Długość czytania:
Firmy, które myślą o zwiększeniu rentowności, prędzej czy później muszą pochylić się nad problemem, jakim jest ocena skuteczności swoich procesów. Bez znajomości wąskich gardeł, nieprawidłowości i obszarów marnotrawstwa trudno bowiem myśleć o doskonaleniu. Pomocnym rozwiązaniem może okazać się tu audyt wewnętrzny. Prawidłowo przeprowadzony pozwala wyciągnąć wiele ważnych wniosków dotyczących zarządzania biznesem czy organizacji różnego rodzaju działań. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, co to jest audyt wewnętrzny, na czym polega takie badanie i kiedy warto je wykonać!
Spis treści:
- Co to jest audyt wewnętrzny? Definicja pojęcia
- Na czym polega audyt wewnętrzny?
- Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie?
- Czym się różni audyt wewnętrzny od kontroli wewnętrznej?
- Czy audyt wewnętrzny jest potrzebny mojej firmie?
Najważniejsze informacje w skrócie:
- Audyt wewnętrzny to badanie, którego celem jest dostarczenie informacji na temat efektywności procesów oraz identyfikacja obszarów wymagających poprawy.
- Zakres badania może obejmować całą organizację lub wybrane obszary jej działalności, np. finanse, jakość czy bezpieczeństwo danych.
- Podstawowym celem audytu wewnętrznego jest obiektywna ocena funkcjonowania organizacji, z uwzględnieniem takich aspektów, jak np. zgodności z przepisami czy efektywność procesów.
- Systemy ERP mogą skutecznie wspierać proces audytu wewnętrznego dostarczając wielu ważnych informacji na temat przebiegu procesów czy potencjalnych problemów.
Co to jest audyt wewnętrzny? Definicja pojęcia
W nawet najlepiej zarządzanych firmach mogą występować pewne nieprawidłowości, które generują różnego rodzaju straty. Aby je zidentyfikować oraz opracować plan naprawczy, wiele organizacji decyduje się przeprowadzić audyt wewnętrzny. Co to takiego? Definicja zaproponowana przez Instytut Audytorów Wewnętrznych (IIA) wskazuje, że audyt wewnętrzny to niezależne badanie, którego celem jest weryfikacja procesów oraz zaproponowanie usprawnień operacyjnych, jakie warto wdrożyć w ich obszarze. Dzięki niemu organizacja może zdobyć wiedzę i narzędzia, które pozwolą jej skuteczniej osiągać cele biznesowe, zwiększyć efektywność procesów oraz kontrolę nad ich przebiegiem.
Definicja audytu wewnętrznego pojawia się także w ustawie o finansach publicznych. Zgodnie z art. 272 ust. 1 pojęcie to oznacza niezależną i obiektywną działalność, która ma wspierać kierownika danej jednostki w realizacji jej celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności o charakterze doradczym. Aby jeszcze lepiej zrozumieć, co to jest audyt wewnętrzny, warto spojrzeć na to badanie z perspektywy korzyści, jakie może dzięki niemu odnieść organizacja. Wyciągnięte w jego trakcie wnioski pozwalają bowiem ocenić, jak funkcjonują poszczególne procesy, czy są one zgodne z przyjętymi procedurami i przepisami prawa, a także jakiego rodzaju działania naprawcze warto w nich wdrożyć. Jego celem nie jest zatem – jak w przypadku kontroli – wykrywanie błędów, lecz bardziej wspieranie organizacji w rozwoju.
Na czym polega audyt wewnętrzny?
Audyt wewnętrzny polega na ocenie procesów zachodzących w organizacji, biorąc pod uwagę takie kryteria, jak ich stabilność, efektywność czy zgodność z obowiązującymi w firmie procedurami i przepisami prawa. Takie badania można przeprowadzić za pomocą różnych narzędzi. Najczęściej jednak opiera się ono na analizie dokumentów i zapisów, obserwacji działań czy wywiadach z pracownikami. Liczba i rodzaj zastosowanych metod zależą przede wszystkim od zakresu oraz celów audytu. Jeśli koncentruje się on na identyfikacji nieprawidłowości, podstawowym narzędziem będzie obserwacja procesów. W przypadku audytu certyfikacyjnego konieczne mogą okazać się np. przegląd firmowej dokumentacji czy badania jakościowe.
