Czy biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania dokumentów klienta do urzędu skarbowego?

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym, powinni wybierać je ze szczególną starannością. Od jakości tej kooperacji zależy bowiem w dużej mierze płynność funkcjonowania firmy oraz jej zabezpieczenie jej działania od strony prawnej. Jednym z kluczowych aspektów takiej współpracy jest wszak kwestia odpowiedzialności biura w sytuacji, kiedy organy państwowe – takie jak choćby urząd skarbowy – zażądają przekazania dokumentacji klienta. Czy ma ono taki obowiązek? Jeśli tak, to jakie warunki muszą zostać spełnione, aby do takiego przekazania doszło?

Spis treści: 

• Obowiązki biura rachunkowego wobec urzędu skarbowego
• Podstawy prawne przekazywania dokumentów
• Terminy i formy przekazywania dokumentacji
• Odpowiedzialność biura rachunkowego za niewywiązanie się z obowiązków
• Prawa klienta w kontekście przekazywania dokumentów
• Najczęstsze pytania dotyczące przekazywania dokumentów przez biura rachunkowe

Obowiązki biura rachunkowego wobec urzędu skarbowego

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, biuro rachunkowe, jeśli zostanie przez organ podatkowy wezwane do udostępnienia dokumentacji, ma obowiązek podjęcia takiej współpracy, oczywiście w ściśle określonych przypadkach. Dotyczą one sytuacji, kiedy wspomniany organ chce w odniesieniu do firmy, której dokumentacji żąda, przeprowadzić postępowanie podatkowe, kontrolę podatkową lub innego rodzaju czynności sprawdzające. Przepisem regulującym postępowanie biur rachunkowych w tym zakresie jest Ordynacja podatkowa, a konkretnie art. 155 i art. 286 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku.

Oczywiście jest też tak, że biuro rachunkowe ma zobowiązania wobec swoich klientów – przede wszystkim musi dotrzymywać tajemnicy zawodowej (zgodnie z ustawą o rachunkowości). Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej może jednak zostać uchylony, kiedy urząd skarbowy – działając w granicach prawa – zobowiąże biuro do udostępnienia dokumentacji w związku z planowanym przez organ podjęciem postępowania kontrolnego, egzekucyjnego bądź też podejrzeniem popełnienia przestępstwa skarbowego.

W odniesieniu do potencjalnych kontroli skarbowych ważny jest także ciążący na biurach rachunkowych obowiązek przechowywania ksiąg klienta przez okres 5 lat od końca roku podatkowego.

Istnieje także możliwość przekazania dokumentów urzędowi skarbowemu na podstawie pisemnego pełnomocnictwa klienta. Dzieje się tak najczęściej wtedy, kiedy to klient sam chce zainicjować wyjaśnienia lub złożyć dokumenty we wspomnianej instytucji.

Podstawy prawne przekazywania dokumentów

Przekazywanie tak wrażliwych informacji, jakimi są dokumenty firmowe, musi odbywać się zgodnie z określonymi standardami i przepisami. Podstawę prawną stanowią w opisywanym tu wypadku cztery główne akty prawne:

• Wspomniana już wcześniej ordynacja podatkowa, która określa zakres i tryb żądań organów podatkowych dotyczących przekazywania dokumentacji firmowej;
• 74 i art. 76a ustawy o rachunkowości – reguluje kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji księgowej oraz przestrzegania tajemnicy zawodowej;
• 80 kodeksu karnego skarbowego, w którym wskazuje się odpowiedzialność za uchybienia podczas przekazywania wymaganej przez organy skarbowe dokumentacji;
• Rozporządzenia wykonawcze odnoszące się do JPK.

Zakres dokumentacji podlegającej przekazaniu

Tak jak jasno określone są sytuacje, w jakich organy podatkowe mogą zażądać od biura rachunkowego przekazania dokumentacji firmowej, tak i rodzaj dokumentacji, jaka podlega tym przepisom, również został przez ustawodawcę starannie zdefiniowany.

