Elektroniczny obieg dokumentów ma usprawniać i upraszczać przepływ informacji krążących po firmie. Pozwala zaoszczędzić czas, przypisać koszty do właściwego projektu i miejsca w organizacji, ocenić potencjał przepływu pieniędzy (tzw. cash flow), ale też monitorować procesy związane z udostępnianiem informacji. Jakie są najważniejsze zasady obiegu dokumentów i jak ten proces wygląda w praktyce? O czym pamiętać podczas wdrażania obiegu faktur w firmie? Sprawdź!

Spis treści:

• Elektroniczny obieg dokumentów – definicja
• Etapy obiegu informacji w firmie
• Obieg faktur w firmie – jakie korzyści przynosi?
• Dlaczego coraz więcej firm inwestuje w elektroniczny obieg dokumentów?
• Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
• Po co firmom system elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów – definicja

Nie istnieje jedna definicja elektronicznego obiegu dokumentów. Najczęściej jednak tym terminem określa się system służący do zarządzania dokumentami w firmie. Jego działanie opiera się na specjalistycznym oprogramowaniu typu workflow, które umożliwia sprawny przepływ informacji oraz automatyzację wielu procesów związanych z dokumentacją, takich jak chociażby jej tworzenie, przetwarzanie, przechowywanie, udostępnianie czy archiwizowanie.

Mówiąc prościej, elektroniczny obieg dokumentów polega na stosowaniu takiego systemu, który pozwala na przepływ dokumentów w wersji elektronicznej oraz według określonych wcześniej procedur. Dzięki swojej funkcjonalności skutecznie usprawnia on obieg informacji oraz przyspiesza procesy decyzyjne i operacyjne w firmie. Więcej na ten temat przeczytasz w poradniku: dlaczego warto wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów?

Etapy obiegu informacji w firmie

Zacznijmy od tego, że nie ma jednolitego procesu obiegu dokumentów w firmie. Jego długość i złożoność zależą od organizacji i specyfiki realizowanych projektów. W przypadku małego przedsiębiorstwa (10–20 osób) przepływ informacji zazwyczaj odbywa się między sekretarką, właścicielem (dyrektorem), działem sprzedaży i księgowym. Przyjrzyjmy się bliżej takiemu scenariuszowi.

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Sekretariat → prezes → księgowość → sekretariat

Jak to wygląda w praktyce? Procedura obiegu dokumentów w firmie może wyglądać następująco. Faktura kosztowa trafia do sekretariatu. Uprawniona osoba wprowadza e-fakturę lub zeskanowaną fakturę elektroniczną do systemu. Następnie dokument, w postaci cyfrowego obrazu, jest przesyłany do właściciela firmy, który akceptuje wynikające z niego koszty. Księgowa sprawdza fakturę pod kątem formalnym i prawnym, wprowadza do ewidencji księgowej oraz archiwizuje.

To bardzo prosty przykład zasady obiegu dokumentów w firmie. W praktyce ten proces może dotyczyć nie tylko faktur. Procedura obiegu dokumentów, z odpowiednimi modyfikacjami, może zostać wdrożona m.in. w obszarze obsługi wniosków urlopowych, rozliczania delegacji czy zarządzania korespondencją w firmie. Ten ostatni przykład szczegółowo analizujemy w artykule: obieg dokumentów w firmie z dziennikiem elektronicznym

Niezależnie jednak od obszaru, powyższe rozwiązanie pozwala na usprawnienie procesów, zwiększenie wydajności pracy, a także poprawę bezpieczeństwa danych.

Obieg faktur w firmie – jakie korzyści przynosi?

Podstawową korzyścią wynikającą ze stosowania elektronicznego obiegu faktur jest możliwość ich przechowywania w jednym miejscu, a także zdalnej akceptacji. Każda średniej wielkości i duża firma dobiera taki system zarządzania dokumentami, aby skutecznie wspierał on właściwe dla niej procesy obsługi obiegu informacji. Jeżeli dokument czeka na danym etapie dłuższy czas, mamy możliwość przyspieszenia procesu. To szczególnie istotne dla księgowej – jeśli nie zapłacimy faktury w terminie i miną 3 miesiące od czasu jej wystawienia, odliczenie VAT-u mocno się komplikuje. Najczęściej oznacza to konieczność składania korekt deklaracji VAT.

Zobacz również: Obieg faktur na budowie

Dlaczego coraz więcej firm inwestuje w elektroniczny obieg dokumentów?

