Faktura korygująca w pigułce. Co musisz o niej wiedzieć?

Błędnie wystawiona faktura może przytrafić się każdemu – nawet doświadczonemu przedsiębiorcy. Właśnie dlatego w obiegu gospodarczym występują różne rodzaje dokumentów księgowych. Jednym z nich jest tzw. faktura korygująca. Wystawia się ją nie tylko w przypadku popełnienia błędu, lecz również wtedy, gdy np. klient decyduje się zwrócić kupiony wcześniej towar. Co warto wiedzieć o tym dokumencie? Jaka może być przyczyna korekty faktury? Z poniższego tekstu dowiesz się także, co powinna zawierać faktura korygująca oraz jak i kiedy trzeba ją wystawić.

Spis treści:

• Co to jest faktura korygująca i co ją wyróżnia?
• Kiedy wystawia się fakturę korygującą?
• Nota korygująca a faktura korygująca – czym się różnią?
• Korekta faktury – ile czasu zajmuje?
• Jak wystawić fakturę korygującą?
• Faktura korygująca a KSEF

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Faktura korygująca służy do wprowadzania poprawek w wystawionych wcześniej dokumentach księgowych.
• Przygotowuje się ją nie tylko w przypadku błędu na pierwotnym dokumencie, lecz również wówczas, gdy po wystawieniu faktury VAT klientowi udzielono rabatu lub zwrócono część zapłaty.
• Co powinna zawierać faktura korygująca? Najważniejsze elementy takiego dokumentu to: oznaczenie „korekta”, numer oraz data wystawienia. Muszą się znaleźć na niej także te wszystkie dane, które zawierała pierwotna faktura VAT.
• Korekty faktur ustrukturyzowanych można wprowadzać tylko za pomocą KSeF.

Co to jest faktura korygująca i co ją wyróżnia?

Faktura korygująca to dokument księgowy, który służy do wprowadzania poprawek na wystawionej wcześniej fakturze. Może ją sporządzić wyłącznie osoba, która wystawiła pierwotny dokument. Faktura tego rodzaju przygotowywana jest w minimum dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej strony. Kopia dokumentu trafia do sprzedawcy, z kolei oryginał należy do nabywcy.

Polskie przepisy nie wskazują konkretnych terminów wystawiania faktur korygujących – jeżeli jednak wystąpi powód korekty, najlepiej dokonać jej od razu. Warto pamiętać, że zasady, zgodnie z którymi powinna być księgowana faktura korygująca in minus u nabywcy, zostały doprecyzowane w pakiecie Slim VAT, który obowiązuje od 2021 r. Tam również określono, kiedy i w jakich okolicznościach sprzedawca powinien uzyskać potwierdzenie dostarczenia takiego dokumentu.
 

Kiedy wystawia się fakturę korygującą?

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT fakturę korygującą wystawia się w sytuacji, gdy w którejś pozycji faktury został stwierdzony błąd bądź jeśli zmieniła się kwota podatku lub podstawa opodatkowania wskazana w dokumencie. Ten typ faktury przygotowywany jest również w przypadku, kiedy klient otrzymuje rabat na zakupiony towar lub decyduje się na jego zwrot. Korekta konkretnej pozycji w fakturze pozwala na zmianę m.in. danych kontrahenta czy stawki podatku VAT.
 

Faktura korygująca – co powinno się w niej znaleźć?

W fakturze korygującej powinny znaleźć się dane formalne, które widnieją w pierwotnym dokumencie. Mowa m.in. o:

• dacie jej wystawienia;
• numerze w ramach stosowanej serii numeracji;
• NIP-ie podatnika;
• nazwie lub rodzaju towaru/usługi, których korekta dotyczy;
• numerze identyfikującym fakturę w KSeF;
• numerze, za pomocą którego nabywca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on usługę bądź towar.

Warto dodatkowo oznaczyć ją jako fakturę korygującą, a także wskazać przyczynę jej wystawienia. Taka adnotacja może okazać się pomocna podczas kontroli podatkowej.

Czy trzeba podawać przyczyny korekty faktury?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się też, czy na nowym dokumencie trzeba podawać powód korekty faktury. Od 2022 r. nie jest to konieczne. Adnotacja o przyczynie nie jest bowiem obowiązkowym elementem faktury korygującej. Przepisy nie zabraniają jednak takiej praktyki. Przedsiębiorca, który chce uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej, może więc umieścić na fakturze opis zdarzenia wskazującego na to, dlaczego dokonał korekty dokumentu.

Nota korygująca a faktura korygująca – czym się różnią te dwa dokumenty?

