Dla kogo jest metoda kasowa i jak usprawnia księgowanie dokumentów?

Metoda kasowa, nazywana również metodą uproszczoną, to szczególny sposób rozliczania podatku od towarów i usług. Kiedy warto postawić na tę metodę i w jaki sposób wpływa ona na księgowanie dokumentów?

Metoda kasowa – czym jest?

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2014 roku obowiązek podatkowy VAT powstaje w momencie sprzedaży, czyli w dacie dostawy towaru lub wykonania usługi. Oznacza to, że w przypadku opóźnień w płatności ze strony klienta przedsiębiorca jest zmuszony zapłacić podatek z osobistych środków. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi metoda kasowa. To sposób rozliczania podatku VAT, z którego mogą korzystać podmioty nieprzekraczające w ciągu roku limitu sprzedaży 2 milionów euro – mowa o tzw. małych podatnikach. Polega ona na rozliczaniu podatku w dacie, w której otrzymano płatność (lub część płatności) od klienta. Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT nie ma wówczas obowiązku ujmowania podatku za fakturę w rejestrach ani deklaracji aż do chwili, w której otrzyma zapłatę. Co ważne, metoda kasowa może być stosowana wyłącznie kwartalnie.

Jak rozliczać podatek VAT przy metodzie kasowej?

Przy metodzie kasowej w przypadku podatku VAT podatek jest rozliczany w okresie, który przypada na datę uzyskania płatności za towar lub usługę. Nie trzeba ujmować podatku w rejestrach ani w JPK_V7 przed tą datą. W przypadku faktur zakupowych zasada jest taka sama – naliczony podatek może zostać odliczony w terminie, na jaki przypada data płatności za towar. Co ważne, wystawiając fakturę w metodzie kasowej, należy uwzględnić w jej treści jasne oznaczenie „Faktura metoda kasowa”.

Metoda kasowa – całkowicie dobrowolna

Wybór kasowej metody rozliczania podatku od towarów i usług jest całkowicie dobrowolny. Aby zacząć z niej korzystać, podatnik musi pisemnie zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania. Należy zrobić to do końca miesiąca przed okresem, w którym ma być stosowana metoda kasowa. Z tego sposobu rozliczania VAT-u można również zrezygnować – jest to jednak możliwe dopiero po roku jego stosowania.

W celu rezygnacji przedsiębiorca także powinien zawiadomić urząd skarbowy na piśmie. Warto wiedzieć, że metoda kasowa działa wyłącznie przez 180 dni. Jeżeli podatnik w dalszym ciągu nie otrzymał po tym czasie zapłaty, mimo wszystko musi odprowadzić VAT należny od niezapłaconego dokumentu. Wówczas można jednak skorzystać z tzw. ulgi na złe długi, chroniącej przed nadpłaceniem podatku od nieopłaconych faktur.

Przeczytaj także: W jakich przypadkach można (należy) korzystać z ulgi na złe długi? – Symfonia

Jak metoda kasowa wpływa na funkcjonowanie firmy i księgowanie dokumentów?

Zastosowanie metody kasowej ma znaczący wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa. W sytuacji, w której klient spóźnia się z płatnością za usługę lub towar, przedsiębiorca nie musi bowiem sięgać po własne środki w celu zapłaty podatku. Kontrahent z kolei nie może odliczyć podatku VAT, dopóki nie ureguluje zaległości za fakturę. Metoda kasowa stanowi więc spore zabezpieczenie przed konsekwencjami opóźnień w płatności podatku – m.in. postępowaniem egzekucyjnym. Warto jednak mieć na uwadze, że jej prowadzenie nie należy do najłatwiejszych.

Przykładowo, w przypadku, gdy klient dokonuje opłaty w kilku częściach, faktura musi być rozliczona kilka razy. W związku z tym metoda ta może zwiększać koszty prowadzenia księgowości przez profesjonalne biuro rachunkowe. Co więcej, przedsiębiorca musi na bieżąco informować księgowego, które faktury są już zapłacone, a które z nich w dalszym ciągu czekają na opłacenie.