Choć w każdej firmie procedura obiegu dokumentów czy faktur może wyglądać nieco inaczej, to jednak cyfryzacja tego procesu pozwala osiągnąć organizacjom podobny zestaw korzyści. Te najważniejsze to m.in.:

• możliwość automatyzacji wielu zadań związanych z dokumentami, takich jak ich tworzenie, przesyłanie, zatwierdzanie czy archiwizacja,
• lepsza komunikacja i współpraca między pracownikami, działami i kontrahentami,
• szybszy dostęp do dokumentów – wiemy dokładnie, gdzie dany dokument jest przechowywany,
• eliminacja potrzeby drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów, a także procesów ręcznych związanych np. z wprowadzaniem danych do systemu,
• pełna kontrola nad tym, kto ma dostęp do dokumentów,
• ochrona dokumentacji przed utratą, kradzieżą lub uszkodzeniem, dzięki wykonywaniu kopii zapasowych,
• usprawnienie procesów z zakresu obsługi klienta,
• lepszy nadzór nad terminami płatności, a także prawidłowym przypisywaniem koszów do zespołów lub projektów,
• dostęp do historii obiegu dokumentów, co jest szczególnie ważne w przypadku kontroli, np. podatkowej i audytu procesów,
• przechowywanie dokumentów w jednym miejscu – przez zapisywanie w folderach tymczasowych lub pozostawianie dokumentów w skrzynce mailowej po pewnym czasie można zapomnieć o ich istnieniu i stracić wiele czasu na ich odnalezienie,
• możliwość powiązania ewidencji dokumentów z zeskanowanymi treściami umów, dzięki czemu w razie potrzeby szybko odszukamy i zweryfikujemy spójność danych.

Opracowanie i wdrożenie ustandaryzowanego obiegu dokumentów w firmie zmniejsza także ryzyko zagubienia ważnej dokumentacji.

Przeczytaj również: Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Często zdarza się, że podczas uruchamiania takiego systemu klient nie ma pomysłu na opracowanie procesu i zamiast spędzić czas na wdrożeniu, myśli nad koncepcją. Właśnie dlatego podczas doboru oprogramowania warto zdecydować się na już gotowe, sprawdzone scenariusze, które odzwierciedlają typowe procesy obiegu informacji w firmie (takie rozwiązanie zapewnia np. Symfonia eDokumenty).

Schemat obiegu dokumentów dla większych organizacji

Przyjrzyjmy się, jak wygląda proces obiegu dokumentów w większych organizacjach, które pracują projektowo z klientami zewnętrznymi.

Recepcja → wstępna weryfikacja → wprowadzenie dokumentu do elektronicznego obiegu dokumentów → dział odpowiedzialny za projekt → akceptacja merytoryczna → księgowość → weryfikacja: formalna i rachunkowo-finansowa → ewidencja w systemie księgowym → archiwizacja

Opiszmy teraz nieco bardziej szczegółowo etapy obiegu informacji.

Recepcja odbiera dokument w formie elektronicznej lub papierowej i wprowadza do elektronicznego obiegu dokumentów.

PIERWSZY ETAP – weryfikacja formalna sprowadza się do sprawdzenia czy dokument, np. faktura zakupu, dotyczy firmy, czy dane identyfikacyjne stron transakcji są poprawne i do jakiej części organizacji powinien zostać przesłany do akceptacji.

DRUGI ETAP – weryfikacja merytoryczna. Osoba odpowiedzialna w tym zakresie opisuje informacje o wszelkich kosztach, akceptuje i przyjmuje je zgodnie z zakresem uprawnień, często z limitem kwotowym akceptacji kosztów. Jeżeli tyko część kosztów należy zakwalifikować do centrum odpowiedzialności danego menadżera, to powinien on przekazać dokument innemu uprawnionemu do akceptacji kolejnej części. Dzięki temu mają oni pełną kontrolę nad kosztami zaliczanymi w ciężar ich działów, zespołów, MPK czy nadzorowanych projektów.

TRZECI ETAP – odesłanie faktury do akceptu księgowej (weryfikacja rachunkowo-księgowa). Podzielony kosztowo do właściwych projektów i działów dokument jest ujmowany w ewidencji księgowej. Ma wpływ na rentowność i rozliczenia podatkowe. Dlatego jego droga przez organizację musi być na bieżąco monitorowana i ewentualnie przyśpieszana przez oprogramowanie do obiegu dokumentów. Zarejestrowany w księgach dokument trafia do archiwum, w którym musi być przechowywany przez pięć lat po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczy.

Powyższa instrukcja obiegu dokumentów to tylko przykład. Każda firma może bowiem dostosować ten proces do własnych, indywidualnych potrzeb.

Po co firmom system elektronicznego obiegu dokumentów?

Nowoczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentów zapewniają stały dostęp do najważniejszych informacji, a także faktur, pism czy umów z klientami wszystkim użytkownikom, którzy mają odpowiednie uprawnienia. Dzięki temu skutecznie chronią dokumenty przed zgubieniem, nieautoryzowanym dostępem czy naruszeniami, ułatwiając w ten sposób firmom dostosowanie się do przepisów, takich jak RODO. Tego typu programy często rejestrują także każdą zmianę w dokumencie i umożliwiają śledzenie jego historii. Dostępne w nich funkcje filtrowania i wyszukiwania pozwalają natomiast szybko znaleźć potrzebne dokumenty, oszczędzając czas i zwiększając wydajność pracy.