Jak sytuacja związana z pandemią wpłynęła na konieczność wdrażania cyfrowych rozwiązań i postrzeganie Systemów ERP w Polsce? Jakie są korzyści z wdrożenia systemu ERP? Kto i dlaczego powinien zainwestować w system ERP w 2021 roku? Odpowiedzi na te pytania, znajdziesz w poniższym poradniku.

Pod względem używania systemów ERP Polska z wynikiem: 28,5% jest dopiero na szóstym miejscu od końca w Unii Europejskiej, gdzie średnia to 34 proc. Wg danych GUS tylko nieco ponad 50% średnich i tylko 21% małych polskich firm korzystało w roku 2019 z systemu ERP.

Jak wiele mamy do zrobienia w obszarze cyfryzacji i informatyzacji przedsiębiorstwa pokazał miniony rok. Praca zdalna, spotkania online, cyfryzacja dokumentów, sprzedaż internetowa, to tylko niektóre ze zjawisk , które zaczęły nam jeszcze intensywniej towarzyszyć w codziennej pracy.

Jeżeli wciąż jeszcze zastanawiasz się, czy warto zainteresować się inwestycją w system ERP, poznaj 7 korzyści płynących z wyboru, wdrożenia i użytkowania systemu ERP:

1. Oszczędność czasu

Jeśli wszystkie dane dotyczące Twojego biznesu znajdą się w jednym miejscu, to zaoszczędzony dzięki temu czas można poświęcić na kwestie naprawdę istotne. Firma zacznie działać znacznie sprawniej i dokładniej. Papierowe faktury zakupu wędrujące z biurka na biurko? Zamówienia zbierane w zeszycie albo arkuszu kalkulacyjnym? Druki wniosków urlopowych? System ERP przyspieszy wprowadzanie wszelkiego rodzaju dokumentów i faktur, zautomatyzuje ich akceptację i księgowania. Ofertę wysłaną kontrahentowi błyskawicznie można zamienić w elektroniczne zamówienie, a po jego potwierdzeniu – w e-fakturę. W swoim smartfonie sprawdzisz saldo i złożysz wniosek o urlop. System ERP umożliwi Ci wymianę danych w obrębie jednego, spójnego środowiska.

2. Automatyzacja i poprawa wydajności

Jeżeli firma nie wsiadła jeszcze do pociągu pod nazwą cyfryzacja i hołduje tradycji dokumentacji papierowej, to nie da się uniknąć wielu żmudnych i powtarzalnych zadań, które z kolei mogą powodować wiele błędów. Generowanie raportów, monitorowanie poziomów zapasów, śledzenie kart czasu pracy, czy przetwarzanie zamówień i danych historycznych dotyczących klientów – tego typu czynności są nierzadko wpisane w obowiązki pracowników i wymagają od nich wielu godzin.

System ERP pozwala w dużym stopniu na ich automatyzację. To pozwala uniknąć błędów, daje więcej czasu pracownikom, dzięki czemu poprawia wydajność pracy. Systemy ERP mają wbudowane funkcje do wykonywania wielu zaawansowanych obliczeń w ciągu kilku chwil. Wszystko to uwalnia zasoby i sprawia, że personel może zająć się zadaniami, które wpływają na większe zyski dla organizacji.

3. Poprawa współpracy

Systemy ERP mogą się różnić poszczególnymi funkcjami, ale praktycznie wszystkie i każdy, dobrze wdrożony, w znaczący sposób poprawiają współpracę pomiędzy poszczególnymi działami oraz konkretnymi specjalistami w firmie. Baza danych ERP zapewnia firmie „jedyne źródło prawdy”, z którego można czerpać wszelkie informacje. To zmniejsza ilość błędów spowodowanych przez nieprawidłową pracę z danymi, co przyczynia się także do obniżenia kosztów operacyjnych. System będzie przypominał o każdym istotnym terminie  i wspierał w realizacji zadania.

Dzięki wdrożeniu systemu ERP pracownicy biurowi mogą efektywnie pracować zdalnie, zachowując operacyjną działalność biznesu. Szybko i bezpiecznie, z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. W magazynie Twój zespół może pracować z kilkoma niezależnymi skanerami kodów kreskowych. Na hali produkcyjnej pracownicy mogą wprowadzać dane poprzez czytniki kodów i panele dotykowe. Nieobecności trafią do rozliczenia wprost z mobilnej aplikacji.

Wszystkie te dane są zgromadzone w jednym systemie, nie ma  potrzeby ich scalania, z różnych źródeł. Wszystkie dane są kompilowane, przechowywane i dostępne z poziomu jednego systemu ERP, a więc nie trzeba się martwić, że coś może być niekompletne lub niezabezpieczone.

Przykładowo: jeśli w firmie informacje o kliencie są wprowadzane w różnych miejscach, plikach,
w wielu systemach, wówczas łatwo o ludzki błąd, a istotne dla firmy decyzje mogą się opierać
o nieaktualne, bądź wręcz – błędne dane. A zadania, które zostały już ukończone, ktoś będzie realizował ponownie. ERP usprawnia pracę i minimalizuje ryzyko wystąpienia tego typu pomyłek.

