Każda firma codzienne gromadzi i przetwarza ogromne ilości informacji. Napływają one różnymi kanałami: za pośrednictwem poczty e-mail, w dokumentach papierowych, za pomocą komunikatorów, sms, w różnego rodzaju aplikacjach. Informacje są gromadzone także w postacie notatek ze spotkań, planów, harmonogramów, zapisków w plikach excell czy word. Organizacje gromadzą także wiele informacji prawnych zawartych w ustawach i rozporządzeniach.

Każdego dnia pracownicy każdej firmy są wyeksponowani na ogromną ilość danych. To sprawia, że nie zawsze jesteśmy w stanie rozróżnić, która informacja jest prawdziwa bądź aktualna. To sprawia, że w organizacji może pojawić się chaos informacyjny.

W najgorszym wypadku chaos może dotyczyć też obiegu dokumentacji. Badania wskazują, że nawet 70% czasu przeznaczonego na obsługę dokumentów, pracownicy przeznaczają na szukanie ich. Aż 42% respondentów przyznaje, że przetwarzanie dokumentacji papierowej jest nieefektywne.

Niska efektywność zarządzania dokumentacją papierową powoduje niesie ze sobą skutki finansowe. Na przykład zagubiona faktura lub przekazanie jej niewłaściwej osobie może spowodować opóźnienie w płatności do kontrahenta. W przypadku dobrze zorganizowanego obiegu dokumentacji takie sytuacje nie powinny mieć miejsca.

Tymczasem okazuje się, że aż 64 godzin w ciągu roku spędzają pracownicy na szukaniu dokumentów. To oznacza, że średnio na jednego pracownika w roku firmy wydają tylko po to by szukał dokumentów.

Jak okiełznać obieg dokumentów

Systemy operacyjne do obiegu dokumentów np. Symfonia Obieg Dokumentów, posiadają odpowiednie funkcjonalności wspierające działy księgowe. W systemie bardzo łatwo jest wyszukać informację kto przyjął dokument, w którym miejscu w organizacji znajduje się w danym momencie, kto akceptował koszty, kto wyraził zgodę na opłacenie faktury. Każdy dokument kosztowy można łatwo zlokalizować i określić status – czy jest na etapie weryfikacji formalnej, merytorycznej  czy rachunkowej.

Widać więc wyraźnie, że systemy do obsługi obiegu dokumentów są dużym wsparciem nie tylko dla specjalistów z działów księgowych, ale dla całych organizacji. Dzięki takim narzędziom jak Symfonia Obieg Dokumentów, zarządzanie obiegiem faktur (i innych dokumentów) jest znacznie bardziej efektywne, tańsze i szybsze.