Odpowiedzialność księgowego na etacie istnieje, ale wobec pracodawcy najczęściej ocenia się ją według zasad Kodeksu pracy. Księgowy ponosi odpowiedzialność materialną wobec pracodawcy, gdy wskutek zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania powierzonych obowiązków wyrządzi pracodawcy szkodę pozostającą w normalnym związku z jego działaniem lub zaniechaniem. Za rachunkowość jednostki nadal odpowiada jednak kierownik jednostki. Odpowiedzialność kierownika jednostki za wykonywanie powierzonych innej osobie obowiązków rachunkowych pozostaje co do zasady zachowana, jednak art. 4 ust. 5 u.r. wyłącza z tej zasady odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury, z zastrzeżeniem odrębnych przepisów.

Temat jest ważny dla przedsiębiorców, właścicieli firm, osób zarządzających finansami i księgowych zatrudnionych wewnętrznie. Pomaga oddzielić odpowiedzialność księgowego od odpowiedzialności zarządu, właściciela firmy i biura rachunkowego. Ma też praktyczne znaczenie przy ustalaniu zakresu obowiązków, organizacji obiegu dokumentów, kontroli ksiąg rachunkowych i ocenie ryzyka błędów podatkowych.

Najważniejsze informacje:

1. Księgowy ponosi wobec pracodawcy odpowiedzialność materialną, jeżeli wskutek zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych wyrządził pracodawcy szkodę.
2. Limit trzymiesięcznego wynagrodzenia dotyczy zwykłej odpowiedzialności pracowniczej za szkodę nieumyślną. Odrębne zasady obowiązują przy mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się.
3. Kierownik jednostki odpowiada za obowiązki w zakresie rachunkowości także po ich powierzeniu innej osobie lub przedsiębiorcy. Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury nie podlega wyłączeniu na podstawie takiego powierzenia, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.
4. Obowiązkowe OC dotyczy przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, z ustawowym wyjątkiem dotyczącym odpowiednio ubezpieczonych biegłych rewidentów i doradców podatkowych.
5. Błędy księgowe mogą prowadzić do odpowiedzialności karnej lub karno-skarbowej tylko wtedy, gdy zachowanie danej osoby realizuje znamiona konkretnego czynu zabronionego i można jej przypisać wymagany przez dany przepis rodzaj winy.

Czym zajmuje się księgowy na etacie w firmie?

Obowiązki księgowego na etacie wynikają także z dotyczących pracy poleceń przełożonych, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa ani z umową o pracę. W praktyce prowadzi ewidencję operacji gospodarczych, kontroluje dokumenty księgowe, księguje faktury, rozlicza płatności, monitoruje salda kont kontrahentów, uczestniczy w inwentaryzacji aktywów i pasywów oraz przygotowuje dane potrzebne do rozliczeń podatkowych i sprawozdawczych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza ujmowanie zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym i systematycznym, na podstawie dowodów księgowych. Dowody księgowe powinny być rzetelne, kompletne w zakresie wymaganym przez art. 21 ustawy o rachunkowości i wolne od błędów rachunkowych, z uwzględnieniem ustawowych możliwości pominięcia niektórych danych. Rzetelne księgi powinny być wolne od manipulacji, nieuzasadnionych korekt, ukrywania kosztów lub przychodów oraz wpisów oderwanych od rzeczywistego przebiegu operacji.

W wielu firmach księgowy sporządza i wysyła deklaracje podatkowe, przygotowuje pliki wymagane przez administrację skarbową, uzgadnia salda oraz wspiera zamknięcie miesiąca i roku. Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, co do zasady podpisuje sprawozdanie finansowe, może jednak odmówić podpisu, sporządzając pisemne uzasadnienie dołączane do sprawozdania. Księgowy dba o poprawność dokumentacji finansowej przez kontrolę dokumentów i ewidencjonowanie operacji, ale nie przejmuje automatycznie całej odpowiedzialności podatkowej przedsiębiorcy.