Przeczytaj również: W jaki sposób chmura pomaga w przestrzeganiu przepisów podatkowych
Zakres audytu wewnętrznego
Zakres badania może koncentrować się wyłącznie na określonym obszarze działalności, lub też mieć charakter przekrojowy i dotyczyć wszystkich procesów zachodzących w organizacji. W zależności od tego, co jest przedmiotem analizy, wyróżnia się kilka rodzajów audytów wewnętrznych, np.:
- audyty finansowy,
- audyt jakości,
- audyt operacyjny,
- audyt zarządczy,
- audyt informatyczny,
- audyt bezpieczeństwa.
Nie jest to jednak jedyna klasyfikacja. Biorąc pod uwagę cel badania, można wyodrębnić jeszcze takie rodzaje audytu wewnętrznego, jak np. audyt wstępny, który pozwala na ocenę dojrzałości operacyjnej organizacji czy audyt certyfikacyjny polegający na ocenie zgodności wewnętrznych procedur z daną normą ISO.
Cyfryzacja sektora MŚP w Polsce
Raport Symfonii oraz Związku Przedsiębiorców i Pracodawców
Wypełnij poniższy formularz, aby pobrać e-book
Podstawowe cele i zadania audytu wewnętrznego
Audyt, niezależnie od tego, czy dotyczy całej organizacji, konkretnego projektu, systemu czy procesu, stanowi narzędzie służące przede wszystkim obiektywnej ocenie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Uzyskane w jego trakcie informacje dostarczają menedżerom solidnych podstaw do podejmowania świadomych decyzji zarządczych, a także umożliwiają im zaplanowanie i wdrożenie skutecznych działań naprawczych. Celem audytu wewnętrznego jest też wspieranie organizacji w ciągłym doskonaleniu. Dzięki szczegółowej analizie poszczególnych obszarów działalności można precyzyjnie zidentyfikować te, które wymagają poprawy, oraz zaplanować działania mające na celu zwiększenie efektywności procesów czy zapewnienie ich zgodności z obowiązującymi przepisami.
Przeczytaj również: Chmura a audyt księgowy: co musisz wiedzieć
Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie?
Audyt wewnętrzny to proces, który składa się z kilku etapów:
- przygotowania do audytu,
- przeprowadzenia badań,
- opracowania raportu,
- wdrożenia wniosków poaudytowych.
Zazwyczaj rozpoczyna się on spotkaniem organizacyjnym, w którym uczestniczą osoby odpowiedzialne za badany obszar. W jego trakcie opracowuje się nie tylko harmonogram działań, a także definiuje zakres audytu oraz wybiera narzędzia i metody badawcze. To również moment na omówienie wszelkich kwestii organizacyjnych, dotyczących np. zakresu obowiązków, zasad pracy w zespole czy dostępu do informacji.
Kolejny etap audytu wewnętrznego polega na analizie dokumentacji, przeprowadzaniu wywiadów i obserwacji procesów, a także badań – jeśli zostały zaplanowane. Zgromadzone informacje są szczegółowo dokumentowane w tzw. kartach spostrzeżeń, a następnie analizowane pod kątem zgodności z przyjętymi kryteriami. Po zebraniu wszystkich informacji następuje przygotowanie raportu. W dokumencie można znaleźć nie tylko informacje o przeprowadzonych czynnościach czy wynikach badań, ale także wnioski i rekomendacje, które stanowią podstawę do opracowania planu działań naprawczych.
Kto przeprowadza audyt wewnętrzny?
