PIT-11 w pigułce  

Formularz PIT-11 służy przede wszystkim pracodawcom do poinformowania właściwego urzędu skarbowego o przychodach, dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w ciągu roku podatkowego. Pracodawcy wysyłają go do urzędu skarbowego oraz do pracowników, którzy samodzielnie rozliczają swój podatek.  

Co zawiera PIT-11? 

Formularz PIT-11 zawiera podstawowe informacje dotyczące przychodów, dochodów oraz pobranych przez pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy, a także informacje o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.  

Jakie źródła dochodów są oznaczone w PIT-11?  

W formularzu wykazuje się szereg przychodów, które podatnik mógł uzyskać w ciągu roku podatkowego. Mówimy tutaj o przychodach z pracy, z członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, należnościach za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym, świadczeń wypłaconych z Funduszu Prac i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, działalności wykonywanej osobiście lub społecznie, przychodów z tytułu praw autorskich, a także umów o dzieło, zlecenie czy umowy aktywizacyjnej.  

PIT-11 obowiązki pracodawcy 

Pracodawcy dostarczają wypełnione formularze PIT-11 pracownikom w określonym ustawowo terminie, którym jest ostatni dzień lutego. Jeżeli przesyłają PIT-11 do urzędu skarbowego w formie elektronicznej, mogą to zrobić także do końca lutego. Natomiast jeżeli wysyłają go w formie papierowej, wówczas terminem ostatecznym jest ostatni dzień stycznia. Co istotne, pracodawca może wysłać pracownikom PIT-11 zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej i obowiązuje go wówczas ten sam termin – koniec lutego.  

Dla pracowników otrzymany formularz PIT-11 jest podstawą do dokonania rozliczenia rocznego na drukach PIT-37 bądź PIT-36. To istotne szczególnie dla osób, które świadczą pracę na rzecz więcej niż jednego podmiotu lub posiadają tytuły przychodów z wielu źródeł – wówczas muszą zgromadzić wszystkie otrzymane druki PIT-11 i dokonać rozliczenia wynikających z nich przychodów na odpowiednim druki PIT-37 lub PIT-36. Oba dokumenty podatnicy mają obowiązek rozliczyć i wysłać do urzędu skarbowego bądź korzystając z opcji elektronicznej do końca kwietnia.   

PIT-11 przesłany mailem – jak robić to prawidłowo? 

Przepisy nie precyzują sposoby przesłania PIT-11 pracownikom. Decydując się na przesłanie dokumentu pocztą elektroniczną, warto pamiętać o kilku ważnych zasadach. Przesłany plik powinien być zapisany w formie nieedytowalnej oraz być zgodnym ze wzorem zawartym w ustawie. Powinien być także opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, aby można było jednoznacznie określić, kto wystawił deklarację. 

Warto także zadbać o potwierdzenie przez adresata odbioru dokumentu, ponieważ to na pracodawcy ciąży obowiązek udowodnienia dostarczenia dokumentu w terminie. W przypadku korzystania z poczty elektronicznej może to być np. wygenerowany raport o dostarczeniu wiadomości. Co istotne dla pracodawcy – należy zadbać o posiadanie raportu potwierdzającego doręczenie przesyłki, a nie jedynie potwierdzenie wysłania wiadomości z deklaracją.  

Niektórzy pracodawcy dodatkowo starają się o uzyskiwanie zgód pracowników na otrzymywanie PIT-11 drogą elektroniczną. Jest to dobra praktyka, chociaż nieobowiązkowa, pozwalająca choćby na uzyskania właściwego adresu e-mail pracownika, a więc pozwalająca na uniknięcie pomyłki wysłania wiadomości na błędny lub nieużywany już adres.  

Kiedy pracodawca nie wystawia PIT-11? 

Istnieją przypadki, kiedy pracodawca nie ma obowiązku wysyłania pracownikowi formularza PIT-11. Dzieje się tak w przypadku zawarcia umowy z osobą, która nie jest pracownikiem firmy na kwotę poniżej 200 zł brutto. W takiej sytuacji pracodawca samodzielnie rozlicza podatek od takiej umowy (co do zasady jest to 12 proc.). Pracownik natomiast nie otrzymuje od pracodawcy PIT-11, a także nie musi tej kwoty wykazywać w zeznaniu rocznym na druku PIT-36 lub PIT-37.  

Zasada ta nie dotyczy sytuacji, gdy tego rodzaju umowa jest zawierana z pracownikiem firmy. Przykładowo, jeżeli pracodawca podpisze umowę cywilnoprawną ze swoim pracownikiem na wykonanie pracy za kwotę poniżej 200 zł, wówczas pracownik musi ten dochód wykazać w swoim rozliczeniu rocznym.  

Zapomniany PIT-11 

W przypadku, gdy pracodawca z różnych powodów nie dostarczył pracownikowi formularza PIT-11, ten ma prawo upomnieć się o niego w dziale księgowym formy. Może nawet poinformować o tym fakcie urząd skarbowy, jeżeli taka interwencja nie przyniesie skutku. Brak dostarczenie PIT-11 pracownikowi w ustawowym terminie jest traktowana jako naruszenie obowiązku, za co grozi kara grzywny. 

Jednak pracownik musi także pamiętać, że nie otrzymanie PIT-11 od pracodawcy nie upoważnia go do niezłożenia rozliczenia rocznego (PIT-36 bądź PIT-37). W sytuacji, gdy pracownik zakończył pracę u danego pracodawcy w ciągu roku, może wystąpić z wnioskiem o wydanie PIT-11. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek dostarczenie dokumentu w terminie 14 dni.