W umowie o pracę należy określić rodzaj pracy, natomiast szczegółowe obowiązki księgowego mogą wynikać z zakresu czynności, regulaminów, procedur oraz zgodnych z prawem i umową poleceń pracodawcy. Im dokładniej opisano poszczególne zadania, tym łatwiej ustalić, czy doszło do nienależytego wykonania obowiązków, kto miał wykonać daną czynność i czy błąd rzeczywiście wynikał z działania księgowego. To szczególnie ważne, gdy jedna osoba odpowiada za prowadzenie ksiąg rachunkowych, druga zatwierdza płatności, a trzecia przekazuje dokumenty źródłowe.

Odpowiedzialność księgowego wobec pracodawcy

Przy szkodzie nieumyślnej wyrządzonej osobie trzeciej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych odpowiada co do zasady wyłącznie pracodawca. Księgowy ponosi odpowiedzialność materialną wtedy, gdy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę. Nie wystarczy więc sam fakt, że w księgach rachunkowych pojawił się błąd. W ramach zwykłej odpowiedzialności materialnej to pracodawca powinien wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody.

Księgowy zatrudniony na etacie odpowiada za prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków, a jego odpowiedzialność materialna wobec pracodawcy powstaje po spełnieniu przesłanek określonych w Kodeksie pracy. Jeżeli szkoda powstała nieumyślnie w ramach zwykłej odpowiedzialności pracowniczej, maksymalne odszkodowanie za błędy księgowego nie może przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego mu w dniu wyrządzenia szkody. Przy nieumyślnym wyrządzeniu szkody pracownik odpowiada w granicach rzeczywistej straty pracodawcy i za normalne następstwa swojego działania lub zaniechania, przy czym odszkodowanie nie może przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia z dnia wyrządzenia szkody.

Bez pisemnej zgody pracownika pracodawca nie może samodzielnie potrącić z wynagrodzenia swojego odszkodowania, chyba że należność jest egzekwowana na podstawie tytułu wykonawczego, z zachowaniem ustawowych granic i kwoty wolnej. Przy nieumyślnym wyrządzeniu szkody pracownik odpowiada w granicach rzeczywistej straty i normalnych następstw działania lub zaniechania, natomiast przy szkodzie umyślnej jest obowiązany naprawić ją w pełnej wysokości. Księgowy nie odpowiada za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczynili się do jej powstania albo zwiększenia. Jeżeli np. firma przez wiele miesięcy przekazuje dokumenty z opóźnieniem, nie wdraża procedur zatwierdzania faktur i ignoruje sygnały o brakach w dokumentacji, odpowiedzialności księgowego nie powinno się oceniać w oderwaniu od tych okoliczności.

Jeżeli uszkodzenie powierzonego mienia podlega zasadom ogólnym, pracodawca wykazuje przesłanki odpowiedzialności pracownika, a zastosowanie pełnej odpowiedzialności z art. 122 k.p. wymaga wykazania umyślnego wyrządzenia szkody. Dlatego limit trzymiesięcznego wynagrodzenia nie powinien być przedstawiany jako uniwersalna granica każdej odpowiedzialności księgowego na etacie.

Za niedobór lub niewyliczenie się z prawidłowo powierzonego mienia pracownik odpowiada na zasadach art. 124 k.p., natomiast nieumyślne uszkodzenie powierzonej rzeczy podlega zasadom ogólnym odpowiedzialności materialnej.

Co dokładnie obejmuje odpowiedzialność księgowego?

Odpowiedzialność materialna księgowego wobec pracodawcy wymaga przesłanek z Kodeksu pracy, natomiast odpowiedzialność karna lub karno-skarbowa jest oceniana odrębnie według znamion konkretnego czynu zabronionego. W praktyce błędy mogą dotyczyć zarówno ksiąg rachunkowych, jak i podatków, rozrachunków, inwentaryzacji, deklaracji lub danych przekazywanych zarządowi.

Księgowy ponosi odpowiedzialność materialną wobec pracodawcy za błąd w księgach, jeżeli wskutek zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych wyrządził pracodawcy szkodę pozostającą w normalnym związku z jego działaniem lub zaniechaniem. Może chodzić o ujęcie faktury w niewłaściwym okresie, błędną kwalifikację kosztu, pominięcie operacji, nieprawidłowe rozliczenie podatku, brak reakcji na niezgodność salda albo zaksięgowanie dokumentu, który nie spełnia wymagań formalnych i merytorycznych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga nie tylko sprawności technicznej, lecz także rozumienia skutków gospodarczych zapisów.

