Skrócenie czasu obsługi e-deklaracji w biurze rachunkowym o nawet 80% jest możliwe dzięki wdrożeniu automatyzacji masowej wysyłki i zbiorczego pobierania Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO). Kluczem do sukcesu nie jest samo wypełnianie formularzy, lecz eliminacja ręcznego logowania się do bramki Ministerstwa Finansów dla każdego klienta z osobna. Zastosowanie systemów księgowych zintegrowanych z e-Podpisem oraz funkcją automatycznej weryfikacji poprawności danych przed wysyłką pozwala uniknąć błędów, które w szczycie sezonu podatkowego generują kosztowne przestoje i ryzyko kar karnoskarbowych.

Codzienne wyzwania w pracy z e-deklaracjami

Obsługa e-deklaracji to coś więcej niż tylko wypełnienie formularza. Dokument trzeba przecież nie tylko poprawnie przygotować, ale również przesłać na bramkę Ministerstwa Finansów, a następnie upewnić się, że dotarł do systemu. W przypadku problemów technicznych konieczne jest jeszcze sprawdzanie statusu e-deklaracji, ponawianie wysyłki czy kontakt z urzędem. To wszystko może generować niepotrzebne przestoje.

Wiele problemów w obszarze obsługi deklaracji podatkowych w biurze rachunkowych przysparza również przechowywanie dokumentów. Jeśli Twoje biuro obsługuje kilkudziesięciu klientów, to pewnie dobrze wiesz, jak kłopotliwa potrafi być organizacja pracy, jeśli deklaracje archiwizowane są w formie papierowej – każdy taki dokument, trzeba przecież wydrukować, opisać i umieścić w odpowiedniej teczce czy segregatorze. A to nie tylko zajmuje czas, ale również generuje konkretne koszty – z badań rynkowych wynika, że obsługa pojedynczego dokumentu w wersji papierowej (obejmująca druk, przechowywanie i archiwizację) to wydatek rzędu 15–18 zł.

Nierzadko sporym wyzwaniem okazuje się też udostępnianie dokumentów, np. w celu ich uzupełnienia, weryfikacji czy podpisania formularza. Nawet jeśli korzystasz z elektronicznego obiegu dokumentów, to często w jego ramach deklaracje przesyłane są w formacie PDF, który nie jest edytowalny. W efekcie nad dokumentem może pracować tylko jedna osoba, a to komplikuje proces nanoszenia poprawek i opóźnia zatwierdzenie dokumentu.

Zautomatyzowana obsługa deklaracji podatkowych – jak może wyglądać?

Na rynku dostępne są rozwiązania, które pozwalają zautomatyzować obsługę deklaracji w biurze rachunkowym. Jednym z nich jest Symfonia eDeklaracje w Chmurze – aplikacja zaprojektowana z myślą o usprawnieniu Twojej codziennej pracy. Dzięki niej zyskujesz pełną kontrolę nad dokumentami – od momentu ich utworzenia, przez wysyłkę, aż po uzyskanie UPO.

System umożliwia zbiorcze podpisywanie i przesyłanie dokumentów, automatycznie ponawia wysyłkę w przypadku błędów technicznych po stronie Ministerstwa Finansów i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami. Co ciekawe, pozwala również na łatwe udostępnianie deklaracji współpracownikom i klientom oraz przechowywanie ich w bezpiecznym, elektronicznym archiwum.

Symfonia eDeklaracje w Chmurze – korzyści dla Twojego biura

Z Symfonią eDeklaracje w Chmurze zyskujesz większą kontrolę nad całym procesem obsługi deklaracji podatkowych. Dzięki funkcji automatycznego pobierania UPO i możliwości śledzenia statusów dokumentów bezpośrednio z poziomu aplikacji, nie musisz już każdorazowo logować się na bramkę ministerstwa ani ręcznie monitorować każdego etapu wysyłki. Program automatycznie ponowi wysyłkę w przypadku problemów technicznych tak, aby deklaracje dotarły do urzędu zawsze na czas.

Obsługa operacji zbiorczych

Jedną z ciekawszych funkcji aplikacji jest obsługa operacji zbiorczych, czyli możliwość zatwierdzania, podpisywania i wysyłania wielu deklaracji jednocześnie. Takie rozwiązanie świetnie sprawdzi się w biurach, które obsługują wielu klientów. Obsługa operacji masowych sprawia, że nie trzeba się już przeklikiwać przez każdy dokument osobno – zamiast tego możesz zatwierdzić i wysłać cały pakiet elektronicznych deklaracji, np. JPK_V7 za konkretny miesiąc. Na podobnej zasadzie działa funkcja umożliwiająca zbiorcze pobieranie urzędowych poświadczeń odbioru. Dzięki Symfonii Deklaracje w Chmurze wszystkie dokumenty oraz ich statusy widzisz w jednym miejscu, z możliwością filtrowania według własnych potrzeb.

Funkcja współdzielenia dokumentów

W biurach rachunkowych, gdzie obsługą deklaracji podatkowych zajmuje się kilka osób, niezwykle przydatna okaże się funkcja współdzielenia dokumentów. Pozwala ona na udostępnianie deklaracji innym użytkownikom do przeglądania, edytowania czy podpisywania Dzięki temu, jeśli jeden księgowy rozpocznie wypełnianie formularza, inny może go w każdej chwili dokończyć. Jest też możliwość udostępniania e-deklaracji klientom. Aplikacja pozwala także na dodawanie notatek i tagów, co jeszcze bardziej zwiększa efektywność pracy.

Komfort pracy w chmurze

Symfonia eDeklaracje to wreszcie aplikacja, która działa w chmurze – nie wymaga zatem instalacji na komputerze. Wystarczy zalogować się przez przeglądarkę internetową, aby mieć dostęp do zawsze aktualnych wzorów formularzy i wszystkich potrzebnych funkcji. System pozwala nie tylko na wygodne tworzenie i wysyłanie dokumentów, ale też pełni rolę bezpiecznego archiwum — deklaracje możesz przechowywać i przeglądać w jednym miejscu, także te zaimportowane z innych programów. Dzięki temu zarządzanie dokumentami staje się prostsze, a Ty zyskujesz pełną kontrolę nad procesem — niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy zdalnie.

Nowoczesna obsługa e-deklaracji – mniej stresu, więcej czasu na rozwój

Dzięki nowoczesnym narzędziom comiesięczny maraton z e-deklaracjami w biurze rachunkowym może wyglądać zupełnie inaczej. Za pomocą takich rozwiązań, jak Symfonia eDeklaracje w Chmurze możesz zautomatyzować i uporządkować kolejne etapy obsługi dokumentów tak, aby zminimalizować ryzyko opóźnień – nawet jeśli przygotujesz rozliczenia dla dużej liczby klientów. Wspomniana wyżej automatyzacja nie oznacza rezygnacji z kontroli – wręcz przeciwnie, pozwala skupić się na zadaniach, które naprawdę wymagają Twojej uwagi. Czynności techniczne, takie jak wysyłka czy pobieranie UPO, mogą przebiegać w tle, bez angażowania Twojego czasu.