W wielu firmach audyty wewnętrzne przeprowadzają odpowiednio przeszkoleni pracownicy. Zazwyczaj są to osoby, które dobrze znają wewnętrzne procesy i procedury, a także zdobyły certyfikat potwierdzający ich kompetencje zawodowe. Inaczej wygląda to w przypadku jednostek należących do sektora finansów publicznych. W przepisach ustawy określone zostały bowiem wymogi formalne i kwalifikacyjne dla audytorów wewnętrznych. Zgodnie z nimi, takie badanie może przeprowadzić jedynie osoba, która:
- ma obywatelstwo jednego z państw UE,
- korzysta z pełni praw publicznych i nie była dotychczas karana,
- posiada wyższe wykształcenie oraz kwalifikacje do przeprowadzania audytu wewnętrznego, takie jak np. certyfikat CIA czy CGAP.
Na tym jednak wymagania wobec audytorów wewnętrznych się nie kończą. Aby zapewnić wysoką jakość i obiektywność badań, muszą oni także przestrzegać standardów audytu wewnętrznego. Stanowią one zbiór zasad i wytycznych, które służą nie tylko zapewnieniu niezależności badań, lecz również ujednoliceniu praktyk audytorskich na całym świecie.
Przeczytaj również: Jak oprogramowanie chmurowe pomaga w audytach księgowych?
Czym się różni audyt wewnętrzny od kontroli wewnętrznej?
Audyt i kontrola to pojęcia, które często używane są zamiennie. Ten błąd wynika zazwyczaj z faktu, że oba terminy odnoszą się do kwestii związanych z zapewnieniem nadzoru nad działalnością firmy. Warto jednak pamiętać, że różnią się one zarówno zakresem, jak i celami. Audyt wewnętrzny to proces wspierający, który ma na celu zbadanie występujących w firmie niezgodności, dostarczenie obiektywnych informacji na ich temat oraz wskazanie obszarów wymagających poprawy. Kontrola wewnętrzna ma z kolei charakter operacyjny i w większym stopniu skupia się na wykrywaniu niezgodności i reagowaniu na bieżące problemy.
Symfonia Finanse i Księgowość
Firmowa księgowość pod kontrolą!
Czy audyt wewnętrzny jest potrzebny mojej firmie?
Regularne audyty w połączeniu z odpowiednimi działaniami naprawczymi, mogą okazać się nieocenionym wsparciem w zarządzaniu procesami w firmie. Pozwalają nie tylko zidentyfikować wąskie gardła, błędy i niezgodności, ale także zaplanować takie działania, które przyczynią się do minimalizacji ryzyka wystąpienia niepożądanych zdarzeń. Aby jednak badanie mogło zostać przeprowadzone prawidłowo, audytorzy muszą mieć dostęp do rzetelnych informacji. Tu z pomocą przychodzą systemy ERP pozwalające na prześledzenie przebiegu procesów biznesowych. Na podstawie znajdujących się w nich informacji można łatwo zrekonstruować każdą operację, przeprowadzić analizę błędów, a także wdrożyć mechanizmy, które będą zapobiegały pomyłkom i zapewnią zgodności z przepisami. Taka funkcjonalność okaże się szczególnie przydatna w przypadku audytów finansowych. Jak to wygląda w praktyce? Korzystając z systemu ERP, takiego jak np. Symfonia Finanse i Księgowość, można m.in.:
- przeanalizować zmiany zarejestrowane w dokumentach księgowych (tzw. ślad rewizyjny),
- zautomatyzować operacje masowe, związane np. z rozliczaniem transakcji na podstawie wyciągów bankowych,
- zwiększyć kontrolę nad poprawnością wprowadzonych danych, korzystając z wbudowanych w system mechanizmów,
- zapewnić zgodność prowadzonych ksiąg z obowiązującymi przepisami prawa.
Dzięki takiej funkcjonalności system nie tylko usprawnia procesy audytowe, ale przede wszystkim działa prewencyjnie. Ponieważ każda czynność jest dokumentowana, można szybko zidentyfikować i naprawić ewentualne błędy, a także sprawdzić, czy zapisy w dokumentacji są zgodne z obowiązującymi procedurami.
Rekomendowany kolejny artykuł:
0 komentarzy