E‑Deklaracje funkcjonują od lat i dla wielu księgowych są integralną częścią pracy – wygodnym narzędziem, pozwalającym działać niezależnie od godzin pracy urzędów. Jednak czy powszechność oznacza pełne wykorzystanie potencjału? Jak e‑Deklaracje funkcjonują w praktyce i z jakimi wyzwaniami mierzą się dziś biura rachunkowe? Odpowiedzi na te pytania przynosi raport „Badanie świadomości i korzystania z e‑Deklaracji” – pobierz go bezpłatnie i poznaj realny obraz cyfryzacji w księgowości. 

E‑Deklaracje w biurze rachunkowym: standard, choć wciąż nie w pełni wykorzystany 

Raport powstał na podstawie kompleksowego badania rynku, opartego na opiniach 200 biur rachunkowych z całej Polski, przygotowanego na zlecenie Symfonii, przez Centrum Badawczo‑Rozwojowe Biostat. Wyniki badania potwierdzają: e‑Deklaracje są dziś standardem pracy biur rachunkowych. Niemal wszyscy respondenci mają świadomość, czym są e-Deklaracje, a znaczna część korzysta z nich od wielu lat. Co trzecie biuro wykorzystuje je już od ponad dekady, a kolejne 25% od 5 do 10 lat. Oznacza to, że mówimy o dojrzałym rozwiązaniu, głęboko zakorzenionym w praktyce księgowej. 

Jednocześnie badanie pokazuje, że sam fakt używania e-Deklaracji w biurze rachunkowym nie zawsze idzie w parze z pełnym wykorzystaniem możliwości tego narzędzia. Spytani o funkcje e-deklaracji, które wykorzystują na co dzień, respondenci wskazują głównie te podstawowe: wysyłka deklaracji, pobieranie UPO, korekty oraz podpis elektroniczny. Funkcjonalności wspierające organizację pracy, takie jak zarządzanie większą liczbą deklaracji, oznaczanie dokumentów czy lepszy podgląd historii, pozostają znacznie mniej popularne. 

Cyfryzacja procesów w biurach rachunkowych: wysoki poziom, różne tempo  

W kontekście całej organizacji pracy biur rachunkowych raport przynosi istotny wniosek: cyfryzacja stała się normą, choć jej poziom bywa różny. Prawie połowa badanych deklaruje, że większość procesów w ich biurze realizowana jest cyfrowo, a 13,5% mówi wręcz o niemal pełnej digitalizacji działań. Tradycyjna, papierowa forma pracy występuje już marginalnie. 

Warto jednak zauważyć, że stopień cyfryzacji silnie koreluje z doświadczeniem biura. Im dłużej biuro funkcjonuje na rynku, tym częściej korzysta z szerszego zakresu narzędzi i funkcji cyfrowych. Młodsze podmioty zwykle zaczynają od podstaw i stopniowo rozszerzają zakres automatyzacji: 

• 96,5% badanych zna pojęcie e-Deklaracji,
• 33% biur rachunkowych korzysta z nich od ponad 10 lat,
• 7,3% używa e-Deklaracji krócej niż rok.

Jak wygląda codzienna praca z e‑Deklaracjami w biurze rachunkowym? 

Badanie pokazuje, że do obsługi e‑Deklaracji biura rachunkowe najczęściej wykorzystują bezpośrednio stronę podatki.gov.pl – tak odpowiedziała blisko połowa respondentów. Specjaliści czasami łączą wykorzystanie aplikacji rządowych i komercyjnych. Takie rozwiązanie daje większe możliwości dopasowania do indywidualnych potrzeb czy lepszego przepływu dokumentów i danych z głównym systemem wykorzystywanym w danym biurze do rozliczeń. 

Jeśli chodzi o źródła wiedzy, księgowi pozostają ostrożni i pragmatyczni. Największym zaufaniem cieszą się oficjalne kanały, przede wszystkim strona Ministerstwa Finansów. Dużą rolę odgrywają także webinary, szkolenia oraz materiały przygotowywane przez producentów oprogramowania księgowego. Wymiana wiedzy branżowej między biurami ma mniejsze znaczenie, choć rośnie ono wraz z doświadczeniem rynkowym. 

Przeczytaj również: Jak przyspieszyć pracę z e-Deklaracjami – praktyczny przewodnik dla biur rachunkowych  

Największe korzyści e‑Deklaracji według biur rachunkowych  

Respondenci raportu jednoznacznie wskazują na korzyści płynące z korzystania z e‑Deklaracji. Najczęściej wymieniane to oszczędność czasu, możliwość składania dokumentów 24/7, przyspieszenie procesów oraz ograniczenie papierowej dokumentacji. Dla wielu biur to realne usprawnienie pracy i większa przewidywalność działań. 

Jednak korzystanie z e‑Deklaracji nie jest wolne od problemów. Prawie 80% biur doświadczyło w ostatnim roku problemów technicznych, takich jak błędy systemu, zawieszanie się aplikacji czy trudności z wysyłką dokumentów. Przekłada się to nie tylko na opóźnienia w realizacji obowiązków, ale także na stres pracowników i konieczność szybkiego reagowania w najbardziej newralgicznych momentach rozliczeń – często pod presją czasu i oczekiwań klientów. 

To właśnie w tym obszarze szczególnego znaczenia nabiera jakość i kompatybilność systemów księgowych wykorzystywanych w biurach rachunkowych. Stabilne, dobrze zintegrowane oprogramowanie nie eliminuje wszystkich problemów po stronie systemów publicznych, ale realnie ogranicza ich skutki – usprawnia procesy, automatyzuje część działań i daje księgowym większą kontrolę nad obsługą deklaracji. W efekcie technologia staje się nie tylko narzędziem do wysyłki dokumentów, ale realnym wsparciem w codziennej, odpowiedzialnej pracy biura rachunkowego. 

Oprogramowanie ma znaczenie 

Raport pokazuje, że programy księgowe są generalnie dobrze oceniane pod względem współpracy z e‑Deklaracjami, choć różnice pomiędzy systemami są zauważalne. Dla biur rachunkowych kluczowe są stabilność, aktualność oraz integracja z procesami księgowymi. Odpowiednie narzędzie pozwala nie tylko złożyć deklarację, ale też ograniczyć liczbę błędów, lepiej zarządzać dokumentami i zwiększyć efektywność zespołu.

Wypełnij formularz i pobierz bezpłatny raport: