Długość czytania:
Drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wystartował 1 kwietnia 2026 r. i obejmuje wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury, w tym MŚP z obrotem od 10 tys. zł miesięcznie. Od tego dnia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF stało się dla nich obowiązkowe, z wyjątkiem najmniejszych podatników – ci dołączą dopiero od 1 stycznia 2027 r. Nowości w II etapie to nie tylko rozszerzenie obowiązku, ale także usprawnienia systemu. Co nowego przygotowało Ministerstwo Finansów i jak się przygotować na KSeF?
KSeF – wnioski z pierwszych miesięcy oraz nowości od kwietnia 2026 r.
Na konferencji prasowej w Ministerstwie Finansów przed startem II etapu wdrożenia podsumowano pierwsze dwa miesiące działania KSeF. Wiceministrowie finansów Marcin Łoboda oraz Zbigniew Stawicki przedstawili statystyki użycia systemu i najczęstsze wątpliwości podatników, a także opowiedzieli o nowościach i planach.
Na dzień 29.03.2026 do KSeF wpłynęło ponad 87 mln faktur od blisko 346 tys. firm. Szybkość reakcji systemu (czas wystawienia UPO) wyniosła średnio zaledwie 0,35 s dla pojedynczego dokumentu.
Użytkownicy najczęściej zgłaszali się z pytaniami dotyczącymi sposobu uwierzytelniania dla podmiotów – wyjaśniamy tę kwestię w dalszej części tekstu. Zapytania dotyczyły też wystawiania i przeglądania faktur oraz konieczności składania druku ZAW-FA przez jednoosobowe działalności gospodarcze. Często pojawiały się również wątpliwości na temat posiadania kilku oddzielnych certyfikatów w przypadku uprawnień do kilku podmiotów – ministrowie potwierdzili, że wystarczy jeden certyfikat.
Od 1 kwietnia KSeF wszedł w decydującą fazę i obejmuje wszystkich przedsiębiorców w zakresie odbierania faktur, a dla dużej części firm obowiązek dotyczy już także ich wystawiania. Dane z pierwszych miesięcy pokazują, że technicznie KSeF działa sprawnie, ale największym wyzwaniem pozostaje praktyczne wdrożenie po stronie firm. Liczne pytania podatników jasno wskazują, że to nie system, lecz procesy i organizacja pracy wymagają dziś największej uwagi. Najbliższe miesiące będą więc testem nie tylko technologii, ale też realnej gotowości biznesu do pracy w nowym modelu.
– Svatlana Vashkevich, ekspertka ds. KSeF w Symfonii
Zmiany i nowości w KSeF
Od 1 kwietnia 2026 r. można wystawiać faktury VAT RR oraz ich korekty (dokumenty wystawiane przez rolników ryczałtowych). Pojawiła się też funkcja zgłaszania scamowych faktur w systemie – można to zrobić jednym kliknięciem.
Na podstawie testów doświadczeń użytkowników wprowadzone zostaną też zmiany interfejsu tak, aby był bardziej intuicyjny i przyjazny. Według założenia Minsterstwa Finansów każda funkcja aplikacji MF związanych z KSeF ma być dostępna w 3 krokach. Planowane są też usprawnienia w zakresie ułatwienia logowania, przejrzystości komunikatów czy odznaczanie faktur, których użytkownik nie chce uwzględniać.
System jest przygotowany na przyjęcie 2,5 mld faktur rocznie i obsługę 120 mln faktur dziennie – Ministerstwo zapewnia, że taka przepustowość zapewni płynne działanie i pozwoli systemowi wytrzymać obciążenie.
Jak jako MŚP wejść w KSeF „last minute”?
Wdrożenie KSeF w ostatniej chwili nie musi oznaczać chaosu – kluczem jest szybkie działanie w oparciu o uporządkowany plan i sprawdzone narzędzia. Poniższe rekomendacje pomogą Ci płynnie wprowadzić firmę w erę KSeFu.
Zacznij od wyboru narzędzia – możesz korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów lub zintegrowanego programu, np. Symfonii KSeF Plus. Zintegrowane programy dają wiele możliwości połączenia ich z systemami, które wykorzystujesz w firmie na co dzień, na przykład do zarządzania finansami.
Zautomatyzuj obsługę faktur KSeF za darmo!
Z oprogramowaniem Symfonii e-fakturowanie staje się proste i naprawdę wygodne! Wypróbuj Symfonię KSeF Plus – uruchom naszą aplikację w wersji freemium i zacznij testowanie bez żadnych opłat i zobowiązań.
