowego. Dobra wiadomość jest taka, że da się to wszystko uporządkować – wystarczy wprowadzić odpowiednie narzędzia i procesy, które odciążą Cię w codziennej pracy.

Zautomatyzuj księgowość w e-commerce – wybierz system, który rośnie razem z Twoim sklepem!

Gdy szukasz auta dla całej rodziny, raczej nie zdecydujesz się na sportowe coupé, ale wybierasz coś przestronnego i praktycznego. Dokładnie tak samo powinno być z zakupem programu księgowego dla sklepu internetowego. Jeśli prowadzisz sprzedaż online, nie warto sięgać po pierwsze lepsze narzędzie – lepiej postawić na takie, które rzeczywiście nadąża za specyfiką e-commerce. Jednym z takich rozwiązań jest Symfonia eBiuro dla firm – nowoczesny program do uproszczonej księgowości, który został wyposażony w moduł magazynowy i możliwość integracji z popularnymi platformami e-commerce, takimi jak Apilo, Base , PrestaShop i WooCommerce. Co to oznacza w praktyce?

Dzięki integracji dane między systemami przepływają automatycznie. Gdy klient złoży zamówienie w Twoim sklepie, program księgowy pobierze informacje o produkcie, kliencie i wartości transakcji, a następnie wystawi na ich podstawie fakturę i od razu zapisze ją w ewidencji z właściwą datą i stawką VAT. Wymiana danych działa też w drugą stronę. Jeśli wprowadzisz zmiany w module magazynowym Symfonii – np. korektę stanów magazynowych czy cen – program prześle te informacje bezpośrednio do Twojej platformy sprzedażowej. Nie musisz niczego robić dwa razy.

Taka automatyzacja to nie tylko wygoda, ale również konkretne korzyści – zamiast przepisywać dane, sprawdzać wszystko ręcznie i gonić terminy – zyskujesz system, który wiele obowiązków związanych z prowadzeniem księgowości w e-commerce wykona za Ciebie. I to w sposób dostosowany do tempa, w jakim działa Twój e-sklep.

Przeczytaj również: Automatyzacja w e-commerce – sprawdź, jak to zrobić z Symfonią eBiuro!

Wybierz program do księgowości w e-commerce, który pracuje tak, jak Twój sklep!

Księgowość w e-commerce nie musi być skomplikowana, stresująca i czasochłonna. Wystarczy wybrać program księgowy, który dopasuje się do tempa i realiów sprzedaży online. Właściwe narzędzie nie tylko ułatwia codzienne rozliczenia, ale też pomaga zachować porządek w dokumentach, unikać błędów i działać zgodnie z przepisami. To szczególnie ważne w e-commerce, gdzie transakcji jest dużo, a ich obsługa bywa złożona.