Zawarcie umowy zlecenia wiąże się zazwyczaj z wystawieniem rachunku, stanowiącego podstawę rozliczenia między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Warto zatem wiedzieć, co powinien on zawierać i kiedy należy go przygotować. Oto najważniejsze informacje na temat rachunku do umowy zlecenia.

Najważniejsze informacje w skrócie

• Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna uregulowana przepisami Kodeksu cywilnego. Na jej podstawie zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonej czynności na rzecz zleceniodawcy.
• Jeśli została zawarta w formie pisemnej, muszą się na niej znaleźć m.in.: dane stron umowy, przedmiot zlecenia, wysokość wynagrodzenia i forma jego zapłaty, termin obowiązywania umowy oraz podpisy stron.
• Rachunek do umowy zlecenia zazwyczaj wystawia zleceniobiorca w terminie 7 dni od wykonania usługi. Może się jednak zdarzyć, że taki dokument przygotuje zleceniodawca, a zleceniobiorca jedynie potwierdzi go podpisem.
• Wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia nie jest prawnie uzależniona od wystawienia rachunku. Zleceniodawcy często wymagają jednak takiego dokumentu, np. aby udokumentować wysokość zastosowanej stawki godzinowej.

Co powinien zawierać rachunek do umowy zlecenia? Przegląd elementów

Poniższa tabela zestawia elementy rachunku do umowy zlecenia oraz wskazuje, które z nich są obowiązkowe, a które warto dodać w praktyce.

Umowa zlecenie – podstawowe informacje

Umowa zlecenie to jedna z najczęściej zawieranych umów cywilnoprawnych. Na jej podstawie zleceniobiorca jest zobowiązany do wykonania określonej pracy na rzecz zleceniodawcy. Co istotne, liczy się sam fakt dokonania konkretnej czynności – bez względu na ostateczny efekt pracy. Do umowy zlecenia nie mają zastosowania przepisy Kodeksu pracy – jest ona regulowana przez Kodeks cywilny.

Porozumienie między zleceniodawcą a zleceniobiorcą może być zawarte w formie ustnej lub pisemnej. W praktyce warto jednak zadbać o to, by jej postanowienia zostały należycie udokumentowane. Trzeba przy tym dokładnie określić, co jest przedmiotem zlecenia, a także jakie wynagrodzenie z tego tytułu uzyska zleceniobiorca.

Rachunek do umowy zlecenia – co to takiego?

Rachunek do umowy zlecenia jest podstawą rozliczenia między stronami. Stanowi potwierdzenie wykonania zlecenia i rozliczenia wynagrodzenia. Co do zasady należy go wystawić po spełnieniu warunków umowy przez zleceniobiorcę. Od tej reguły istnieją jednak wyjątki. Jednym z nich jest rachunek do umowy zlecenia z liczbą godzin, który należy przygotować, jeśli wynagrodzenie jest wypłacane w transzach.

Czy potrzebny jest rachunek do umowy zlecenia?

Wystawienie rachunku do umowy zlecenia nie jest obowiązkowe. Nie warto jednak rezygnować z takiej praktyki. Dokument może bowiem informować o liczbie godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę, co ma istotne znaczenie, gdy usługa rozliczana jest z zastosowaniem minimalnej stawki godzinowej. Ponieważ ustawodawca nie nakłada na zleceniodawcę obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy, rachunek do umowy zlecenia może stanowić podstawowy dokument potwierdzający liczbę godzin poświęconych na realizację danej usługi.

Kto wystawia rachunek do umowy zlecenia?

Wystawienie rachunku do umowy zlecenia to obowiązek, który co do zasady ciąży na osobie fizycznej wykonującej zleconą pracę. Często jednak to sam zleceniodawca przygotowuje taki rachunek, a zleceniobiorca jedynie składa na dokumencie podpis. Powinien być on wystawiony w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron. Podpisy nie są obowiązkowe, jednak mogą się okazać skutecznym dowodem w razie ewentualnego sporu. Warto więc sporządzać rachunek do umowy zlecenia w formie papierowej – choć postać elektroniczna również jest dozwolona.

Elementy rachunku do umowy zlecenia – wzór dokumentu

Na rachunku do umowy zlecenia nie powinno zabraknąć kilku kluczowych elementów, takich jak:

• numer umowy,
• data wystawienia dokumentu,
• rodzaj wykonanej pracy.

Należy pamiętać także o danych zleceniodawcy oraz zleceniobiorcy – imionach i nazwiskach bądź też adresach i nazwie firmy.

Do innych wymaganych elementów należą także:

• kwota brutto wynagrodzenia,
• koszty uzyskania przychodu,
• wysokość zaliczki na podatek dochodowy,
• kwota netto, którą otrzyma zleceniobiorca.

Rachunek do umowy zlecenia z liczbą godzin powinien ponadto zawierać zestawienie wskazujące na konkretny czas pracy zleceniobiorcy podczas świadczenia usługi.

Jakie dane są potrzebne do rachunku?

Na rachunku powinny ponadto widnieć jednostkowa cena usługi lub stawka godzinowa. W przypadku zapłaty w formie gotówki niezbędna jest również informacja o otrzymaniu zapłaty, a także potwierdzający ten fakt podpis zleceniobiorcy. Jeśli natomiast wynagrodzenie ma zostać wypłacone przelewem, na rachunku do umowy zlecenia musi znajdować się numer rachunku bankowego zleceniobiorcy i informacja o terminie płatności.

Wiele wątpliwości budzi kwestia braku podpisu na rachunku do umowy zlecenia. W świetle obowiązujących regulacji nie ma potrzeby, aby taki dokument został podpisany. Ważniejsze jest to, by rachunek zawierał inne, obligatoryjne elementy oraz był sporządzony w ustawowym terminie.

