Elektroniczny obieg dokumentów w firmie handlowej – 25 lat wspólnego rozwoju DLF i Symfonii

Przez ponad dwie dekady firma DLF rozwija działalność z oprogramowaniem Symfonii. Dziś zatrudnia około 150 pracowników, obsługuje dwa przedsiębiorstwa, dwa centra magazynowe, ponad 10 sklepów internetowych i około 20 tys. dokumentów rocznie. DLF daje świetny przykład, jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie handlowej tak, aby był częścią spójnego ekosystemu, będącego jednym z fundamentów skalowania.

Innowacje w DNA przedsiębiorstwa 

DLF to firma z siedzibą w Gdyni, działająca na rynku od 1993 roku. Specjalizuje się w imporcie i dystrybucji nowoczesnych produktów z obszaru robotyki, nowych technologii i AGD. Do jej portfolio należą marki iRobot, Breville, Crockpot, FoodSaver, Kohersen, Laurastar, Stadler-Form, Witt, Aiper oraz Ecovacs. Produkty trafiają do klientów zarówno poprzez największe sieci handlowe w Polsce, jak i własne sklepy internetowe. 

Od programów DOS do nowoczesnego zarządzania firmą 

W początkowych latach działalności przedsiębiorstwo korzystało z programów napisanych w DOS. Sprzedaż była obsługiwana przez rozwiązania stworzone specjalnie dla firmy, natomiast księgowość opierała się na papierowym przekazywaniu dokumentów do zewnętrznego biura rachunkowego.  

Oznaczało to konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, ograniczone możliwości raportowania oraz trudności w skalowaniu procesów wraz z rosnącym biznesem.  

Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby zintegrować obszary handlowe i finansowe oraz przygotować organizację na dalszy rozwój, a także działać zgodnie z bieżącymi regulacjami prawnymi. Wszystkie te kryteria spełnił ekosystem Symfonii.

✓ Zintegrowany obieg danych między działami i spółkami

Zespół DLF postawił w 2001 roku na Symfonię Finanse i Księgowość oraz Symfonię Handel – był to moment przejścia z rozwiązań DOS-owych do nowoczesnego środowiska Windows oraz początek automatyzacji przepływu danych między sprzedażą a księgowością. 

Programy sprawdziły się na tyle dobrze, że zespół DLF polecał je swoim kontrahentom. 

Dziś Symfonia wspiera w DLF obsługę sprzedaży realizowanej przez 12 sklepów internetowych oraz liczne marketplace’y. Łącznie zamówienia trafiają do systemu z około 25 punktów sprzedaży. Dzięki integracjom przygotowanym przez zespół DLF wszystkie zamówienia Klientów mogą automatycznie trafiać do Symfonii Handel.  

Wraz z rozwojem organizacji szczególnie ważna stała się także obsługa dwóch odrębnych spółek w jednym środowisku pracy. Symfonia umożliwiła pracownikom łatwe przełączanie się pomiędzy firmami bez konieczności korzystania z wielu narzędzi czy odrębnych systemów. 

✓ Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca

Jednym z najważniejszych etapów transformacji DLF było wdrożenie Symfonii eDokumenty.  

Cel był prosty:  

• wyeliminować papierowy obieg dokumentów  
• umożliwić pracownikom zatwierdzanie faktur niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.  

Firma zdecydowała się na odważny krok: zamiast utrzymywać równolegle dwa modele pracy, postawiła na pełną cyfryzację procesu. 

Dzięki temu osoby pracujące w terenie mogły akceptować dokumenty zdalnie, a wszystkie informacje dotyczące faktur, komentarzy i akceptacji znalazły się w jednym systemie.  

Dodatkowo wdrożono moduł Wnioski zakupowe, który usprawnił proces akceptacji wydatków. Jeśli faktura mieści się w wcześniej zatwierdzonym budżecie, nie wymaga ponownej autoryzacji przełożonego.

✓ Wdrożenie nowych wymogów prawnych bez rewolucji w procesach

Gdy pojawił się KSeF, zespół DLF był już gotowy. 

Wcześniejsze wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów sprawiło, że przejście do nowego modelu wymiany faktur nie wymagało reorganizacji pracy ani dodatkowych szkoleń dla większości użytkowników. Aplikacja Symfonia KSeF Plus została zintegrowana z istniejącym procesem, dzięki czemu faktury automatycznie trafiają do Symfonii eDokumenty.  

Pracownicy nie odczuli zmiany – nadal pracują w tym samym środowisku, korzystając z tych samych procesów akceptacyjnych, podczas gdy wymiana dokumentów z KSeF odbywa się automatycznie w tle.

20 tysięcy dokumentów rocznie pod pełną kontrolą 

Wdrożenia kolejnych rozwiązań Symfonii przyniosły DLF szereg wymiernych korzyści:  

Jeden spójny proces obsługi –> pełna kontrola nad dokumentami 

• całkowita eliminacja papierowego obiegu faktur, 
• zdalne zatwierdzanie dokumentów przez pracowników i menedżerów, 
• pełna historia akceptacji i komentarzy dostępna w jednym miejscu, 
• łatwiejsze wdrożenie KSeF dzięki wcześniejszej cyfryzacji procesów. 

Automatyzacja = większa dokładność i mniejsze ryzyko błędów 

• automatyczne przekazywanie danych między sprzedażą, finansami i księgowością, 
• eliminacja podwójnego wprowadzania dokumentów, 
• szybsza obsługa dokumentów kosztowych i sprzedażowych. 

Przejrzystość procesów zakupowych 

• szybsze ścieżki akceptacji, 
• lepsza kontrola budżetów i wydatków, 
• ograniczenie zbędnych etapów zatwierdzania. 

System gotowy na skalowanie organizacji 

• obsługa dwóch spółek w jednym środowisku, 
• sprawne zarządzanie około 20 tys. dokumentów rocznie, 
• wsparcie dla wielofirmowej struktury organizacyjnej, 
• możliwość dalszej integracji programów wraz z rozwojem biznesu. 

Stabilność i bezpieczeństwo 

• niezawodność systemu w codziennej działalności operacyjnej, 
• stałe dostosowanie do zmieniających się przepisów, 
• bezpieczny i kontrolowany obieg dokumentów. 

25 lat partnerstwa technologicznego 

Historia DLF pokazuje, że cyfrowa transformacja nie musi być jednorazowym projektem. Może być procesem realizowanym konsekwentnie przez lata – krok po kroku, wraz z rozwojem biznesu. 

Dziś firma zarządza znacznie bardziej złożoną organizacją niż na początku współpracy z Symfonią. Jednocześnie zachowuje kontrolę nad procesami, automatyzuje kolejne obszary działalności i sprawnie dostosowuje się do nowych wymogów rynkowych. 

To właśnie dlatego współpraca DLF i Symfonii trwa już niemal trzy dekady i nadal wspiera rozwój firmy na kolejnych etapach jej biznesowej historii.  

Chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie handlowej?

Przekonaj się, jak Symfonia eDokumenty zadziała u Ciebie.