Koszty pracodawcy – ile kosztuje zatrudnienie pracownika?

Pracodawcy mają możliwość zatrudniania pracowników na podstawie różnego rodzaju umów, ale zawsze wiąże się to z pewnymi kosztami. Są one różne w zależności od przyjętej formy zatrudnienia. W niniejszym artykule „weźmiemy na warsztat” przede wszystkim umowę o pracę, ale przyjrzymy się również kosztom, jakie ponosi pracodawca z tytułu zatrudniania pracowników na podstawie umowy zlecenia.

Całkowite koszty zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę

Największym kosztem, jaki ponosi pracodawca zatrudniający pracowników na umowę o pracę, jest oczywiście wynagrodzenie podwładnego, ale sporo opłat wiąże się także z koniecznością uiszczenia składek ZUS i – od niedawna – dokonywaniem wpłat do PPK finansowanych przez pracodawcę.

Jeśli chodzi o wynagrodzenie pracownika, to na kwotę wynagrodzenia brutto składają się, oprócz wypłaty netto:

• składki społeczne w postaci składki emerytalnej, wynoszącej 9,76%, składki rentowej (1,5%), składki chorobowej (2,45%) oraz składki zdrowotnej (9%);
• zaliczka na podatek dochodowy – podstawą obliczenia jej wysokości jest skala podatkowa, dla której stawka wynosi 12% lub 32 %. Jeśli pracownik jest uprawniony do skorzystania ze zwolnienia z podatku, wówczas wynagrodzenie netto (do wypłaty) wzrasta o kwotę, jakiej pracodawca nie musi odprowadzać do Urzędu Skarbowego;
• wpłaty do PPK finansowane przez pracownika – pracownik, który zdecyduje się przyłączyć do Pracowniczych Planów Kapitałowych, może dokonywać dwóch rodzajów wpłat na fundusz: podstawowej, w wysokości 2% wynagrodzenia (lub 0,5%, jeśli jego wynagrodzenie nie przekracza 1.2-krotności pensji minimalnej) oraz dodatkowej – w wysokości 2% wynagrodzenia.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że w przypadku pracowników zatrudnianych na podstawie umowy o pracę, obowiązuje prawi dotyczące pensji minimalnej, która zgodnie z najnowszymi przepisami wynosi 3490 zł brutto, a od czerwca 2023 ma wzrosnąć do 3600 zł brutto. Oczywiście jeśli jest się zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin, ta stawka jest proporcjonalnie niższa.

Składki ZUS opłacane przez pracodawcę – szczegółowe informacje

Na składki społeczne, o których mowa była już wcześniej, opłaty idą nie tylko „z kieszeni” pracownika. Do ich częściowego finansowania zobowiązani są również pracodawcy. I tak na ubezpieczenie emerytalne muszą oni wpłacać 9,76% wysokości wynagrodzenia, na ubezpieczenie rentowe – 6,5%, na ubezpieczenie wypadkowe – 1,67%, na Fundusz Pracy – 2,45%, a na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1%. Jak łatwo obliczyć, pracodawca, oprócz wypłaty pracownikowi wynagrodzenia brutto, musi jeszcze uiszczać opłaty w wysokości ponad 20% pensji.

W niektórych wypadkach pracodawca może liczyć na zwolnienie z konieczności odprowadzania wpłat na FP i FGŚP. Takich opłat pracodawca nie musi ponosić w przypadku pracowników, którzy:

• Ukończyli 55 lat (kobiety) bądź 60 lat (mężczyźni);
• Powracają z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych (zwolnienie z tych opłat obowiązuje przez 36 miesięcy od pierwszego miesiąca po powrocie z takich urlopów);
• Ukończyli 50 lat i przez 30 dni przed zatrudnieniem byli ujęci w ewidencji osób bezrobotnych Powiatowego Urzędu Pracy – zwolnienie z opłat obowiązuje przez 12 miesięcy od pierwszego miesiąca, w którym zawarta zostałą umowa o pracę;
• Zostali skierowani do pracy przez Powiatowy Urząd Pracy i nie ukończyli 30 lat – zwolnienie również obowiązuje przez 12 miesięcy od miesiąca, w którym podpisano umowę.

Opłaty na PPK finansowane przez pracodawcę

Jeśli pracownik zdecyduje się na przyłączenie do PPK, to pracodawca – podobnie jak w przypadku składek do ZUS – jest zobowiązany te wpłaty współfinansować. Wysokość wpłat po stronie zakładu pracy wynosi kolejno 1,5% w przypadku wpłaty podstawowej i 2,5% w przypadku wpłaty dodatkowej.

Ważne jest tutaj wprowadzenie pewnego uściślenia – z mocy prawa osoby pomiędzy 18. a 55. rokiem życia, podlegające ubezpieczeniom emerytalne-rentowym, są do PPK zgłaszane automatycznie. Tylko pracownicy, którzy dobrowolnie i na własne życzenie wystąpią z PPK mogą spowodować, że całkowity koszt zatrudnienia nie będzie wyższy.

Przeczytaj także: Dyrektywa Work-Life Balance: Dążenie do równowagi między pracą a życiem prywatnym

A co z pozostałymi kosztami pracodawcy?

Na wymienionych wyżej opłatach koszty pracodawcy zatrudniającego pracowników na podstawie umowy o pracę się nie kończą. Muszą oni okresowo ponosić koszty związane m.in. z:

• wysyłaniem pracownika na obowiązkowe badania lekarskie i szkolenia BHP,
• szkoleniami pracownika mającymi na celu wdrożenie go na objęte stanowisko i podnoszenie jego kwalifikacji;
• wyposażeniem stanowiska pracy z niezbędne pracownikowi sprzętu i urządzenia;
• zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy;
• nieobecnościami pracownika (urlop wypoczynkowy i zwolnienia lekarskie);
• uzyskaniem pozwolenia na pracę (w przypadku zatrudniania obcokrajowców);
• zakupieniem odzieży roboczej, posiłków;
• finansowaniem bonusów, benefitów i innych tzw. „motywatorów” .

Koszty pracodawcy a umowa zlecenie

O wiele mniej skomplikowana jest kwestia całkowitego kosztu zatrudnienia w przypadku umowy zlecenia. Pod uwagę należy wziąć fakt, czy dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia jest ona jedynym źródłem dochodu – jeśli tak, to koszty zleceniodawcy są takie, jak w przypadku umowy o pracę. Jeśli osoba ta jest zatrudniona dodatkowo w innej firmie, w której otrzymuje wynagrodzenie nie mniejsze, niż płaca minimalna, to pracodawca wypłaca po prostu wynagrodzenie brutto. Podobnie jest w przypadku zatrudnionych posiadających status studenta, którzy nie przekroczyli 26. roku życia.

Trzeba podkreślić, że bez względu na to, jakim składkom podlega zleceniobiorca, jego wynagrodzenie wynikające z umowy zlecenia nie może być niższe od obowiązującej stawki godzinowej, ta wynosi obecnie 22,80 zł brutto, a od 1 lipca 2023 ma wzrosnąć do 23,5 zł brutto za godzinę.

Przeczytaj także: Elektroniczna lista obecności w erze home office