Notę korygującą do faktury może wystawić jedynie nabywca towaru lub usługi. Przygotowuje się ją, jeśli pierwotny dokument zawiera błędy lub pomyłki. Co istotne, przepisy ustawy o VAT przewidują, że wymaga ona akceptacji ze strony sprzedawcy, który wystawił wadliwą fakturę. W przeciwieństwie jednak do niej nie podlega ona księgowaniu.

Nota korygująca do faktury – co powinna zawierać?

Nota korygująca, oprócz numeru i daty wystawienia, powinna zawierać także dane identyfikacyjne podatnika oraz nabywcy towarów lub usług, a także informację o fakturze, dla której została przygotowana. Należy wskazać na niej także treść, której dotyczy korekta wraz z nową, skorygowaną informacją.

Korekta faktury – ile czasu zajmuje?

W przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej niezbędne jest ujęcie także danych nabywcy oraz sprzedawcy – adresu oraz nazwy lub imion i nazwisk. Co więcej, w fakturze korygującej nie może zabraknąć numeru kolejnego oraz daty jej wystawienia. Dokumenty tego rodzaju zawierają wyrażenia „faktura korygująca” lub „korekta” i informują o przyczynie korekty. Jeżeli w związku z korektą faktury ma miejsce zmiana wartości podatku należnego lub podstawy opodatkowania, osoba wystawiająca fakturę powinna umieścić w niej także kwotę korekty podatku lub podstawy z podziałem na kwoty związane z konkretnymi stawkami podatku i sprzedaży zwolnionej.

Przeczytaj także: Obowiązkowy KSeF: ważne terminy i kary za błędy w fakturach

Jak wystawić fakturę korygującą?

Wystawianie faktur korygujących przy użyciu specjalnych programów do fakturowania jest wyjątkowo proste i nie zajmuje wiele czasu – to zasługa dostępnych tam wzorów. Zazwyczaj w celu wystawienia tego rodzaju dokumentu należy jedynie wybrać opcję „Wystaw fakturę korygującą” i uzupełnić wymagane pola. Jeżeli przedsiębiorca nie korzysta z tego rodzaju programu ani z usług biura księgowego, podczas tworzenia faktury korygującej musi uwzględnić w niej elementy wymienione w poprzednim punkcie. By uniknąć błędów, warto sięgnąć po wzór faktury korygującej i na jego podstawie wystawić nowy, prawidłowy dokument.

Przeczytaj również: Co powinna zawierać faktura? Poznaj obowiązkowe elementy faktury VAT i nie tylko! 

Błędnie wystawiona faktura korygująca – co zrobić w takiej sytuacji?

Może się zdarzyć, że wystawiona przez przedsiębiorcę faktura korygująca także będzie zawierała błędy. Co zrobić w takim przypadku? Przepisy ustawy o VAT nie wykluczają możliwości tworzenia kolejnych wersji dokumentów – o ile oczywiście jest to uzasadnione. Warto jednak pamiętać, że faktura korygująca do faktury korygującej powinna zawierać odwołanie do pierwotnej wersji dokumentu, a nie tylko wcześniejszej korekty.

Ile czasu na korektę faktury?

W jakim terminie należy wystawić fakturę korygującą? Niezwłocznie po stwierdzeniu błędu. Warto jednak dodać, że podatnik ma obowiązek wystawić korekty faktur wyłącznie do tych dokumentów, które musi przechowywać. Co w sytuacji, gdy zobowiązanie ulegnie przedawnieniu? W takim przypadku korekta faktury staje się bezprzedmiotowa. Potwierdza to w swoim stanowisku Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, który zauważa, że wystawianie faktur korygujących do przedawnionych zobowiązań nie ma podstawy prawnej i jest bezcelowe. Podatnik nie zyskuje bowiem żadnych dodatkowych uprawnień.

Faktura korygująca a KSeF

Krajowy System e-Faktur jest obecnie całkowicie dobrowolny. W niedługim czasie korzystanie z niego stanie się jednak obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, którzy podlegają polskim przepisom podatkowym. Podmioty korzystające z KSeF korekty w fakturach ustrukturyzowanych mogą wprowadzać wyłącznie, wystawiając fakturę korygującą za pośrednictwem systemu.

Dokument korygujący powinien zawierać numer identyfikujący  fakturę pierwotną w Krajowym Systemie e-Faktur. Dzięki temu możliwe jest ich powiązanie w sposób automatyczny. Fakturę korygującą do faktury, która była wystawiona w okresie awarii KSeF, można wystawić po przesłaniu pierwotnego dokumentu do systemu.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy błąd na fakturze dotyczy numeru NIP nabywcy. Jeśli dokument został przesłany za pomocą KSeF, sprzedawca musi w pierwszej kolejności przygotować fakturę korygującą „do zera”, podając na niej ten sam, błędy NIP. Dopiero wtedy może wystawić nową fakturę, tym razem z prawidłowym NIP-em.