Ważnym obszarem jest sprawozdanie finansowe. Rachunkowość jednostki obejmuje także poddanie sprawozdań finansowych badaniu, składanie ich do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie w przypadkach przewidzianych ustawą. Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, podpisuje sprawozdanie finansowe, lecz może odmówić podpisu, sporządzając pisemne uzasadnienie dołączane do sprawozdania.

Dlatego odpowiedzialność księgowego trzeba odróżnić od odpowiedzialności zarządczej. Księgowy ponosi odpowiedzialność materialną za błędne księgowania, opóźnienia lub nierzetelne uzgodnienia tylko wtedy, gdy spełnione są przesłanki odpowiedzialności pracowniczej, w szczególności powstała szkoda pozostająca w normalnym związku z zawinionym naruszeniem obowiązków. Kierownik jednostki pozostaje odpowiedzialny za rachunkowość także wtedy, gdy określone obowiązki w tym zakresie powierzono za zgodą innej osobie lub przedsiębiorcy, a przyjęcie przez nich odpowiedzialności zostało stwierdzone na piśmie. Jeżeli została wskazana osoba odpowiedzialna za określone obowiązki w zakresie rachunkowości, przyjęcie odpowiedzialności powinno mieć formę pisemną. Nie usuwa to jednak odpowiedzialności kierownika jednostki za rachunkowość i nadzór. Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury nie podlega wyłączeniu na podstawie takiego powierzenia, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Kierownik jednostki a księgowy na etacie

Kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również wtedy, gdy określone obowiązki powierzono innej osobie lub przedsiębiorcy za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wyłącza jednak z tego mechanizmu odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Oznacza to, że ta odpowiedzialność nie przechodzi na inną osobę na podstawie zwykłego powierzenia obowiązków rachunkowych, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Powierzenie rachunkowości księgowemu lub biuru rachunkowemu nie zwalnia z odpowiedzialności kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad powierzenia określonych w art. 4 ust. 5 tej ustawy. Nie wystarczy samo faktyczne wykonywanie czynności przez księgowego. Określone obowiązki w zakresie rachunkowości mogą zostać powierzone innej osobie lub uprawnionemu przedsiębiorcy za ich zgodą, natomiast przyjęcie przez nich odpowiedzialności powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Nie dotyczy to jednak przeniesienia odpowiedzialności za spis z natury w ramach art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

W firmie prowadzonej w formie spółki kierownik jednostki powinien zapewnić warunki do prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Chodzi o procedury obiegu dokumentów, dostęp do danych, narzędzia informatyczne, zatwierdzanie operacji, kontrolę terminów, zabezpieczenie dokumentów oraz podział kompetencji. Przy ocenie odpowiedzialności trzeba uwzględnić zarówno przyczynienie pracodawcy lub innej osoby z art. 117 § 1 k.p., jak i zasadę, że pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy określoną w art. 117 § 2 k.p.

Znaczenie ma również sprawozdawczość. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie sprawozdania finansowego, a w ustawowych przypadkach także skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Przy obowiązkowym badaniu firmę audytorską wybiera organ wskazany w art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości, natomiast kierownik jednostki zawiera z wybraną firmą umowę o badanie zgodnie z art. 66 ust. 5. Niepoddanie sprawozdania finansowego badaniu, niesporządzenie wymaganych sprawozdań, niezłożenie wymaganych dokumentów we właściwym rejestrze albo nieudostępnienie dokumentów, o których mowa w art. 68 ustawy, może skutkować odpowiedzialnością na zasadach określonych w art. 77 lub 79 ustawy o rachunkowości.

W przypadku grup kapitałowych mogą dochodzić dodatkowe obowiązki dotyczące skonsolidowanego sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania z działalności grupy kapitałowej oraz dokumentów składanych we właściwym rejestrze sądowym, chyba że jednostka korzysta z ustawowego zwolnienia. Księgowy może uczestniczyć w przygotowaniu danych, ale odpowiedzialność ponoszą osoby zobowiązane ustawowo i organizacyjnie do zapewnienia prawidłowej rachunkowości.