Rachunek do umowy zlecenia a składki ZUS

Na rachunku do umowy zlecenia powinien znaleźć się jeszcze jeden element – informacja o składkach ZUS, jakim podlega zleceniobiorca. Mowa jednak wyłącznie o składkach, które płaci on sam. Te finansowane przez zleceniodawcę nie muszą być określone w rachunku. Co więcej, od pomniejszonej o składki kwoty brutto należy obliczyć koszty uzyskania przychodu. Wynoszą one zazwyczaj 20% lub 50% – o ile przekazane zostały prawa autorskie do dzieła. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o samych składkach, sprawdź, jak ustala się wysokość składek na ubezpieczenie społeczne przy umowach cywilnoprawnych.

Kiedy wystawić rachunek do umowy zlecenia?

Rachunek do umowy zlecenia należy wystawić do siedmiu dni od wykonania pracy przez zleceniobiorcę. W przypadku, gdy w umowie nie znajduje się zapis o potrzebie wystawienia rachunku, niezbędne jest jego przygotowanie do tygodnia od chwili zapytania.

Jak wystawić rachunek do umowy zlecenia – przewodnik krok po kroku

Wystawianie rachunku do umowy zlecenia można podzielić na kilka następujących po sobie etapów:

1. Ustal, jakiego rodzaju składkom ZUS podlega zleceniobiorca oraz jakie koszty ponosi w związku z realizacją usługi.
2. Na podstawie kwoty brutto wynagrodzenia oblicz wysokość składek na ubezpieczenie społeczne.
3. Po ich odjęciu od kwoty brutto ustal wysokość składki zdrowotnej oraz kosztów uzyskania przychodu.
4. Oblicz podstawę opodatkowania: od kwoty brutto odejmij sumę składek na ubezpieczenie społeczne i kosztów uzyskania przychodu, a wynik zaokrąglij.
5. Ustal wysokość podatku dochodowego – 12% podstawy opodatkowania (pierwszy próg skali podatkowej).
6. Oblicz kwotę netto do wypłaty: kwota brutto pomniejszona o sumę składek ZUS, składki zdrowotnej i podatku dochodowego.

Ważne (stawka godzinowa). Jeśli umowa zlecenie jest rozliczana według stawki godzinowej, wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalna stawka godzinowa. Od 1 stycznia 2026 r. wynosi ona 31,40 zł brutto za godzinę (przy minimalnym wynagrodzeniu za pracę 4 806 zł). Jej wysokość jest co roku aktualizowana rozporządzeniem Rady Ministrów i rośnie wraz z minimalnym wynagrodzeniem – warto więc weryfikować kwotę na początku każdego roku.

Jak rozliczyć umowę zlecenie w programie Symfonia Kadry i Płace?

Rozliczanie umów cywilnoprawnych wymaga szczególnej dbałości. W programie Symfonia Kadry i Płace można to zrobić w prosty sposób – program wspiera naliczanie składek i podatku oraz przygotowanie rozliczenia zlecenia, które łatwo przekształcić w rachunek dla zleceniobiorcy. Jeśli rozliczasz wiele umów cywilnoprawnych miesięcznie, sprawdź, jak oprogramowanie kadrowo-płacowe Symfonii ogranicza ryzyko błędu i oszczędza czas przy comiesięcznym rozliczeniu.

Rachunek do umowy zlecenia – najczęściej zadawane pytania

Kto wystawia rachunek do umowy zlecenia?

Co do zasady rachunek wystawia zleceniobiorca – osoba wykonująca zlecenie. W praktyce często przygotowuje go jednak zleceniodawca, a zleceniobiorca potwierdza dokument podpisem.

W jakim terminie trzeba wystawić rachunek do umowy zlecenia?

Rachunek należy wystawić w terminie do 7 dni od wykonania pracy. Jeśli umowa nie zawiera zapisu o rachunku, przygotowuje się go w ciągu tygodnia od zgłoszenia takiego żądania.

Czy rachunek do umowy zlecenia musi być podpisany?

Nie. W świetle obowiązujących przepisów podpis nie jest warunkiem ważności rachunku. Ważniejsze jest, aby dokument zawierał obowiązkowe elementy i został sporządzony w terminie. Podpis bywa jednak pomocny jako dowód w razie sporu.

Jakie koszty uzyskania przychodu stosuje się przy umowie zlecenia?

Zazwyczaj 20% kwoty brutto po pomniejszeniu o składki społeczne. Jeśli w ramach zlecenia przekazano prawa autorskie do utworu, koszty mogą wynosić 50%.

Ile wynosi podatek od umowy zlecenia?

Zaliczka na podatek dochodowy wynosi 12% podstawy opodatkowania (pierwszy próg skali podatkowej). Podstawę ustala się po odjęciu składek społecznych i kosztów uzyskania przychodu.

Czy do umowy zlecenia trzeba dołączać ewidencję godzin?

Przy wynagrodzeniu rozliczanym według minimalnej stawki godzinowej konieczne jest potwierdzenie liczby przepracowanych godzin. Rachunek z liczbą godzin lub odrębne zestawienie stanowi wówczas podstawę rozliczenia.

Ile wynosi minimalna stawka godzinowa przy umowie zlecenia w 2026 r.?

Od 1 stycznia 2026 r. minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia i umów o świadczenie usług wynosi 31,40 zł brutto. Wynagrodzenie zleceniobiorcy rozliczane godzinowo nie może być od niej niższe. Stawkę co roku ustala Rada Ministrów w rozporządzeniu, wraz z wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę.