W ostatnim czasie wśród właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych można zauważyć wzrost zainteresowania samodzielnym prowadzeniem księgowości firmy. Coraz większa liczba przedsiębiorców rezygnuje z usług zewnętrznego biura księgowego na rzecz prowadzenia księgowości samemu. Sprawdźmy, jak efektywnie  prowadzić księgowość firmy bez pomocy biura rachunkowego z zachowaniem wszelkich norm i zasad.

Spis treści:

• Czym jest samodzielna księgowość?
• Jak zacząć samodzielnie prowadzić księgowość?
• Dokumentacja księgowa w samodzielnej księgowości
• Narzędzia wspierające samodzielną księgowość
• Samodzielna księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)
• Alternatywy dla samodzielnej księgowości
• Podsumowanie: Czy warto prowadzić księgowość samodzielnie?

Czym jest samodzielna księgowość?

W przypadku prowadzenia samodzielnej księgowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych spoczywa na przedsiębiorcy. Do jego zadań należy również ewidencja wszystkich transakcji finansowych związanych z działalnością firmy. Właściciel działalności gospodarczej, który samodzielnie prowadzi księgowość musi mieć świadomość, że indywidualnie i bezpośrednio odpowiada za prowadzenie rejestrów finansowych w firmie, rozliczanie podatków w określonych terminach, tworzenie raportów finansowych oraz przygotowanie i kontrolę nad wszelką dokumentacją księgową.

Wady i zalety samodzielnej księgowości

Prowadzenie księgowości na własną rękę z pewnością jest dużym wyzwaniem dla osób, które wcześniej korzystały z usług profesjonalnego biura księgowego. Jednak wybór tego rozwiązania zapewnia stały dostęp do dokumentów firmy i tym samym daje przedsiębiorcy kontrolę nad jej finansami oraz aktywny udział w procesie zarządzania. Rezygnacja ze współpracy z zewnętrznym biurem to duża oszczędność pieniędzy, które można przeznaczyć na zatrudnienie wykwalifikowanego księgowego lub ewentualnie skorzystanie z wybranych usług biura. Wadą samodzielnego prowadzenia księgowości jest z pewnością konieczność posiadania wiedzy z zakresu rachunkowości i umiejętność wykorzystania jej w praktyce. Ponadto prowadzenie księgowości samemu często jest dużo bardziej czasochłonne.

Czy samodzielna księgowość jest trudna?

Obecnie samodzielna księgowość nie wzbudza obaw wśród przedsiębiorców wybierających tę formę prowadzenia księgowości. Na rynku funkcjonuje wiele serwisów, które w intuicyjny sposób pomagają użytkownikowi przejść przez poszczególne etapy działania np. dają dostęp do fakturowania, umożliwiają samodzielne księgowanie i przesyłanie deklaracji do ZUS czy nawet mają możliwość rozliczenia KPiR oraz ryczałtu ewidencjonowanego.

Jak zacząć samodzielnie prowadzić księgowość?

Główną kwestią, o której należy pamiętać przy zakładaniu własnej działalności gospodarczej lub przejściu ze współpracy z biurem księgowym na samodzielną księgowość, jest zgłoszenie firmy/zmiany do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEIDG), gdzie należy określić, w jakiej formie będzie prowadzona księgowość – biuro rachunkowe, księgowy zatrudniony w firmie czy samodzielna księgowość. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, która jest podstawą do wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Ponadto przedsiębiorca musi pamiętać o zarejestrowaniu się jako podatnik VAT, chyba że w poprzednim roku przychody nie przekroczyły limitu 200 tysięcy złotych lub działalność jest zwolniona z konieczności  rejestracji do podatku VAT z uwagi na art. 43.

Rejestracja firmy w CEIDG

W CEIDG znajdują się najważniejsze informacje dotyczące firmy – w tym te dotyczące formy prowadzenia księgowości. Podczas rejestracji działalności gospodarczej w systemie przedsiębiorca jest zobowiązany do wskazania wybranego rodzaju księgowania. Wobec tego, rezygnacja przez przedsiębiorcę z kontynuacji współpracy z profesjonalnym biurem księgowym i przejście na samodzielne księgowanie wymagają aktualizacji wpisu w CEIDG. Co ważne – dane należy zaktualizować w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy z biurem księgowym. Zgłoszenie zmiany odbywa się poprzez złożenie formularza CEIDG-1.  Wniosek można złożyć przez Internet na stronie Biznes.gov.pl – tam należy wybrać usługę „Zmień dane w CEIDG”. Chcąc zgłosić zmianę online, trzeba posiadać profil zaufany lub e-dowód. Wniosek można złożyć także osobiście w dowolnym urzędzie gminy lub miasta. Po weryfikacji tożsamości urzędnik przyjmuje wniosek i wprowadza go do systemu najpóźniej następnego dnia. Trzecią możliwością na zaktualizowanie danych w CEIDG jest złożenie wniosku korespondencyjnie na adres urzędu gminy lub miasta. W tym przypadku na formularzu musi znajdować się własnoręczny podpis adresata poświadczony notarialnie przed notariusza. Co ważne – aktualizacja danych w CEIDG jest bezpłatna dla przedsiębiorcy. CEIDG przesyła również informacje o zaistniałych zmianach do innych podmiotów – urzędu skarbowego, ZUS/ KRUS, GUS.

Wybór formy opodatkowania: KPiR, ryczałt ewidencjonowany, pełna księgowość

Każda działalność gospodarcza ma obowiązek ewidencjonowania wszystkich transakcji finansowych związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Decydując się na konkretną formę prowadzenia księgowości w firmie  przedsiębiorca powinien kierować się rodzajem prowadzonej działalności oraz względami ekonomicznymi. Przedsiębiorcy mogą zdecydować się na pełną księgowość lub księgowość uproszczoną (Księga Przychodów i Rozchodów, ryczałt ewidencjonowany).

Pełna księgowość to z pewnością najbardziej wymagająca i rozbudowana forma ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, przeznaczona głownie dla: spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowych, spółek komandytowo-akcyjnych oraz wszystkich przedsiębiorców, którzy przekroczyli w danym roku limit przychodu w wysokości 2 000 000 euro. Księgi rachunkowe służą do rejestrowania wszystkich istotnych zdarzeń, wobec tego dzielą się na kilka elementów: dziennik, księgę główną, księgę pomocniczą, zestawienie obrotów, sald, inwentarz.

W przypadku księgowości uproszczonej ustawodawca nie wymaga prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Wykorzystywane są proste formy rejestrowania zdarzeń – Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (księguje przychody i koszty, przedsiębiorca sam wybiera formę opodatkowania) lub ryczałt ewidencjonowany (rejestruje jedynie przychody, od których odprowadza się podatek – bez kosztów).

Obowiązki podatkowe: podatek dochodowy, VAT, ZUS

Wszyscy prowadzący działalność gospodarczą są zobowiązani do płacenia podatków m.in. podatku dochodowego, VAT, ZUS (różnych w zależności od wybranej formy opodatkowania). Co ważne – nieterminowe uiszczenie opłaty może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Jednym z podstawowych podatków, któremu podlega każdy przedsiębiorca osiągający przychody jest podatek dochodowy. Wysokość podatku zależy od zadeklarowanej formy opodatkowania: 12% dla dochodu do 120 000 złotych, 32% dla dochodu powyżej 120 000 złotych lub podatek liniowy 19%. Podatkiem najczęściej kojarzonym z działalnością gospodarczą jest VAT, czyli podatek od towarów i usług. VAT to podatek obrotowy, który dotyczy zarówno produkcji, jak i dystrybucji towarów i usług obciążając tzw. wartość dodaną.

Wysokość podatku VAT zależy od jego stawki. W Polsce podstawową stawką VAT jest 23%, ale stosowane są również: 8% (remont, budowa, modernizacja), 5% (podstawowe towary żywnościowe, czasopisma specjalistyczne), 7% (stawka zryczałtowanego podatku), 0% (transport międzynarodowy). Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest zobligowany do opłacania składek ZUS – społecznej i zdrowotnej. Osoby rozpoczynające swoją przygodę z działalnością gospodarczą mają prawo do tzw. „małego ZUS-u”, czyli preferencyjnych składek ZUS przez okres 24 miesięcy. Po upłynięciu tego terminu przedsiębiorca opłaca składki w pełnej wysokości oraz dodatkowo musi opłacać Fundusz Pracy.

Dokumentacja księgowa w samodzielnej księgowości

Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga od przedsiębiorcy odpowiedzialności i regularności w wykonywaniu zadań. Dokumentacja powinna być prowadzona na bieżąco, aby wszelkie podatki mogły być zapłacone na czas. Do zadań, które osoba prowadząca księgowość samemu powinna robić co miesiąc należą m.in. odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy, opłacanie składek ZUS, składanie deklaracji VAT, odprowadzanie kwoty podatku VAT do urzędu skarbowego, regularne uzupełnianie i kontrola nad podatkową księgą przychodów i rozchodów.

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)

Księga Przychodów i Rozchodów jest najpopularniejszą formą prowadzenia ewidencji działań gospodarczych przez właścicieli małych firm. W KPiR powinny zostać zarejestrowane wszystkie przychody osiągnięte przez firmę oraz poniesione koszty. Ta forma prowadzenia księgowości jest dostępna dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek: cywilnych, jawnych, partnerskich, założonych przez osoby fizyczne – nieprzekraczające limitu przychodu w wysokości 2 000 000 euro. KPiR można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej z wykorzystaniem służących ku temu programów. Obecnie większość przedsiębiorców decyduje się na formę elektroniczną z uwagi na dostępność i intuicyjność obecnych na rynku serwisów.

Chcąc prowadzić księgę w formie elektronicznej, konieczne jest spełnienie następujących warunków: zapisanie szczegółowej instrukcji obsługi programu wybranego do prowadzenia księgi, wykorzystywanie programu umożliwiającego bezzwłoczny wgląd w treści księgi i drukowanie danych w porządku chronologicznym, zapisywanie danych na nośnikach danych, które chronią treści przez zniszczeniem i zniekształceniem. Dane w KPiR powinny być rejestrowane na bieżąco – nie później niż przed rozpoczęciem następnego dnia roboczego. Osoby prowadzące księgę w formie elektronicznej nie mają obowiązku jej drukowania. Podatnik rejestruje w KPiR każdą sprzedaż towaru lub usługi oraz koszty, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu. Na podstawie tych informacji wyliczana jest wysokość podatku dochodowego. KPiR służy przedsiębiorcy przede wszystkim do rozliczania się z urzędem skarbowym, ale również pokazuje pełen obraz działalności firmy na przestrzeni całego roku.

Ewidencja VAT i rejestry VAT

Obowiązkiem każdego podatnika VAT jest prowadzenie rejestru sprzedaży i zakupu VAT. Ewidencja VAT stanowi podstawę do wyliczenia wysokości należnego podatku w danym okresie rozliczeniowym. Ponadto na tej podstawie przedsiębiorca przygotowuje deklaracje podatkowe dla urzędu skarbowego. Podatnicy regularnie przekazują organom podatkowym Jednolity Plik Kontrolny (JPK) online. Ustawodawca od 2004 roku wymaga, aby rejestry VAT były prowadzone w formie elektronicznej (z wykorzystaniem profesjonalnych programów komputerowych). Przepisy nie określają konkretnego wzoru ewidencji, ale w dokumencie muszą znaleźć się następujące dane:

• przedmiot opodatkowania,
• podstawa opodatkowania,
• wysokość kwoty/korekt podatku należnego,
• wysokość kwoty/korekt podatku naliczonego,
• kwoty podatku, które podlegają wpłacie do urzędu na mikrorachunek podatkowy,
• dane służące do identyfikacji poszczególnych transakcji.

Do prowadzenia ewidencji VAT przedsiębiorca opiera się głównie na: fakturach, okresowych raportach generowanych z kas fiskalnych, paragonach, dokumentach celnych itp.

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi KPiR i wykorzystuje w swojej działalności gospodarczej środki trwałe jest zobowiązany do ewidencjonowania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Obowiązek ten dotyczy również rozliczających się ryczałtem ewidencjonowanym. Środkiem trwałym jest każda rzecz stanowiąca własność lub współwłasność podatnika, będąca gotowa do użytkowania w momencie przyjęcia do używania np. budynki, lokale, maszyny, środki transportu, urządzenia. Przedsiębiorca powinien korzystać z tych środków przez co najmniej rok, na potrzeby związane z prowadzeniem danej działalności gospodarczej. Brak ewidencji środków trwałych i niematerialnych w firmie sprawi, że dokonanych odpisów amortyzacyjnych nie będzie można wykazać jako kosztów uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu

W ewidencji przebiegu pojazdu przedsiębiorca rejestruje wszelkie wydatki (paliwo, serwisy, opłaty za przejazd autostradami, niezbędne naprawy) poniesione na eksploatację pojazdów wykorzystywanych w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Warto pamiętać, że tymi wydatkami nie mogą być koszty modyfikacji lub ulepszenia pojazdu. Celem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest podkreślenie, że jest on wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych.

Narzędzia wspierające samodzielną księgowość

Samodzielne prowadzenie księgowości jest w dzisiejszych czasach dobrym rozwiązaniem dla właścicieli małych firm. Rynek oferuje wiele intuicyjnych programów, które automatyzują pracę księgowego, dzięki czemu minimalizują ryzyko błędu i oszczędzają czas. Dużo rzeczy można zrobić elektronicznie np. wystawić fakturę, prowadzić KPiR, a nawet tworzyć rzetelne raporty finansowe.

Programy księgowe: mOrganizer finansów, mKsięgowość

Przykładem tego typu programów wspierających prowadzenie księgowości samemu są: mOrganizer finansów oraz mKsięgowość skierowane do klientów mBanku. Serwis mOrganizer oferuje się jako produkt, który oszczędza czas oraz usprawnia prowadzenie biznesu i spraw księgowych. Program w zależności od potrzeb klienta umożliwia wybór jednej z trzech opcji prowadzenia księgowości: wystawianie faktury i obsługa dedykowanej księgowej, prowadzenie księgowości samemu i pomoc księgowej przy zamknięciu miesiąca czy sprawdzeniu dokumentów, samodzielne prowadzenie księgowości. Program mOrganizer finansów pozwala użytkownikowi na:

• darmowe wystawianie faktur bez względu na ich ilość – system kontroluje płatności i wysyła przypomnienia do klientów,
• pozyskanie danych przez OCR ze zdjęć faktur,
• łatwe filtrowanie faktur z podziałem na opłacone i nieopłacone,
• zdalne przekazanie faktur do księgowej,
• automatycznie obliczanie podatków,
• przechowywanie wszystkich potrzebnych dokumentów w jednym miejscu.

Z kolei mKsięgowość to połączenie konta bankowego i zarządzania finansami firmy. W tym przypadku system również umożliwia szybkie wystawianie faktur, bezproblemowe płatności, automatyczne wyliczanie podatków oraz wsparcie profesjonalnego księgowego blisko firmy lub online. Jest to opcja dostępna dla firm posiadających konto w mBanku i prowadzących księgowość uproszczoną.

Księgowość online: automatyzacja procesów księgowych

Celem automatyzacji procesów księgowych jest przede wszystkim oszczędność czasu i możliwość intuicyjnego wykonywania konkretnych działań. W dzisiejszych czasach dużym plusem dla właścicieli firm jest elektroniczny obieg dokumentów. W większości przypadków nie trzeba wychodzić z domu, aby załatwić sprawę urzędową. Ponadto z reguły instytucje przekazują między sobą pozyskane informacje, więc nie ma konieczności składania tego samego wniosku w wielu miejscach. Specjalistyczne programy są nauczone tworzenia schematów księgowych, czyli pewnych mechanizmów pokazujących jak system ma rejestrować i rozliczać konkretne transakcje finansowe.

OCR i automatyczne księgowanie dokumentów

Równie ważnym narzędziem wspierającym samodzielne prowadzenie księgowości jest skanowanie faktur OCR (skrót OCR oznacza optyczne rozpoznawanie znaków). Funkcja OCR polega na odczytaniu tekstu ze zdjęcia lub zeskanowanego dokumentu – głównie danych z faktur: dane kontrahenta, numer i data wystawienia faktury, termin płatności, kwota netto i brutto, stawki VAT. Pozyskane w ten sposób informacje wystarczy jedynie zweryfikować – system sam je zaksięguje po wybraniu odpowiedniego schematu księgowego.

Samodzielna księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzenie księgowości samemu  jest dobrym rozwiązaniem, które zapewnia oszczędność czasu i pieniędzy, a także pełną kontrolę nad finansami i kondycją firmy. W tym celu warto jednak zainwestować w dobry i intuicyjny program księgowy minimalizujący ryzyko popełnienia błędu, a gwarantujący wygodne załatwianie spraw księgowych online.

Księgowość uproszczona dla JDG

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych mają to szczęście, że mogą prowadzić księgowość uproszczoną, czyli wspomnianą wcześniej Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub ewidencję ryczałtu. KPiR może prowadzić przedsiębiorca, który wybrał opodatkowanie podatkiem liniowym lub na zasadach ogólnych. Warto pamiętać, że w księdze muszą znaleźć się wszystkie zdarzenia gospodarcze – przychody, jak i koszty ich uzyskania. Z kolei ewidencja ryczałtu polega na rejestrowaniu jedynie przychodów bez poniesionych kosztów. Ewidencja transakcji powinna być prowadzona w sposób chronologiczny. Podatek od przychodów obliczany jest według danej stawki ryczałtu.

Zaliczki na podatek dochodowy i JPK

Wysokość podatku dochodowego nie jest stała dla danej działalności. Zaliczki na podatek dochodowy są wyliczane na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów. W KPiR rejestrowane są wszystkie zdarzenia gospodarcze w firmie m.in. przychody uzyskane ze sprzedaży, przychody niebędące bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, zakup materiałów i towarów handlowych, pozostałe koszty związane z prowadzeniem działalności. Podatnicy VAT muszą pamiętać o regularnym wysyłaniu JPK, czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego, który zawiera informacje o wszystkich transakcjach firmy w danym okresie rozliczeniowym. Wszystkie dane potrzebne do wygenerowania JPK są pobierane z programu księgowego firmy i później wysyłane do urzędu skarbowego.

Alternatywy dla samodzielnej księgowości

Przedsiębiorca, który nie chce prowadzić księgowości bezpośrednio ma szereg innych opcji. Przede wszystkim dla osób niepewnych i bojących się odpowiedzialności najlepszym wyjściem będzie korzystanie ze wsparcia księgowego w konkretnych przypadkach np. do zamknięcia miesiąca czy wysyłania deklaracji do urzędu. Popularnym rozwiązaniem typowym dla większych firm jest zatrudnienie w firmie własnego księgowego. Sprawuje on profesjonalną opiekę nad działaniami księgowo-finansowymi i pomaga w wyborze najkorzystniejszych rozwiązań. Trzecią alternatywą jest nawiązanie współpracy z profesjonalnym biurem rachunkowym.

Zatrudnienie biura rachunkowego

Zatrudnienie biura rachunkowego do prowadzenia księgowości w firmie to bardzo bezpieczna, ale niestety kosztowna opcja. Wówczas sprawami finansowymi zajmują się specjaliści w tej dziedzinie, którzy mają wiedzę nie tylko na temat poprawnego sporządzania i przekazywania dokumentów, ale również w kryzysowych sytuacjach potrafią podpowiedzieć najkorzystniejsze dla firmy rozwiązanie sytuacji. Współpraca z biurem rachunkowym jest szczególnie pożądana w przypadku działalności, które prowadzą pełną księgowość.

Przeczytaj także: Program do fakturowania online: jak wybrać najlepsze rozwiązanie? – Symfonia

Księgowość online vs. księgowa online

Księgowość online polega przede wszystkim na wykorzystywaniu profesjonalnych programów księgowych do wystawiania faktur itp. Wiele serwisów poszerza swoje usługi i tym samym pozwala użytkownikowi na skorzystanie z usług doradcy, który udzieli wsparcia w konkretnej sytuacji. To doskonała opcja dla przedsiębiorców, którzy prowadzą księgowość samemu, ale nie chcą popełniać błędów w sporządzaniu dokumentów. Z kolei księgowa online najczęściej zajmuje się prowadzeniem wszystkich spraw księgowych w firmie. Przy wykorzystaniu obecnych programów istnieje możliwość przesyłania faktur księgowej online. To alternatywa dla osób, które nie chcą samodzielnie prowadzić księgowości, a nie mają czasu na regularne pojawianie się w biurze rachunkowym i nie mają biura umożliwiającego zatrudnienie własnego księgowego. Wszystkie formalności załatwiane są elektronicznie.

Podsumowanie: Czy warto prowadzić księgowość samodzielnie?

Samodzielne prowadzenie księgowości to z pewnością duże wyzwanie dla osób, które nie miały wcześniej styczności z księgowością, ale jednocześnie jest to korzystna opcja dla właścicieli małych firm. Gwarantuje oszczędność czasu i pieniędzy oraz zapewnia aktywny udział przedsiębiorcy w zarządzaniu firmom również pod kątem finansowym. Aktualnie rynek oferuje szeroki wachlarz profesjonalnych i intuicyjnych programów księgowych, które pomogą w prowadzeniu księgowości nawet laikowi.