Odpowiedzialność karna i karno-skarbowa księgowego

Odpowiedzialność księgowego nie kończy się na relacji pracownik-pracodawca. W określonych sytuacjach księgowy może ponosić odpowiedzialność karną albo karno-skarbową. Dotyczy to zwłaszcza czynów związanych z nierzetelnymi księgami, dokumentami, podatkami i sprawozdawczością. Pełna odpowiedzialność z art. 124 k.p. wiąże się z prawidłowym powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się, natomiast przy nieumyślnym uszkodzeniu powierzonej rzeczy niewynikającym z niewyliczenia się należy uwzględnić zasady ogólnej odpowiedzialności materialnej.

Ustawa o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność za sytuacje, w których ktoś wbrew przepisom ustawy dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich niezgodnie z przepisami albo podawania w księgach nierzetelnych danych. Art. 77 ustawy o rachunkowości obejmuje niesporządzenie, sporządzenie niezgodnie z ustawą albo zawarcie nierzetelnych danych w każdym ze sprawozdań wymienionych aktualnie w pkt 2 tego przepisu, w tym w sprawozdaniu o podatku dochodowym i skonsolidowanym sprawozdaniu z płatności na rzecz administracji publicznej. Takie naruszenia mogą prowadzić do grzywny albo kary pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tych kar łącznie.

Znaczenie ma także art. 79 ustawy o rachunkowości. Art. 79 ustawy o rachunkowości penalizuje m.in. nieudzielenie lub udzielenie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień lub oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczenie go do pełnienia obowiązków. W praktyce księgowy może uczestniczyć w tym procesie, ale za każdym razem trzeba ustalić, kto miał realny obowiązek, kompetencję i możliwość działania.

Niektóre przestępstwa mogą wynikać również z Kodeksu karnego. Chodzi na przykład o przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu albo obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi. Jeżeli osoba wykonująca czynności księgowe fałszuje dokumenty, ukrywa rzeczywiste operacje, tworzy fikcyjne zapisy albo celowo wprowadza do ksiąg nierzetelne dane, jej odpowiedzialność może mieć zupełnie inny ciężar niż przy zwykłym błędzie rachunkowym.

Księgowy na etacie, zleceniobiorca i biuro rachunkowe

Forma współpracy ma duże znaczenie dla odpowiedzialności.

• Księgowy na umowie o pracę korzysta z ochrony przewidzianej przez Kodeks pracy. Odpowiedzialność materialną ponosi wobec pracodawcy na zasadach pracowniczych, a przy zwykłej szkodzie nieumyślnej maksymalne odszkodowanie za błędy księgowego nie przekracza trzymiesięcznego wynagrodzenia. To nie jest przywilej księgowego jako zawodu, lecz konsekwencja zatrudnienia pracowniczego. Ograniczenia tego nie należy jednak rozciągać na każdą sytuację, ponieważ inne reguły obowiązują przy mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się oraz przy szkodzie wyrządzonej umyślnie.
• Księgowy na umowie zlecenia odpowiada inaczej. Jeżeli wykonuje czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej, zastosowanie mają przede wszystkim zasady odpowiedzialności kontraktowej. Odpowiedzialność cywilną można wtedy oceniać przez pryzmat niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, a odszkodowanie może obejmować naprawienie szkody wynikłej z tego naruszenia. Strony mogą umownie modyfikować zakres odpowiedzialności zleceniobiorcy, jednak nie można skutecznie wyłączyć odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną wierzycielowi umyślnie.
• Jeszcze inaczej wygląda odpowiedzialność biura rachunkowego. Odpowiedzialność biura rachunkowego wobec klienta za nienależyte wykonanie umowy co do zasady opiera się na art. 471 k.c., przy czym w określonym stanie faktycznym możliwy jest również zbieg z odpowiedzialnością z czynu niedozwolonego. Dochodząc odszkodowania od biura rachunkowego na podstawie art. 471 k.c., klient powinien wykazać niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, szkodę i związek przyczynowy, przy czym biuro może uwolnić się od odpowiedzialności przez wykazanie okoliczności, za które nie odpowiada. Biuro nie odpowiada na podstawie art. 471 k.c., jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania było następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności, przy czym za osoby, którymi posługuje się przy wykonywaniu zobowiązania, odpowiada na zasadach art. 474 k.c. Biuro rachunkowe odpowiada za działania i zaniechania osób, z których pomocą wykonuje zobowiązanie lub którym jego wykonanie powierza, jak za własne działanie lub zaniechanie zgodnie z art. 474 k.c.