Następnie uzyskaj dostęp do systemu. Dostęp do KSeF można uzyskać, logując się Profilem Zaufanym lub przez mObywatela, podpisem kwalifikowanym lub wygenerowanym certyfikatem KSeF, który zapewni stabilną integrację. W przypadku spółek złożenie formularza ZAW-FA jest konieczne wtedy, gdy podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – wówczas służy on do wyznaczenia pierwszej osoby uprawnionej do korzystania z KSeF
Kolejny krok to nadanie uprawnień pracownikom i biuru rachunkowemu oraz przetestowanie procesu wystawiania faktur w środowisku demo. Na koniec dostosuj procedury w firmie i przeszkol odpowiednie osoby w zespole, aby zredukować ryzyko błędów w pierwszych dniach obowiązywania systemu.
Kolejny etap obowiązku KSeF na starcie sprowadzi trochę cyfrowego zamieszania, ot choćby kolejne pytania: „czyja to faktura?”.
Podatnicy – przedsiębiorcy, którzy pozostawili przygotowanie na ostatnią chwilę, będą biegać za integracjami, księgowi – gasić pożary, a biura rachunkowe… rozdawać kawę i instrukcje obsługi.
Jednak gdy opadnie kurz, automatyzacja i jednolity obieg dokumentów zrobią porządek szybciej niż korekta VAT. Z chaosu może wyłonić się szybsza, bo bardziej cyfrowa i bardziej doradcza księgowość – tylko nikt nie obieca, że nie będzie zabawnych anegdot i memów.
– Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji w Symfonii
Certyfikat offline – co to jest, do czego służy i jak go uzyskać?
Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne wydawane przez Ministerstwo Finansów, które potwierdza tożsamość osoby lub podmiotu w systemie Krajowego Systemu e-Faktur. Jego głównym celem jest zapewnienie bezpiecznego i zautomatyzowanego korzystania z KSeF, zarówno w procesie uwierzytelniania, jak i przy wystawianiu faktur w trybie offline. Certyfikat można stosować w zintegrowanych narzędziach zewnętrznych, co ułatwia obsługę dużych wolumenów dokumentów i automatyzację procesów.
Wyróżniamy dwa typy certyfikatów KSeF:
- Typ 1 (uwierzytelnianie) – służy do logowania się do systemu KSeF i wykonywania operacji zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
- Typ 2 (certyfikat offline) – niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline, np. w przypadku awarii systemu, poprzez oznaczenie faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy.
Aby uzyskać certyfikat, należy złożyć wniosek w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) dostępnym w domenie KSeF.
Infolinia KSeF i inne źródła wsparcia użytkowników
W przypadku pytań i wątpliwości możesz skorzystać ze szkoleń i materiałów edukacyjnych. Oferuje je nie tylko Ministerstwo Finansów, ale też zewnętrzni dostawcy, którzy często sami są praktykami i dzielą się swoimi sposobami na pracę z KSeF. W przypadku pytań warto skorzystać z dostępnych infolinii, np. Zielonej Linii Symfonii.
Jak nadać uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego? Instrukcja krok po kroku
Nadanie uprawnień w KSeF to kluczowy etap, jeśli chcesz, aby Twoje biuro rachunkowe mogło wystawiać i odbierać faktury w Twoim imieniu. Proces możesz przeprowadzić w pełni elektronicznie:
- Zaloguj się na https://ksef.mf.gov.pl/web/login, używając Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (dla spółek).
- Przejdź do zakładki Uprawnienia i wskaż biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony.
- Określ, jakie prawa nadajesz – może to być dostęp do faktur, ich wystawianie, a nawet możliwość dalszego delegowania uprawnień.
W przypadku większych firm proces może obejmować dodatkowy krok – wyznaczenie administratorów jednostek wewnętrznych (np. oddziałów). Osoba uprawniona (np. prezes zarządu) nadaje im prawa, a oni mogą delegować uprawnienia biurom rachunkowym.
Uprawnienia do KSeF możesz też nadać papierowo. W tym celu musisz wypełnić formularz ZAW-FA, wpisując dane osoby lub podmiotu, któremu chcesz nadać dostęp, a następnie złożyć formularz w odpowiednim urzędzie skarbowym.
Uruchom freemium Symfonii KSeF Plus – zacznij bezpłatne testowanie do 60 operacji rocznie.
Przeglądaj tematy tego artykułu:
Rekomendowany kolejny artykuł:
0 komentarzy