Urzędy skarbowe i inne powołane do tego instytucje mogą zawnioskować o przekazanie takich dokumentów, jak:

• Księgi rachunkowe i ewidencje (np. podatku VAT oraz środków trwałych);
• Deklaracje podatkowe wraz z załącznikami;
• Faktury i rachunki potwierdzające transakcje;
• Umowy handlowe oraz dokumenty potwierdzające warunki współpracy z kontrahentami;
• Wyciągi bankowe z kont związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą;
• Systemy księgowe bądź pochodzące z nich wybrane dane w formacje JPK.

Procedura przekazywania dokumentów przez biuro rachunkowe

Uporządkowaniu procesu przekazywania dokumentów firmowych przez biuro rachunkowe sprzyjają jasno określone procedury, jakie obowiązują w tego rodzaju sytuacjach. Aby wszystko odbyło się zgodnie z prawem, zarówno biuro rachunkowe, jak i organ podatkowy zobowiązane są do wypełnienia wyznaczonych formalności. Dla biura rachunkowego stosowanie się do tych zasad jest o tyle ważne, że pozwala mu uniknąć potencjalnych sankcji prawnych a także zachować transparentność zarówno wobec klienta, jak i organów państwowych.

Wezwanie do przekazania dokumentów

Aby w ogóle do wymiany dokumentacji doszło, w pierwszej kolejności biuro rachunkowe musi otrzymać oficjalne wezwanie od urzędu skarbowego. Organ podatkowy wysyła taką prośbę w formie pisanej (może to być tradycyjny list polecony, elektroniczne wezwanie przesyłane za pośrednictwem platformy ePUAP albo platformy e-Tax). W takim piśmie urzędnicy muszą wskazać podstawę prawną żądania, zakres dokumentacji, do której wgląd chcą uzyskać, termin przekazania dokumentacji oraz dane klienta biura rachunkowego. Oczywiście biuro rachunkowe musi zweryfikować, czy dokumenty, których żądanie dotyczy, faktycznie znajdują się w jego posiadaniu i czy wezwanie jest zasadne.

Terminy i formy przekazywania dokumentacji

Na etapie przygotowania dokumentacji istotne jest, by przekazać organowi wyłącznie te dokumenty, o których mowa była w wezwaniu. Jeśli chodzi o formę, to należy stosować się do wskazań urzędu – w zależności od indywidualnych wskazań, biuro może być zobowiązane do dostarczenia dokumentacji w formie papierowej, elektronicznej bądź jako wygenerowany z systemu plik JPK.

Jeśli chodzi o sposób przekazania dokumentów, to dopuszczalne jest zarówno przesłanie ich pocztą (za potwierdzeniem odbioru), wysłanie ich w formie elektronicznej, w formacie JPK lub za pośrednictwem platformy ePUAP, jak i osobiste ich dostarczenie do właściwego urzędu. Biuro rachunkowe każdorazowo przy takiej procedurze zobowiązane jest do zachowania kopii przekazanych dokumentów wraz z potwierdzeniem ich doręczenia.

Gdy mowa o terminach przekazania dokumentacji, to mogą się one różnić w zależności od charakteru żądania i rodzaju prowadzonego postępowania.

W przypadku czynności sprawdzających biura rachunkowe zwyczajowo mają od 7 do 14 dni na przekazanie żądanej dokumentacji, licząc od daty doręczenia wezwania.

Gdy organ podatkowy ma zamiar przeprowadzić kontrolę, zostawia biuru rachunkowemu 7 dni na przedłożenie dokumentów lub 3 dni, w przypadku Jednolitego Pliku Kontrolnego (zwłaszcza w sytuacji, kiedy analizy mają zostać przeprowadzone pilnie).

W postępowaniach podatkowych, których celem jest ustalenie prawidłowości rozliczeń podatkowych klienta, urzędy dają od 7 do 14 dni na dostarczenie niezbędnych podczas procedury dokumentów.

Podczas przeprowadzania kontroli celno-skarbowej ten czas jest krótszy i wynosi od 3 do 7 dni lub od 24 do 48 godzin, jeśli działania kontrolne przeprowadzane są w trybie pilnym, bo np. zachodzi podejrzenie popełnienia oszustwa podatkowego.

W każdym z wymienionych wypadków biuro rachunkowe może zawnioskować o wydłużenie terminu przekazania dokumentacji, ale najlepiej zrobić to niezwłocznie po otrzymaniu wezwania.