Umowa z biurem rachunkowym powinna zawierać jasny opis usług, terminy przekazywania dokumentów, zasady sporządzania i wysyłki deklaracji, odpowiedzialność za opóźnienia po stronie klienta, procedury akceptacji rozliczeń oraz informację o ubezpieczeniu OC. Przedsiębiorca wykonujący usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych co do zasady musi posiadać obowiązkowe OC, z wyjątkiem będącego przedsiębiorcą biegłego rewidenta lub doradcy podatkowego, który jest już ubezpieczony w wymaganym zakresie. Warto jednak sprawdzić zakres polisy, bo obowiązkowe OC może nie obejmować wszystkich czynności, których przedsiębiorca oczekuje od biura rachunkowego, np. wybranych czynności podatkowych, kadrowo-płacowych lub dodatkowego doradztwa.

Odpowiedzialność podatkowa przedsiębiorcy

Przedsiębiorca nie może zakładać, że zatrudnienie księgowego albo współpraca z biurem rachunkowym całkowicie przenosi na te osoby ryzyko podatkowe. Ordynacja podatkowa wskazuje, że podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za podatki wynikające ze zobowiązań podatkowych. Odpowiedzialność płatnika za podatek niepobrany albo pobrany i niewpłacony określa art. 30 Ordynacji podatkowej, natomiast art. 26a tej ustawy w określonych przypadkach wyłącza odpowiedzialność podatnika do wysokości zaliczki, którą powinien pobrać płatnik.

Odpowiedzialność podatnika z art. 26 Ordynacji podatkowej należy stosować z uwzględnieniem wyjątków, w szczególności art. 26a dotyczącego zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania określonych przychodów. Dopiero później firma może analizować, czy księgowy ponosi odpowiedzialność wobec pracodawcy, czy biuro rachunkowe odpowiada za nienależyte wykonanie umowy i czy istnieją podstawy do naprawienia szkody.

Dlatego tak ważna jest organizacja współpracy. Przedsiębiorca powinien zapewnić księgowemu kompletne dokumenty, informacje o zdarzeniach gospodarczych, dostęp do umów, decyzji i danych finansowych. Księgowy powinien zgłaszać braki, ryzyka i niejasności. System księgowy, elektroniczny obieg dokumentów i uporządkowana współpraca z biurem rachunkowym ograniczają ryzyko opóźnień i pomyłek. W tym obszarze Symfonia eBiuro dla firm może wspierać przedsiębiorcę w organizowaniu dokumentów, wymianie informacji z księgowością i pilnowaniu, aby dokumentacja trafiała do rozliczeń w uporządkowany sposób.

Jak ograniczyć ryzyko błędów księgowych w firmie?

Skuteczne ograniczenie ryzyka nie polega na przerzuceniu całej odpowiedzialności na księgowego. Lepszym rozwiązaniem jest jasny podział zadań, dokumentowanie decyzji i uporządkowany obieg informacji. Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga współpracy między osobami odpowiedzialnymi za sprzedaż, zakupy, płatności, magazyn, kadry, zarząd i księgowość. Księgowy nie zawsze wie, czy dana faktura dotyczy kosztu firmowego, inwestycji, reprezentacji, usługi mieszanej czy transakcji wymagającej dodatkowej dokumentacji, jeżeli firma nie przekazuje mu kontekstu.

Zakres obowiązków powinien wskazywać, kto kontroluje dokumenty, kto zatwierdza płatności, kto monitoruje salda kont kontrahentów, kto organizacyjnie uczestniczy w przeprowadzeniu inwentaryzacji, kto przygotowuje dane do sprawozdania finansowego i kto komunikuje się z biurem rachunkowym albo audytorem. W firmach zobowiązanych do badania przez biegłego rewidenta warto też z góry określić, kto przygotowuje dokumenty do badania sprawozdania finansowego oraz kto odpowiada za terminowe przekazanie wyjaśnień. Jeżeli chodzi o spis z natury, samo formalne powierzenie obowiązków rachunkowych innej osobie lub przedsiębiorcy nie wyłącza odpowiedzialności kierownika jednostki na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, chyba że zastosowanie mają odrębne przepisy.

