Dla kogo jest metoda kasowa i jak usprawnia księgowanie dokumentów?

Metoda kasowa to rozwiązanie, które pozwala rozliczyć podatek VAT dopiero po otrzymaniu zapłaty od kontrahenta. Z jej zastosowaniem wiąże się jednak kilka ograniczeń. Kto i kiedy może z niej skorzystać? Na czym dokładnie polega rozliczanie VAT metodą kasową i w jaki sposób taka praktyka wpływa na księgowanie dokumentów? Sprawdź!

 Spis treści:

• Metoda kasowa – co to takiego?
• Jak rozliczać podatek VAT przy metodzie kasowej?
• Metoda kasowa a VAT – to warto wiedzieć
• Faktura z oznaczeniem „metoda kasowa” – jak ją zaksięgować?

Metoda kasowa – co to takiego?

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2014 roku obowiązek podatkowy VAT powstaje w momencie sprzedaży, czyli w terminie dostawy towaru lub wykonania usługi. Oznacza to, że w przypadku opóźnień w płatności ze strony klienta przedsiębiorca jest zmuszony zapłacić podatek z prywatnych środków. Nietrudno zauważyć, że takie rozwiązanie może poważnie zagrażać utrzymaniu płynności finansowej – szczególnie jeśli wielu kontrahentów ma problem z terminowym regulowaniem swoich należności. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi metoda kasowa, która pozwala na rozliczenie podatku VAT dopiero po otrzymaniu części lub całości płatności od nabywcy. Przedsiębiorca nie ma wówczas obowiązku ujmowania podatku w rejestrach VAT ani pliku JPK_V7 aż do chwili, w której otrzyma zapłatę. Ze stosowaniem tego rozwiązania wiążą się jednak pewne ograniczenia. Rozliczać VAT metodą kasową mogą bowiem jedynie przedsiębiorcy zgłoszeni do celów VAT, którzy opłacają podatek kwartalnie, a ich roczna sprzedaż nie przekracza limitu 2 milionów euro.

Przeczytaj również: Metoda kasowa – jak rozliczyć podatek VAT? – Symfonia

Jak rozliczać podatek VAT przy metodzie kasowej?

W przypadku metody kasowej podatek VAT rozlicza się z datą uzyskania płatności za towar lub usługę. Jeśli nabywcą jest czynny podatnik VAT, nie ma znaczenia, w jakim terminie miała miejsce sprzedaż, czy kiedy została wystawiona faktura.

Przykład:

Pan Adam prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i zgłoszony do celów VAT wystawił fakturę na kwotę 6150 zł brutto za usługę zrealizowaną 14 kwietnia. Klient opłacił zamówienie dopiero 7 lipca. Ponieważ Pan Adam stosuje metodę kasową, podatek VAT wykazuje w ewidencji dopiero z chwilą otrzymania płatności, a zatem 7 lipca.

Inaczej jest w przypadku, gdy nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT. Tu czas na rozliczenie podatku wynosi maksymalnie 180 dni, licząc od daty sprzedaży. Wówczas można jednak skorzystać z tzw. ulgi na złe długi, chroniącej przed nadpłaceniem podatku od nieopłaconych faktur.

Metoda kasowa ma wpływ na sposób rozliczania podatku VAT także przez nabywcę. Naliczony podatek VAT może on bowiem odliczyć dopiero po opłaceniu faktury. Co ważne, wystawiając fakturę, należy umieścić na niej oznaczenie „metoda kasowa”.

Zobacz również: Co powinna zawierać faktura? Poznaj obowiązkowe elementy faktury VAT i nie tylko! – Symfonia

Metoda kasowa a VAT – to warto wiedzieć

Z metody kasowej mogą korzystać przedsiębiorcy posiadający status czynnego podatnika VAT, którzy w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyli limitu sprzedaży wynoszącego 2 mln euro. Jeśli do tej pory rozliczali podatek VAT metodą memoriałową, muszą złożyć do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o wyborze metody kasowej za pomocą formularza VAT-R. Obowiązują tu jednak określone terminy. By korzystać z metody kasowej, wniosek musi wpłynąć do US najpóźniej do końca miesiąca poprzedzającego okres, od którego podatnik zamierza stosować taką formę rozliczania podatku VAT. Warto również pamiętać, że wybór metody kasowej wiąże się z koniecznością kwartalnego rozliczania podatku od towarów i usług.

Faktura z oznaczeniem „metoda kasowa” – jak ją zaksięgować?

Zastosowanie metody kasowej ma znaczący wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa. W sytuacji, w której klient spóźnia się z płatnością za usługę lub towar, przedsiębiorca nie musi bowiem sięgać po własne środki w celu zapłaty podatku. Kontrahent z kolei nie może odliczyć podatku VAT, dopóki nie ureguluje zaległości za fakturę. Metoda kasowa stanowi więc spore zabezpieczenie przed konsekwencjami opóźnień w płatności podatku – m.in. postępowaniem egzekucyjnym. Warto jednak mieć na uwadze, że jej prowadzenie nie należy do najłatwiejszych. Przykładowo, w przypadku, gdy klient dokonuje opłaty w kilku częściach, faktura musi być rozliczona kilka razy. W związku z tym metoda ta może zwiększać koszty prowadzenia księgowości przez profesjonalne biuro rachunkowe. Co więcej, przedsiębiorca musi na bieżąco informować księgowego, które faktury są już zapłacone, a które z nich w dalszym ciągu czekają na opłacenie.

Księgowanie faktur metodą kasową w programie Symfonia eBiuro

Księgowanie faktur metodą kasową może okazać się bardzo czasochłonne. Na szczęście niektóre programy do fakturowania, takie jak Symfonia eBiuro dla firm, pozwalają ten proces zautomatyzować. Aby rozliczać dokumenty sprzedaży i zakupu metodą kasową, wystarczy wejść w ustawienia księgowe, a następnie wybrać Mały Podatnik > rozliczanie VAT metodą kasową i zaznacz opcję TAK. Po zapisaniu takich ustawień program będzie księgował dokumenty zgodnie z informacjami dotyczącymi płatności. Nieopłacona faktura zostanie ujęta tylko w KPiR. Po otrzymaniu płatności od kontrahenta system zaksięguje ją natomiast także w rejestrze VAT. Więcej informacji na ten temat znajdziesz we wpisie: [eBiuro] Jak rozliczyć dokumenty metodą kasową – Wsparcie Chmury Symfonii

Jeśli chcesz przekonać się, jak działa takie rozwiązanie, skorzystaj z możliwości bezpłatnego przetestowania programu Symfonia eBiuro. Wejdź na stronę, wybierz pakiet, który najbardziej Ci odpowiada i korzystaj z systemu aż przez 45 dni bez żadnych zobowiązań.