Urlop szkoleniowy – komu przysługuje i ile trwa w 2026 r.?

Urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania albo spółdzielczej umowy o pracę, jeśli podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jego wymiar zależy od celu nauki i wynosi 6 albo 21 dni, a za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Najważniejsze informacje

1. Urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z sytuacji wymienionych w art. 103² § 1 KP.
2. Wymiar urlopu szkoleniowego zależy od rodzaju egzaminu albo etapu studiów i wynosi 6 albo 21 dni.
3. Urlop szkoleniowy udzielany jest w dni pracy pracownika zgodnie z jego rozkładem czasu pracy, a nie w dniach wolnych.
4. Pracodawca nie może zmniejszyć wymiaru urlopu szkoleniowego, jeśli pracownik spełnia ustawowe przesłanki.
5. Gdy nauka odbywa się bez zgody pracodawcy, zamiast urlopu szkoleniowego w grę mogą wchodzić jedynie urlop bezpłatny lub zwolnienie bez prawa do wynagrodzenia.

Czym jest urlop szkoleniowy?

Urlop szkoleniowy to szczególne uprawnienie pracownicze przewidziane w Kodeksie pracy dla osoby, która zdobywa albo uzupełnia wiedzę i umiejętności zawodowe. Nie chodzi jednak o samo uczestnictwo w kursie, szkole czy na studiach, ale o to, czy mamy do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w rozumieniu ustawy.

Kodeks pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Od inicjatywy albo zgody pracodawcy zależy zastosowanie art. 103¹ KP, natomiast urlop szkoleniowy przysługuje tylko w przypadkach określonych w art. 103² § 1 KP.

Sama przydatność studiów czy kursu dla firmy jeszcze nie wystarcza. Potrzebna jest inicjatywa pracodawcy albo jego zgoda na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Taka zgoda nie musi od razu oznaczać, że firma sfinansuje naukę. Może ograniczać się wyłącznie do akceptacji kształcenia, a mimo to po stronie pracownika pojawiają się ustawowe uprawnienia.

Komu przysługuje urlop szkoleniowy?

Komu przysługuje urlop szkoleniowy? Przede wszystkim pracownikowi w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli osobie zatrudnionej w ramach stosunku pracy. Oznacza to, że uprawnienie nie obejmuje umów cywilnoprawnych, ale nie ogranicza się wyłącznie do umowy o pracę.

Nie ma przy tym znaczenia staż pracy, długość zatrudnienia ani to, czy pracownik jest zatrudniony na pełny etat, czy w niepełnym wymiarze czasu pracy. Liczą się dwie kwestie: istnienie stosunku pracy oraz to, że pracodawca wyraził zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych albo sam je zainicjował.

Pracownik podnoszący kwalifikacje za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy ma prawo do płatnego zwolnienia na obowiązkowe zajęcia, a do urlopu szkoleniowego tylko w przypadkach i wymiarze określonych w art. 103² § 1 KP.

Warto od razu rozróżnić dwie sytuacje. Jeżeli pracownik uczy się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, zastosowanie mają przepisy z art. 103¹-103⁵ Kodeksu pracy. Jeżeli zdobywa wiedzę samodzielnie, bez takiej zgody, wchodzi w grę art. 103⁶, a wtedy nie ma ustawowego prawa do płatnego wolnego.

Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje?

Wymiar urlopu szkoleniowego zależy od tego, do jakiego egzaminu przystępuje pracownik albo na jakim etapie studiów się znajduje. Ustawodawca nie pozostawił tu pracodawcy swobody uznaniowej.

Sytuacja	Wymiar urlopu szkoleniowego
Pracownik przystępujący do egzaminów eksternistycznych	6 dni
Pracownik przystępujący do egzaminu maturalnego	6 dni
Pracownik przystępujący do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego	6 dni
Ostatni rok studiów: przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego	21 dni

To ważne, bo w obiegu funkcjonuje wiele uproszczeń. Przykładowo 21 dni nie przysługuje za każdy rok studiów ani na każdą sesję. Ten wymiar dotyczy wyłącznie ostatniego roku studiów i jest powiązany z przygotowaniem pracy dyplomowej oraz przygotowaniem się i przystąpieniem do egzaminu dyplomowego. Nie chodzi więc o dowolne wolne na naukę, ale o ściśle wskazany etap związany z obroną pracy dyplomowej.

Równie istotne jest to, że pracodawca nie może zmniejszyć wymiaru urlopu szkoleniowego. Jeżeli pracownik spełnia ustawowe warunki, 6 dni dla osoby przystępującej do odpowiedniego egzaminu albo 21 dni w ostatnim roku studiów przysługuje w pełnym wymiarze.

Jak udziela się urlopu szkoleniowego?