Przykład 1.

W spółce handlowej księgowa zauważyła, że kilku kontrahentów od dwóch miesięcy nie potwierdza sald, a część faktur zakupowych trafia do księgowości dopiero po zamknięciu miesiąca. Zgłosiła problem dyrektorowi finansowemu i poprosiła o zmianę procedury przekazywania dokumentów z działu zakupów. Dzięki temu firma uniknęła sytuacji, w której błąd w księgach rachunkowych zostałby potraktowany jak wyłączna wina księgowej, mimo że źródłem problemu był obieg dokumentów.

Przykład 2.

Przedsiębiorca korzystający z biura rachunkowego przesłał dokumenty sprzedażowe po terminie, a następnie oczekiwał, że deklaracja podatkowa zostanie wysłana tego samego dnia. Umowa z biurem rachunkowym przewidywała jednak termin przekazania dokumentów i wyłączała odpowiedzialność biura za skutki opóźnień klienta. W takiej sytuacji przedsiębiorca dochodzący odszkodowania musiałby wykazać szkodę, nienależyte wykonanie usługi i związek przyczynowy, a biuro rachunkowe mogłoby bronić się okolicznościami, za które nie ponosi odpowiedzialności.

Co powinna zawierać umowa i dokumentacja obowiązków?

W przypadku księgowego na etacie najważniejsze są umowa o pracę, zakres obowiązków, regulamin pracy, procedury finansowe i zasady obiegu dokumentów. Powinny jasno opisywać wykonywanie obowiązków, terminy księgowań, odpowiedzialność za kontrolę dokumentów, przygotowywanie deklaracji podatkowych, udział w inwentaryzacji, uzgadnianie sald, przygotowanie danych do sprawozdania finansowego i komunikację z zarządem. Dzięki temu łatwiej ocenić, czy księgowy ponosi odpowiedzialność za konkretny błąd, czy problem wynikał z braku informacji, wadliwej procedury albo decyzji osób zarządzających.

W przypadku biura rachunkowego umowa powinna precyzować zakres usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, sposób przekazywania dokumentów, odpowiedzialność za deklaracje, terminy, zakres reprezentacji, zasady kontaktu, procedury reklamacyjne oraz ubezpieczenie OC. Dobrze skonstruowana umowa ogranicza spory o to, czy biuro rachunkowe miało jedynie zaksięgować dokumenty, czy także analizować ich skutki podatkowe, monitorować płatności, przygotowywać raporty zarządcze albo ostrzegać przed ryzykiem.

Trzeba też pamiętać, że nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej, nieprowadzenie ksiąg rachunkowych albo podawanie w księgach nierzetelnych danych może być oceniane znacznie surowiej niż zwykła pomyłka. W przypadku poważnych naruszeń znaczenie mają przepisy ustawy o rachunkowości, Kodeksu karnego, Kodeksu karnego skarbowego i Kodeksu cywilnego. Granica między błędem, niedbalstwem a czynem zabronionym zależy od okoliczności, stopnia winy, skutków oraz tego, czy osoba działała świadomie.

Podsumowanie

Odpowiedzialność księgowego na etacie jest realna, ale nie oznacza automatycznego przejęcia całego ryzyka finansowego firmy. Księgowy ponosi wobec pracodawcy odpowiedzialność materialną, jeżeli zawinione niewykonanie lub nienależyte wykonanie jego obowiązków pracowniczych wyrządziło pracodawcy szkodę, w granicach określonych w Kodeksie pracy. Sądowe obniżenie odszkodowania na podstawie art. 121 § 2 k.p. nie dotyczy obowiązku naprawienia w pełnej wysokości szkody wyrządzonej umyślnie na podstawie art. 122 k.p. Umowa zlecenia i umowa z biurem rachunkowym podlegają natomiast innym zasadom odpowiedzialności cywilnej.

