Terminy dostarczania faktur KSeF

Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur zmieniają się nie tylko zasady wystawiania faktur, ale również terminy, w których podatnik musi je przesłać do systemu Ministerstwa Finansów. W praktyce oznacza to odejście od dotychczasowych terminów dotyczących faktur papierowych i elektronicznych (np. do 15. dnia miesiąca) na rzecz modelu, w którym moment wysłania faktury do KSeF decyduje o jej skutecznym wystawieniu.

Kiedy faktura jest uznana za wystawioną w KSeF?

Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, o ile data wysyłki oraz data wskazana przez podatnika jako „data wystawienia” (pole P_1) są takie same.

Jeżeli podatnik poda w polu P_1 datę wcześniejszą niż dzień, w którym przesyła fakturę do KSeF, dokument zostanie potraktowany jako wystawiony w trybie offline24 (art. 106nda ust. 16). Natomiast nie jest dopuszczalne wskazanie daty późniejszej niż dzień wysyłki — w takim przypadku plik XML zostanie odrzucony przez system.

Terminy wysyłania faktur w przypadku awarii lub niedostępności systemu

Ustawodawca przewidział kilka wariantów dotyczących przesyłania faktur w sytuacjach awaryjnych. Ważne jest tu jednak rozróżnienie, po czyjej stronie leży problem — podatnika czy KSeF.

Awaria po stronie KSeF

Jeżeli niedostępność systemu wynika z awarii infrastruktury po stronie Ministerstwa Finansów:

• podatnik może wystawić fakturę w trybie offline (zgodnie z oznaczeniami),
• ma obowiązek przekazać ją nabywcy „w sposób uzgodniony” (np. PDF),
• musi przesłać ją do KSeF w terminie 7 dni roboczych od momentu przywrócenia działania systemu.

MF publikuje informacje o awariach i ich zakończeniu w BIP.

WAŻNE: Identyfikator sesji/paczki albo identyfikator dokumentu przesłanego do KSeF nie jest numerem KSeF faktury. W UPO właściwy numer znajdziesz w polu „Numer KSeF e-Faktury” – to ten ciąg należy wykorzystywać przy płatnościach, korektach, JPK i w ewidencji.

Chcesz dobrze przygotować się na KSeF? Kliknij baner, wypełnij formularz i pobierz listę kontrolną!

Planowana przerwa techniczna

W przypadku zaplanowanych prac serwisowych MF ogłasza termin przerwy w BIP. Jeżeli podczas tej przerwy podatnik nie jest w stanie przesłać faktury do KSeF, ma prawo wysłać ją w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności, pod warunkiem, że nieudana próba wysyłki faktycznie wynikała z niedostępności systemu.

Awaria po stronie podatnika

Jeżeli podatnik nie może przesłać faktury z przyczyn leżących po jego stronie (np. brak internetu, awaria programu księgowego, problemy techniczne):

• ma obowiązek przekazać fakturę nabywcy w sposób uzgodniony,
• musi przesłać ją do KSeF najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego od ustania przeszkody.

Różne daty sprzedaży, wystawienia i przyjęcia faktury — którą datę uznaje KSeF?

W praktyce często zdarza się, że data sprzedaży (pole P_6), data wystawienia (P_1) i data nadania numeru KSeF różnią się między sobą.

Co do zasady: datą wystawienia i jednocześnie datą odbioru faktury przez nabywcę jest data jej przyjęcia przez KSeF. Jest to wynik przyjętego modelu, w którym odbiór faktury następuje automatycznie poprzez zarejestrowanie jej w systemie.

W konsekwencji: nabywca uwzględnia fakturę w JPK_V7 nie wcześniej niż w dniu jej odbioru w KSeF, natomiast rozliczenie podatku VAT następuje zgodnie z powstaniem obowiązku podatkowego.

Przykład:
Jeżeli faktura została wystawiona 2 maja, ale wysłana i przyjęta przez KSeF dopiero 4 maja, to 4 maja jest datą jej odbioru przez nabywcę.

Tabela: terminy wysyłania faktur do KSeF