Odpowiedzialność biura rachunkowego za niewywiązanie się z obowiązków

O odpowiedzialności biura rachunkowego w związku z niewywiązaniem się z obowiązków można mówić w kilku kontekstach, ponieważ konsekwencje takiego postępowania mogą dotknąć nie tylko reprezentowanego przez biuro klienta, ale i samego biura. Wart podkreślenia jest fakt, że biuro rachunkowe działa na podstawie umowy zawartej z klientem, a zatem może ponosić odpowiedzialność cywilną w przypadku niewywiązania się z obowiązków z tego kontraktu wynikających. Klient ma m.in. prawo do odszkodowania, jeśli na skutek zaniedbań biura zostaną na niego nałożone kary przez urząd skarbowy lub jeśli proces podatkowy nie zostanie przeprowadzony na czas lub jeśli w związku z brakiem profesjonalizmu biura firma klienta poniesie straty wizerunkowe.

Sankcje administracyjne i karne

Wśród najważniejszych sankcji administracyjnych i karnych, jakie mogą grozić biurom rachunkowym, jeśli nie wywiążą się z obowiązku przekazania dokumentacji klienta urzędowi skarbowemu, należałoby wymienić:

• nałożenie grzywny (jeśli biuro nie dostarczy w terminie wymaganych dokumentów lub jeśli uporczywie z organem podatkowym nie współpracuje);
• wszczęcie postępowania egzekucyjnego – może do niego dojść w sytuacji, kiedy pomimo wielokrotnych wezwań biuro nie przekazuje wymaganych dokumentów;
• ograniczenie lub pozbawienie wolności.

Przykłady konsekwencji prawnych

Najlżejszą karą, jaka może spotkać biuro rachunkowe za niewywiązywanie się terminowo z opisywanego tu obowiązku, to nałożenie grzywny.

Istnieją jednak dużo poważniejsze konsekwencje, z jakimi biuro rachunkowe musi się liczyć, jeśli będzie postępować w sposób nierzetelny i nieprofesjonalny, rażąco lekceważąc obowiązujące przepisy. Nap za utrudnianie lub uniemożliwianie przeprowadzenia kontroli skarbowej może grozić nawet kara pozbawienia wolności. Podobnie w sytuacji, gdy przedstawiona zostanie nierzetelna dokumentacja (tzn taka zawierająca nieprawdziwe/sfałszowane dane).

Prawa klienta w kontekście przekazywania dokumentów

Klient biura rachunkowego w całym opisywanym w niniejszym artykule procesie jest podmiotem, a nie przedmiotem i w związku z tym posiada określone prawa. Dotyczą one zarówno ochrony jego interesów, jak i zasad, na których biuro rachunkowe może działać w jego imieniu.

Wśród najważniejszych przysługujących klientowi biura rachunkowego praw należałoby wymienić:

• prawo do ochrony tajemnicy zawodowej – zgodnie z nim klient ma prawo oczekiwać, że biuro rachunkowe nie ujawni więcej informacji, niż jest to wymagane przez organy podatkowe i prawo w ogóle i że będzie chronić interesy swojego kontrahenta;
• prawo do autoryzacji działań – zgodnie z nim klient może wyrazić zgodę na ujawnienie pożądanych przez organ podatkowy dokumentów oraz ustanowić ograniczenia w pełnomocnictwie wobec biura rachunkowego;
• prawo do uzyskania kopii przekazywanych dokumentów;
• prawo do zaskarżenia decyzji urzędu skarbowego, zasadne do zastosowania w przypadku, kiedy klient uzna, że dokumenty przekazane przez biuro rachunkowe do urzędu skarbowego, zawierały nieprawidłowe dane lub były przygotowane w sposób nierzetelny.

Informowanie klienta o przekazaniu dokumentacji

Klient powinien zostać powiadomiony przez biuro rachunkowe nie tylko o przekazaniu dokumentacji, ale również o fakcie zawnioskowania przez organ podatkowy o jej wydanie. Powinien znać zakres wydanych dokumentów a także podstawę prawną oraz cel ich przekazania. Biuro rachunkowe jest zobowiązane do dostarczenia kopii wezwania swojemu klientowi, chyba że jest to zakazane prawem w konkretnej sytuacji.

