Co to jest faktura końcowa i kiedy należy ją wystawić?

Zdarza się, że realizacja zlecenia wiąże się z przedpłatami i koniecznością wystawiania faktur zaliczkowych. Zamknięciem takiej transakcji jest faktura końcowa, która dla wielu przedsiębiorców wydaje się być dokumentem trudnym do zrozumienia. Jeśli należysz do tego grona i zastanawiasz się, czym jest faktura końcowa oraz kiedy należy ją wystawić, skorzystaj z naszych podpowiedzi. Dowiedz się, co powinna zawierać i jak korzystać z tego dokumentu.

Spis treści:

• Faktura końcowa – kiedy ją wystawić?
• Faktura końcowa a faktura zaliczkowa – którą z nich należy zaksięgować?
• Co zawiera faktura końcowa?
• Faktura końcowa do faktury zaliczkowej – jak ją wystawić w systemie Symfonia eBiuro?

 

Faktura końcowa – kiedy ją wystawić?

Faktura końcowa to dokument, który kończy rozłożoną w czasie wymianę handlową i ostatecznie ją rozlicza. Pojawia się ona wówczas, gdy nabywca wnosi część należności przed dostawą lub przed wykonaniem zamówionej usługi. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę końcową w dwóch przypadkach. Oba zależą od czasu realizacji warunków umowy, a mowa tu o sytuacjach, gdy:

• zaliczka i dostawa realizowane są w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym powstał wynikający z zapłaty zaliczki obowiązek podatkowy. To sytuacja, w której termin wystawienia faktury zaliczkowej pokrywa się z terminem faktury końcowej. Wówczas zaliczka nie wymaga dokumentowania. Datę jej otrzymania i kwotę otrzymanej przedpłaty podatnik umieszcza na fakturze końcowej, a podatek VAT oblicza się na podstawie całościowej kwoty zamówienia.
• zaliczka i dostawa realizowane są w różnych okresach rozliczeniowych – wówczas podatnik ma obowiązek wystawienia faktury końcowej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, a dokument ten powinien zawierać ustaloną cenę pomniejszoną o dokonane wcześniej wpłaty zaliczkowe z wykazem numerów faktur zaliczkowych, których dotyczy rozliczenie.

Co do zasady faktura końcowa powinna zawierać pełną kwotę podatku oraz wartość zamówienia, wraz z informacjami o już dokonanych płatnościach.

Faktura końcowa a faktura zaliczkowa – którą z nich należy zaksięgować?

Fakturę zaliczkową należy wystawić w celu rozliczenia zaliczek na poczet przyszłej dostawy. Stosuje się ją wówczas, gdy kontrahent nie wpłaca kwoty odpowiadającej całkowitej wartości zamówionych towarów lub usług. Może być ona jednocześnie fakturą końcową, jeśli uwzględnia pełną kwotę transakcji, wraz ze wszystkimi obowiązującymi podatkami. Przepisy przewidują ponadto, że za fakturę rozliczającą daną transakcję można uznać fakturę zaliczkową, o ile jednak:

• wystawione faktury zaliczkowe rozliczały całą wartości zamówienia lub umowy,
• ostatnia faktura zaliczkowa zawiera numery sporządzonych wcześniej dokumentów.

Warto pamiętać, że faktura zaliczkowa i końcowa to odrębne dokumenty, odnoszące się do różnych etapów procesu sprzedaży. Co do zasady, faktur zaliczkowych nie ewidencjonuje się w księdze przychodów i rozchodów – podstawą do dokonania rozliczenia jest dopiero faktura końcowa.  Inaczej wygląda sytuacja w przypadku rejestru VAT – wpłaty zaliczek należy w nim uwzględnić w momencie ich otrzymania.

Co zawiera faktura końcowa?

Faktura kocowa nie różni się zbytnio od standardowej faktury VAT. Powinna znaleźć się na niej data wystawienia dokumentu i kolejny numer jednoznacznie identyfikujący fakturę. Warto wiedzieć, że w niektórych przypadkach w treści faktury końcowej należy umieścić informację na temat przepisu ustawy, dyrektywy lub aktu wydanego na podstawie ustawy dotyczącego zwolnienia z podatku VAT, a także nazwę i adres organu egzekucyjnego, bądź imię i nazwisko komornika sądowego razem z adresem.

Przeczytaj także: Co powinna zawierać faktura? Poznaj obowiązkowe elementy faktury VAT

Co jeszcze powinna zawierać faktura końcowa?

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy,
• adresy i numery identyfikacji podatkowej NIP podatnika oraz nabywcy,
• datę zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
• nazwę przedmiotu transakcji,
• ilość i jednostkę miary sprzedanych towarów lub wykonywanych usług,
• nazwę przedmiotu transakcji,
• cenę jednostkową netto,
• wartość sprzedaży netto,
• numery faktur zaliczkowych, które zostały wystawione przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi,
• stawki podatku i kwotę podatku pomniejszoną o sumy wcześniej wskazane w fakturach zaliczkowych,
• wartość brutto przedmiotu zamówienia lub umowy pomniejszoną o wartość otrzymanych zaliczek.

Dodatkowy wymóg wprowadza tu art. 106 f. ust. 3 ustawy o VAT. Zgodnie z jego brzmieniem dokument powinien zawierać  również numery faktur zaliczkowych, które zostały wcześniej wystawione w związku z realizacją danej transakcji. Jeśli miały one formę ustrukturyzowaną, należy wskazać ich numery w systemie KSeF.

Faktura końcowa do faktury zaliczkowej – jak ją wystawić w systemie Symfonia eBiuro?

Jeśli korzystasz z systemu Symfonia eBiuro, fakturę końcową możesz wystawić w prosty sposób. W zakładce Dokumenty > Sprzedaż wybierz fakturę proforma, którą chcesz rozliczyć.

Następnie kliknij Opcje > Wystaw fakturę końcową.

 

W wygenerowanym w ten sposób dokumencie zostaną uwzględnione wpłacone wcześniej zaliczki. Pamiętaj jednak, by w polu Zapłacono wpisać kwotę należności, jaka została przekazana przez nabywcę w momencie wystawienia faktury końcowej.