4. Bezpieczeństwo, nie tylko prawne

Wszyscy wiemy, jak często zmienia się w Polsce prawo dotyczące prowadzenia firmy. W wielu obszarach. Stanowi to często nie lada wyzwanie dla personelu i zajmuje sporo czasu. Tylko w 2020 r. uchwalono w Polsce 14,9 tys. stron maszynopisu nowego prawa, co i tak było o 30% mniej niż w roku poprzednim (za Grant Thortnon).

System ERP ma już wbudowane mechanizmy zapewniające zgodność z danymi przepisami, na straży których stoi dostawca oprogramowania. Ponadto ERP zapewnia narzędzia do zarządzania ryzykiem, czy też do prognozowania, pozwalające przewidywać zdarzenia dotyczące popytu, pracy i budżetów. Sumarycznie firma może – za sprawą ERP – tworzyć dokładniejsze budżety, harmonogramy i plany rozwoju produktów.

Bardzo dobrym rozwiązaniem, by zawsze mieć dostęp do aktualnego rozwiązania jest skorzystanie
z ERP w subskrypcji.

5. Poprawa monitorowania zapasów i planowania produkcji

Dla wielu firm dużym wyzwaniem jest śledzenie i monitorowanie rosnących poziomów zapasów. Niekiedy firma nawet nie zdaje sobie sprawę jak duże środki ma zamrożone w magazynach, które dzięki ERP może uwolnić i tym samym zwiększyć swoją płynność finansową.

System ERP wykorzystując kody QR czy lub znaczniki RFID i numery seryjne, pomaga śledzić poziom zapasów w różnych magazynach, oceniać jaki towar jest w transporcie, a co leży na półkach i jest gotowe do odbioru dla klienta. Zyskujemy lepszą widoczność i wgląd w dane, a to sprawia, że optymalizujemy proces kompletacji, pakowania i wysyłki zamówień.

Możemy również konfigurować własne KPI (– ang. Key Performance Indicators, Kluczowe wskaźniki efektywności) i śledzić np. które produkty są najczęściej zamawiane, czy też które zapewniają najmniejszą opłacalność. Kierownicy magazynów zyskują dane o zapasach w czasie rzeczywistym, przez co mogą podejmować trafniejsze decyzje.

Dla firm, które nie tylko sprzedają ale też – produkują, system ERP wspiera też zarządzanie produkcją: zapewnia wgląd we wszystkie operacje produkcyjne, także te na hali produkcyjnej.

Dzięki temu pracownik może optymalizować proces produkcji i lepiej zarządzać pracą, maksymalizując wydajność. Może np. zarządzać środkami trwałymi i listą materiałów, jak również tworzyć i edytować własne BOM-y, czy też śledzić wszelkie zmiany oraz analizować dane historyczne.

Jeśli zaś chodzi o środki i zasoby stałe, system ERP pozwala zaplanować np. konserwację sprzętu, aby zminimalizować nieoczekiwane przestoje, poprawiając tym samym rentowność organizacji i pracę łańcucha dostaw.

6. Dokładniejsze analizy

Ze względu na to, że system ERP rejestruje i przechowuje wszystkie dane wprowadzane przez użytkowników, jest doskonałym narzędziem do analiz Business Intelligence (BI).

Często pracownicy zapytani o to co zajmuje im najwięcej czasu, odpowiadają: robienie raportów
i zestawień, a potem ich aktualizacja. Często przygotowanie, zgromadzenie danych ich kompilacje i weryfikacje w podstawowym zestawie raportów oznacza kilka dni pracy. System ERP generuje takie zestawienia i dane w ciągu kilku chwil.

System ERP daje dostęp do tych danych w różnoraki sposób: od samej aplikacji, przez arkusze kalkulacyjne, aż po dostęp przez przeglądarkę internetową. Każdy pracownik, w zależności od roli, może mieć zdefiniowany dostęp do stale aktualnych danych i podsumowań zaraz po zalogowaniu się. Raporty tego typu obejmują wiele aspektów działalności, od zestawień przychodów i wydatków, po niestandardowe wskaźniki KPI. Wszystko to przekłada się na możliwość podejmowania lepszych, bardziej precyzyjnych decyzji w krótszym czasie.

7. Oszczędności finansowe

Wśród wielu polskich firm, zwłaszcza tych małych i średnich, ciągle pokutuje przekonanie, że system ERP to spory wydatek, inwestycja, na którą ich nie stać; że systemy ERP są dobre dla dużych organizacji. Jednakże dzisiaj system ERP nie musi być już kupowany jednorazowo, z często bardzo wysoką opłatą za licencję. System można zacząć używać w modelu usługi z opłatą w postaci subskrypcji, dzięki czemu radykalnie obniża to koszt takiej inwestycji. W ten sposób na ERP może sobie pozwolić nawet firma zatrudniająca kilku pracowników. Poza tym – rozwiązanie takie jak Symfonia, można też wdrażać, w zależności od aktualnych potrzeb, w różnych poziomach zaawansowania, a samo wdrożenie może być realizowane etapami. Dzięki temu firma płaci tylko za te elementy, których rzeczywiście używa.

Miniony rok z COVID19 spotęgował znaczenie systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa. Rok 2021 może więc być przełomowym w tym obszarze. Wdrożenie systemu ERP z pewnością wpłynie pozytywnie na zarządzanie firmą oraz będzie w stanie wpłynąć na jej rozwój. Czy zatem warto inwestować w System ERP w tym roku? Odpowiedź jest jedna: oczywiście, że warto!