Ochrona danych osobowych klienta

Biuro rachunkowe, działając na zlecenie i dobrze pojętym interesie klienta, jest zobowiązane m.in. do przetwarzania jego danych zgodnie z przepisami RODO. W kontekście współpracy z organami podatkowymi, biura rachunkowe powinny przekazywać jedynie te dane, które które są niezbędne do realizacji żądań urzędu. Do ochrony danych klienta biuro powinno wykorzystywać zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, aby uniemożliwić dostęp do nich osobom do tego nieuprawnionym.

Jeśli z jakichś powodów klient uzna, że bezpieczeństwo danych firmowych nie było wystarczająco dobrze chronione przez biuro rachunkowe i że na skutek zaniedbań doznał on jakichś szkód, może zgłosić skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych albo dochodzić swoich praw przed sądem cywilnym.

Najczęstsze pytania dotyczące przekazywania dokumentów przez biura rachunkowe

Wśród pytań dotyczących przekazywania dokumentów przez biura rachunkowej najczęściej pojawiają się te odnoszące się do kompetencji biura rachunkowego w kontakcie z organami podatkowymi oraz zasad postępowania biura po zakończeniu współpracy z klientem. Warto zatem rozwiać pojawiające się w tej materii wątpliwości.

Czy biuro rachunkowe może odmówić przekazania dokumentów?

Odpowiedź na to pytanie brzmi: tak, ale w ściśle określonych przypadkach. Odmowa nie może wynikać z braku dobrej woli biura i niechęci podjęcia współpracy z urzędem skarbowym, ale z okoliczności, które zwalniają je z takiej konieczności.

Biuro nie jest zobligowane do przekazania dokumentów np. wtedy, kiedy urząd nie wskazał konkretnego przepisu, na podstawie którego wysuwa żądanie przedłożenia dokumentacji albo samo żądanie dotyczy dokumentacji nie związanej z obowiązkami biura wobec klienta. Oczywistym jest też, że biuro nie będzie miało obowiązku wydania dokumentów dotyczących okresu, w którym biuro z danym klientem nie współpracowało.

Wezwanie urzędu nie powinno jednak pozostać bez odpowiedzi. Konieczne jest poinformowanie organu o przyczynach odmowy albo wysłanie prośby o wyjaśnienia bądź uzupełnienie żądania, jeśli jest ono niekompletne.

Odmowa wydania dokumentacji jest także uzasadniona, jeśli biuro nie posiada pełnomocnictwa do reprezentowania klienta albo jeśli przekazanie dokumentów wiązałoby się ze złamaniem tajemnicy zawodowej.

Jakie są obowiązki biura rachunkowego po zakończeniu współpracy z klientem?

Obowiązki biura rachunkowego po zakończeniu współpracy z klientem wynikają nie tylko z przepisów prawa, ale też z dobrej praktyki zawodowej.

Po pierwsze i najważniejsze – kiedy umowa między biurem a klientem wygaśnie, cała dokumentacja dotycząca firmy musi do właściciela firmy wrócić. W zakres tej dokumentacji wchodzą m.in. Oryginały dokumentów księgowych, dokumentacja podatkowa, księgi rachunkowe oraz akta kadrowo-płacowe pracowników.

Jeśli zdarzy się tak, że z jakichś powodów owa dokumentacja nie zostanie klientowi dostarczona, biuro ma obowiązek jej przechowywania przez określony prawem czas (zwykle jest to 5 lat od końca roku podatkowego, a w przypadku dokumentów kadrowo-płacowych nawet 50 lat).

Do obowiązków biura należy także sporządzenie i przekazanie sprawozdania zamykającego, zawierającego podsumowanie wszystkich działań wykonanych na rzecz klienta.

Przeczytaj także: Samodzielna księgowość: Jak prowadzić księgowość firmy bez biura rachunkowego – Symfonia

Jak zatem widać, biuro rachunkowe ponosi bardzo dużą odpowiedzialność zarówno wobec organów podatkowych, jak i wobec swoich klientów.