Urlop szkoleniowy jest powiązany z harmonogramem pracy konkretnej osoby. Przepisy wprost stanowią, że udziela się go w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Ma to kilka praktycznych skutków. Po pierwsze, urlopu szkoleniowego nie wykorzystuje się w soboty, niedziele ani inne dni wolne, jeśli nie są one dla danej osoby dniami pracy. Po drugie, przy pracy zmianowej albo niestandardowym grafiku trzeba patrzeć na indywidualny rozkład czasu pracy, a nie ogólny kalendarz firmy. Po trzecie, tego uprawnienia nie rozlicza się godzinowo jak urlopu wypoczynkowego, lecz dniami pracy.

W praktyce udzielenie urlopu szkoleniowego następuje na podstawie wniosku pracownika. Kodeks pracy nie narzuca rozbudowanego formularza, ale wniosek o urlop szkoleniowy powinien jasno wskazywać termin, podstawę skorzystania z urlopu oraz dokument potwierdzający przystąpienie do egzaminu albo etap studiów, jeśli jest to potrzebne do organizacji pracy.

Za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. To odróżnia ten urlop zarówno od urlopu bezpłatnego, jak i od niektórych innych zwolnień od pracy.

Urlop szkoleniowy a zwolnienie z całości lub części dnia pracy

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie zawsze oznacza tylko kilka dni wolnego przed egzaminem. Pracownikowi mogą przysługiwać również zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie dotrzeć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

To rozwiązanie ma duże znaczenie przy studiach, kursach czy szkoleniach odbywających się w godzinach pracy. Jeżeli zajęcia zaczynają się przed końcem dniówki albo pracownik musi wcześniej wyjechać do innego miasta, przepisy pozwalają udzielić zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Za ten czas również przysługuje wynagrodzenie.

Nie należy mylić tego uprawnienia z urlopem wypoczynkowym. Udzielenie urlopu wypoczynkowego nie zastępuje obowiązku pracodawcy, jeśli spełnione są przesłanki z Kodeksu pracy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Kiedy urlop szkoleniowy nie przysługuje?

Najczęstsze nieporozumienie dotyczy sytuacji, w której pracownik uczy się prywatnie, bez inicjatywy pracodawcy i bez jego zgody. Wtedy nie działa mechanizm z art. 103¹-103⁵ Kodeksu pracy, a więc nie przysługuje urlop szkoleniowy ani płatne zwolnienie na zajęcia.

W takiej sytuacji pracownik może co najwyżej uzgodnić z pracodawcą urlop bezpłatny albo zwolnienie z pracy bez prawa do wynagrodzenia. Nie jest to jednak uprawnienie ustawowe, lecz efekt porozumienia stron.

Trzeba też uważać na inne uproszczenie: nie każda forma nauki daje prawo do urlopu szkoleniowego. Samo podnoszenie kwalifikacji zawodowych może otwierać drogę do płatnych zwolnień na zajęcia, ale wymiar urlopu szkoleniowego ustawodawca powiązał wyłącznie z konkretnymi egzaminami i z ostatnim rokiem studiów. Uczestnik studiów podyplomowych, kursu certyfikacyjnego albo szkolenia branżowego nie nabywa z tego tytułu ustawowego urlopu szkoleniowego, choć pracodawca może dobrowolnie przyznać dodatkowe wolne.

Umowa szkoleniowa i dodatkowe świadczenia

Jeżeli pracodawca chce szerzej uregulować wzajemne prawa i obowiązki stron, niż wynika to wprost z ustawy, może zawrzeć z pracownikiem umowę szkoleniową. Taka umowa powinna określać wzajemne prawa i obowiązki, w szczególności związane z finansowaniem nauki, ewentualnym pozostawaniem w zatrudnieniu po jej zakończeniu czy zasadami rozliczenia dodatkowych świadczeń.

Przepisy przewidują jednak ważne ograniczenie. Umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy tego rozdziału Kodeksu pracy. Oznacza to, że nie można nią zmniejszyć wymiaru urlopu szkoleniowego, odebrać prawa do wynagrodzenia ani pogorszyć ustawowej pozycji pracownika.

Nie w każdej sytuacji trzeba podpisywać osobny dokument. Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, zawarcie umowy nie jest obowiązkowe.

Pracodawca może też przyznać dodatkowe świadczenia. Mogą to być opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki czy zakwaterowanie. To jednak zależy od decyzji pracodawcy, a nie od minimalnego obowiązku ustawowego.

Czy pracownik musi zwrócić koszty nauki?

To pytanie wraca regularnie, zwłaszcza gdy firma finansuje studia, kurs lub inne formy uzupełniania wiedzy. Kodeks pracy dopuszcza obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę, ale tylko w zakresie dodatkowych świadczeń i wyłącznie w określonych przypadkach.

