Faktura do paragonu – kiedy można ją wystawić i jak to zrobić?

Od stycznia 2020 roku do paragonu z NIP można wystawiać dla klienta fakturę. W jakich sytuacjach jest to możliwe i co taka faktura powinna zawierać? W jaki sposób fakturę do paragonu należy wykazać w ewidencji podatkowej? Sprawdź!

Spis treści:

• Faktura do paragonu a NIP
• Do kiedy można wystawić fakturę do paragonu?
• Wartość transakcji a faktura do paragonu
• Obowiązkowe dane na fakturze do paragonu

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Klient, który otrzymał od sprzedawcy paragon fiskalny, może poprosić o wystawienie faktury imiennej. Aby otrzymać dokument, z takim żądaniem musi jednak wystąpić w ciągu trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonał zakupu.
• Jeśli kupującym jest podatnik prowadzący działalność gospodarczą, to fakturę do paragonu może otrzymać jedynie wówczas, gdy na drugim z wymienionych wyżej dokumentów znajduje się jego firmowy numer NIP.
• Wystawione faktury do paragonu sprzedawca powinien wykazać wyłącznie w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 z oznaczeniem FP. Dzięki temu nie wpłyną one na wzrost wartości sprzedaży ani też wysokość podatku należnego.

Faktura do paragonu a NIP

Przedsiębiorca, który otrzymał wcześniej paragon za zakupiony towar, może żądać od sprzedawcy wydania faktury do tego paragonu. Istnieje jednak jeden ważny warunek – na paragonie musi widnieć numer NIP podatnika. Paragon bez tego elementu nie stanowi już podstawy do wydania faktury VAT. Chęć otrzymania faktury do paragonu należy więc wyrazić jeszcze przed jego wystawieniem – wówczas sprzedający może umieścić na nim NIP. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: Jakie są różnice między paragonem a fakturą?

Wystawienie faktury na podstawie paragonu bez numeru identyfikacji podatkowej wiąże się z sankcjami dla sprzedawcy w wysokości nawet 100% VAT z dokumentu. Wprowadzone zmiany miały wpłynąć na zmniejszenie ilości nadużyć podatkowych. Przed wprowadzeniem nowych przepisów faktury można było bowiem wystawiać do dowolnego paragonu. To z kolei utrudniało weryfikację tego, czy zakupu faktycznie dokonał przedsiębiorca.

Do kiedy można wystawić fakturę do paragonu?

Termin, w jakim klient może zażądać wystawienia faktury VAT do paragonu fiskalnego regulują przepisy ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106i ust. 6 dokument należy przygotować:

• do 15. dnia następnego miesiąca – jeśli żądanie wpłynęło do końca miesiąca sprzedaży/otrzymania zapłaty,
• do 15. dnia od zgłoszenia – jeśli żądanie wpłynęło później niż miesiąc po sprzedaży/otrzymaniu zapłaty.

Od powyższych zasad istnieją jednak wyjątki. Wystawienie faktury do paragonu nie jest konieczne, jeśli żądanie klienta wpłynęło po upływie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż. Przepisy ustawy o VAT zwalniają bowiem przedsiębiorcę z takiego obowiązku. Może jednak dobrowolnie przygotować taki dokument i przekazać go klientowi. Musi jednak pamiętać o tym, by nabywca zwrócił otrzymany wcześniej paragon.

Wartość transakcji a faktura do paragonu

Jeżeli wartość danej transakcji to maksymalnie 450 złotych brutto, istnieje możliwość wystawienia faktury uproszczonej. Paragon z NIP jest obecnie uznawany za tak samo ważny dokument, co zwykła faktura z pełnymi danymi i również umożliwia odliczenie VAT. Wydatek można także wliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli natomiast kwota na paragonie jest wyższa niż 450 złotych brutto, a paragon zawiera NIP kupującego, wystawia się już zwykłą fakturę. W sytuacji, gdy klient zapomni podać numer NIP przed wydrukowaniem paragonu, sprzedający traktuje go jako konsumenta bez działalności gospodarczej. Można wówczas w dalszym ciągu zażądać wystawienia faktury, jednak jest ona wystawiana bez NIP-u. To z kolei wiąże się z brakiem możliwości ujęcia danego zakupu w firmowych kosztach.

Przeczytaj także: Co to jest faktura końcowa i kiedy należy ją wystawić?

Obowiązkowe dane na fakturze do paragonu

Aby faktura do paragonu z NIP nabywcy była wystawiona prawidłowo, muszą znaleźć się w niej m.in. takie elementy jak:

• data wystawienia faktury;
• numer kolejny dokumentu;
• imiona i nazwiska/nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług;
• adresy obydwu stron;
• numer, przy użyciu którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer, przy użyciu którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary/usługi;
• data dostawy towarów lub realizacji usługi/data otrzymania zapłaty, o ile miała ona miejsce przed sprzedażą i jest inna niż data wystawienia faktury;
• rodzaj towaru bądź usługi z określeniem miary i ilości/zakresu;
• cena jednostkowa netto towaru lub usługi;
• wartość ewentualnych obniżek lub upustów (jeśli nie uwzględniono ich w cenie jednostkowej netto);
• wartość sprzedaży netto;
• stawka podatku;
• suma wartości sprzedaży netto podzielona na tę zwolnioną z podatku i tę objętą jego poszczególnymi stawkami;
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dot. konkretnych stawek podatku;
• kwota należności ogółem.

Przeczytaj również: Czym się różni faktura VAT od faktury pro forma?

Wystawienie faktury do paragonu dla firmy w systemie Symfonia eBiuro?

Jeśli korzystasz z programu Symfonia eBiuro faktury VAT do paragonu wystawisz w prosty sposób. Wystarczy, że z poziomu listy dokumentów dostępnej w zakładce Sprzedaż wybierzesz właściwy paragon, a następnie klikniesz Opcje > Wystaw fakturę do paragonu.

Na formularzu faktury w części Dane podstawowe w polu Oznaczenie dokumentu (JPK_V7) automatycznie pojawi się znacznik FP. Dzięki temu, podczas przygotowywania miesięcznego rozliczenia, faktura zostanie ujęta wyłącznie w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Nie wpłynie zatem ani na wartość sprzedaży, ani wysokość podatku.