Kierownik jednostki zachowuje ustawową odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości także przy outsourcingu, a za zapewnienie zgodności sprawozdania finansowego z ustawą odpowiadają również członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego. Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury nie podlega wyłączeniu na podstawie powierzenia obowiązków rachunkowych innej osobie lub przedsiębiorcy zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Podatnik co do zasady odpowiada całym swoim majątkiem na podstawie art. 26 Ordynacji podatkowej, z uwzględnieniem szczególnych ograniczeń tej odpowiedzialności, w tym art. 26a tej ustawy. Najlepszą ochroną nie jest więc samo wskazanie winnego, lecz dobra organizacja dokumentów, jasny zakres obowiązków, terminowe przekazywanie informacji i narzędzia, które pomagają zachować kontrolę nad finansami firmy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o odpowiedzialność księgowego na etacie

Czy księgowy na etacie odpowiada za błędy w księgowości?

Pełna odpowiedzialność z art. 122 k.p. powstaje wtedy, gdy pracownik umyślnie wyrządził szkodę, co wymaga objęcia zamiarem bezpośrednim lub ewentualnym także skutku w postaci szkody, a nie jedynie umyślnego naruszenia obowiązków. Księgowy może ponosić odpowiedzialność również za zawiniony błąd nieumyślny, natomiast pełna odpowiedzialność z art. 122 k.p. wymaga umyślnego wyrządzenia szkody.

Czy odpowiedzialność księgowego na etacie jest ograniczona?

Przy zwykłej odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną nieumyślnie odszkodowanie jest ograniczone do trzymiesięcznego wynagrodzenia z dnia wyrządzenia szkody, natomiast odrębne reguły dotyczą szkody w mieniu powierzonym oraz szkody wyrządzonej umyślnie.

Czy księgowy na etacie musi mieć własne OC?

Księgowy na etacie nie ma obowiązku posiadania własnej polisy OC z tytułu zatrudnienia pracowniczego. Obowiązkowe OC dotyczy przedsiębiorców wykonujących usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, z wyjątkiem będących przedsiębiorcami biegłych rewidentów i doradców podatkowych, którzy są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w wymaganym zakresie.

Czy kierownik jednostki odpowiada za księgi prowadzone przez księgowego?

Kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, również wtedy, gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzono księgowemu albo biuru rachunkowemu za ich zgodą i pisemnym przyjęciem odpowiedzialności. Powierzenie zadań nie znosi odpowiedzialności kierownika jednostki za rachunkowość i nadzór. Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury nie podlega wyłączeniu na podstawie takiego powierzenia, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Czy biuro rachunkowe odpowiada za błędy swoich pracowników?

Biuro rachunkowe odpowiada wobec klienta jak za własne działanie za działania i zaniechania pracowników oraz innych osób, którymi posługuje się przy wykonywaniu zobowiązania lub którym powierza jego wykonanie. Odpowiedzialność biura obejmuje nienależyte wykonanie usług księgowych i może wynikać z art. 471 Kodeksu cywilnego.

Czy przedsiębiorca odpowiada za podatki mimo błędu księgowego?

Za podatki wynikające ze zobowiązań podatkowych odpowiada całym swoim majątkiem podatnik, a sam status przedsiębiorcy nie przesądza o odpowiedzialności na podstawie art. 26 Ordynacji podatkowej. Podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za podatki wynikające ze zobowiązań podatkowych, a ewentualne roszczenie wobec księgowego lub biura jest odrębną sprawą.

Czy błędy księgowe mogą prowadzić do odpowiedzialności karnej?

Za czyny wymienione w art. 77 ustawy o rachunkowości grozi grzywna albo kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie, natomiast fałszowanie dokumentów podlega ocenie na podstawie właściwych przepisów karnych. Ustawa o rachunkowości przewiduje m.in. grzywnę albo karę pozbawienia wolności do lat 2.

Źródła

• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf
• https://www.gov.pl/web/finanse/prosze-o-wskazanie-osoby-odpowiedzialnej-za-przeprowadzenie-inwentaryzacji-w-jednostce-obslugiwanej-w-przypadku-ustanowienia-wspolnej-obslugi-cuw
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19640160093
• https://www.gov.pl/web/finanse/uslugowe-prowadzenie-ksiag-rachunkowych
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20140001616
• https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/porady-prawne/odpowiedzialnosc-materialna-pracownika?tmpl=pdf
• https://przepisy.gofin.pl/przepisy,6,0,0,767,314610,20210915,art-26-ustawa-z-dnia-29081997-r-ordynacja-podatkowa.html
• https://www.gov.pl/web/kas/sprawy-karne-skarbowe