Obowiązek zwrotu kosztów dodatkowych świadczeń może powstać w przypadkach określonych w art. 103⁵ pkt 1–4 KP, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu lub w czasie podnoszenia kwalifikacji. Co ważne, ten okres nie może przekroczyć 3 lat.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może żądać wszystkiego. Zwrot dotyczy dodatkowych świadczeń finansowanych przez pracodawcę, a nie wynagrodzenia wypłaconego za czas urlopu szkoleniowego czy płatnych zwolnień. Jeżeli więc firma finansowała studia na podstawie umowy szkoleniowej, nie może automatycznie domagać się zwrotu każdego kosztu związanego z nauką bez sprawdzenia, czy zachodzą ustawowe przesłanki.

Przykład 1.

Specjalistka ds. kadr studiuje zaocznie zarządzanie zasobami ludzkimi. Pracodawca wyraził zgodę na studia, ale nie finansuje czesnego. W piątki część zajęć zaczyna się o 14:00, a jej dniówka trwa do 16:00. Pracownica może korzystać z płatnego zwolnienia z części dnia pracy, jeżeli zajęcia są obowiązkowe, a zwolnienie obejmuje czas niezbędny na dojazd oraz czas ich trwania.

Przykład 2.

Młodszy księgowy kończy studia i w ostatnim roku przygotowuje pracę dyplomową, a za dwa tygodnie ma egzamin dyplomowy. Jeżeli wcześniej uzyskał zgodę pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, przysługuje mu 21 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego. Tego wymiaru pracodawca nie może skrócić tylko dlatego, że w zespole trwa gorący okres zamknięcia miesiąca.

Znaczenie dla działu kadr i płac

Z perspektywy organizacyjnej urlop szkoleniowy wymaga prawidłowego rozliczenia nieobecności, wynagrodzenia i dokumentacji. W praktyce dział kadrowo-płacowy powinien umieć odróżnić sytuację, w której pracownik korzysta z ustawowego uprawnienia na podstawie Kodeksu pracy, od sytuacji, gdy strony uzgadniają jedynie urlop bezpłatny albo niepłatne zwolnienie.

To szczególnie ważne tam, gdzie firma często zgadza się na rozwój kompetencji pracowników. W takim środowisku uporządkowany obieg wniosków, zgód pracodawcy i zapisów umowy szkoleniowej ułatwia zarówno zgodność z przepisami, jak i codzienną pracę zespołu. Właśnie tu dobrze sprawdzają się rozwiązania wspierające procesy kadrowo-płacowe, takie jak Symfonia ePłace, bo pomagają utrzymać porządek w ewidencji nieobecności i dokumentów.

Podsumowanie

Urlop szkoleniowy to konkretne uprawnienie wynikające z Kodeksu pracy, a nie ogólne wolne na naukę. Przysługuje wyłącznie pracownikowi w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli osobie zatrudnionej w ramach stosunku pracy, gdy podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jego wymiar wynosi 6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie albo egzaminu zawodowego oraz 21 dni w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego. Urlop jest płatny, udzielany w dniach pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy i nie zależy od stażu pracy. Jeżeli nauka odbywa się bez zgody pracodawcy, pracownik nie nabywa prawa do tego świadczenia na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o urlop szkoleniowy

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego?

Jeżeli przesłanki z art. 103¹-103² Kodeksu pracy są spełnione, pracownik ma ustawowe prawo do urlopu szkoleniowego. W praktyce spory najczęściej dotyczą tego, czy rzeczywiście doszło do podnoszenia kwalifikacji zawodowych w rozumieniu przepisów oraz czy urlop jest wykorzystywany w ustawowym celu.

Czy niewykorzystany urlop szkoleniowy przechodzi na później?

Kodeks pracy nie przewiduje mechanizmu przenoszenia niewykorzystanego urlopu szkoleniowego na kolejne lata na zasadach właściwych dla urlopu wypoczynkowego. To uprawnienie jest ściśle związane z celem, dla którego zostało przyznane, czyli z przygotowaniem do konkretnego egzaminu albo z przygotowaniem pracy dyplomowej i obroną.

Czy urlop szkoleniowy wlicza się do stażu pracy?

Czas urlopu szkoleniowego pozostaje okresem zatrudnienia w ramach trwającego stosunku pracy, ponieważ pracownik zachowuje w tym czasie prawo do wynagrodzenia i nie dochodzi do przerwania zatrudnienia. Samo prawo do urlopu szkoleniowego nie zależy jednak od stażu pracy.

Czy trzeba złożyć wniosek o urlop szkoleniowy?

W praktyce urlop szkoleniowy jest udzielany na wniosek pracownika. Taki wniosek powinien wskazywać termin wolnego i podstawę jego udzielenia, tak aby pracodawca mógł prawidłowo ocenić prawo do świadczenia i zaplanować organizację pracy.