Jak wystawić fakturę za darmowe próbki lub usługi?

W ramach działań marketingowych wiele firm przekazuje swoim klientom bezpłatne próbki oferowanych produktów. Pomimo darmowego charakteru takiego towaru niekiedy występuje konieczność jego opodatkowania. Jak zatem wystawiać faktury za bezpłatne próbki lub usługi?

 

„Gratis” – czym właściwie jest?

„Gratisem” nazywa się upominki otrzymane po zakupie danego produktu lub skorzystaniu z danej usługi. To nie tylko zestawy „2+1” czy dodatkowe słodkości przy zakupie trzech porcji, ale i bezpłatna przesyłka internetowego zamówienia. Próbka to z kolei mała ilość towaru, która:

• przedstawia jego konkretny rodzaj lub kategorię;
• zachowuje skład produktu;
• zachowuje wszystkie chemiczne, fizyczne, fizykochemiczne bądź biologiczne właściwości towaru.

 

Przeczytaj także: Jak zacząć korzystać z KSeF?  – Symfonia

Takie dodatki bardzo często przyciągają nowych klientów i zachęcają ich do ponownych zakupów właśnie w danym miejscu. To prosty sposób  na wyróżnienie się na tle konkurencji. Zgodnie z przepisami „gratis” dla klienta uznawany jest za darmową dostawę towaru. Decydując się na jego dołączenie do podstawowego produktu, należy określić, czy dany wydatek związany jest z reklamą, czy ma on raczej pełnić funkcje reprezentacyjne. Koszty dotyczące reprezentacji nie zaliczają się bowiem do KUP – w przeciwieństwie do wydatków związanych z marketingiem i promocją. 

 

Bezpłatne próbki a podatek VAT

Po stronie osoby, która otrzymuje darmowe próbki produktów, nie leżą żadne konsekwencje. Przedsiębiorca przekazujący za darmo konkretne towary jest natomiast zobowiązany do wykazania podatku VAT. Jeśli przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT w chwili zakupu, podarunek jest opodatkowany podatkiem VAT. Przedsiębiorca jest wówczas zobowiązany do sporządzenia dokumentu wewnętrznego informującego o wartości netto oraz należnym VAT za prezent.

Zdarza się, że transakcja obejmuje odpłatny towar podstawowy wraz z „gratisem”. W takim przypadku dokonuje się osobnego rozliczenia dla każdego z nich, biorąc pod uwagę właściwe stawki podatku od towarów i usług. Istnieją sytuacje, w których przedsiębiorca ma obowiązek rozliczyć jedynie towar bez darmowych upominków.

Dotyczy to przekazania:

• próbki produktu mającego reklamować dany produkt (np. niewielkiej buteleczki żelu do kąpieli danej marki);
• podarunku o wartości niższej niż 10 złotych.

Jeśli wartość upominku jest wyższa niż 100 zł, również da się ominąć opodatkowanie – suma wszystkich „gratisów” przekazanych danej osobie w ciągu całego roku nie może jednak przekraczać 100 złotych.

Przedsiębiorca musi też prowadzić ewidencję gratisowych dodatków. Jeżeli natomiast przekazane towary nie są zgodne z ustawową definicją próbki, konieczne jest wystawienie faktury wewnętrznej, a co za tym idzie – naliczenie 23% VAT od ceny nabycia (pomniejszonej o wartość VAT).

 

Darmowe próbki a podatek dochodowy

Bezpłatne próbki nazywane „gratisami” podlegają przepisom także pod względem podatku dochodowego. Wartość danego upominku można wliczać w koszty uzyskania przychodu. Jeżeli dane dodatki przekazywane są klientom będącym osobom prywatnym bez działalności gospodarczej, a ich wartość nie jest wyższa niż 200 złotych, są one zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym. W przypadku próbek o większej wartości przedsiębiorca musi natomiast rozliczyć dochód, który powstaje po stronie klienta. W takiej sytuacji do urzędu skarbowego przekazywana jest deklaracja PIT-8C z pełnymi danymi nabywcy.