ECM – dlaczego jest niezbędny w Twojej firmie? System elektronicznej archiwizacji dokumentów

System ECM służący do elektronicznego zarządzania dokumentacją w firmie, pozwala usprawnić wiele procesów, uporządkować dokumenty, zaoszczędzić cenny czas i zredukować koszty. Co jeszcze sprawia, że warto postawić na niego w swoim przedsiębiorstwie? Sprawdź, jakie są główne funkcje i korzyści tego rozwiązania, w jaki sposób wdrożyć w firmie archiwum elektroniczne i który system wybrać. 

Spis treści:

• Czym jest system elektronicznej archiwizacji dokumentów?
• Różnice między archiwizacją elektroniczną a tradycyjną
• Digitalizacja dokumentów – na czym polega?
• Korzyści z wdrożenia systemu elektronicznej archiwizacji
• Technologie wspierające elektroniczną archiwizację
• Przepisy prawne dotyczące elektronicznej archiwizacji
• Przykłady systemów elektronicznej archiwizacji dokumentów
• Jak wdrożyć system elektronicznej archiwizacji w firmie?
• Przyszłość elektronicznej archiwizacji dokumentów

Czym jest system elektronicznej archiwizacji dokumentów?

ECM to cyfrowa przestrzeń robocza, która umożliwia cyfryzację procesów i znacząco usprawnia zarządzanie firmową dokumentacją. System w znacznym stopniu zwiększa bezpieczeństwo danych, zapewniając jednocześnie oszczędność czasu, kosztów oraz miejsca.

Definicja i podstawowe funkcje

ECM to skrót od Enterprise Content Management. To zintegrowany system do elektronicznego zarządzania, archiwizacji oraz udostępniania dokumentów i danych w firmie. Umożliwia on m.in. zarządzanie dokumentacją przedsiębiorstwa, archiwizowanie danych czy wygodną pracę na treściach w grupie. Wdrożenie systemu w firmie gwarantuje ponadto zgodność z aktualnymi regulacjami prawnymi i zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych. Do podstawowych funkcji systemu ECM należy:

• tworzenie, edytowanie i dystrybucja dokumentów w sposób zorganizowany;
• klasyfikowanie treści w sposób uławiający ich późniejsze wyszukiwanie;
• wygodne zarządzanie procesami, m.in. zatwierdzanie dokumentów (np. wniosków urlopowych);
• wyszukiwanie dokumentacji oraz indeksowanie;
• przechowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
• integracja z innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji.

Różnice między archiwizacją elektroniczną a tradycyjną

Archiwizacja to kluczowy element zarządzania dokumentacją. W ostatnich latach jej elektroniczna forma zyskała znaczącą przewagę nad archiwizacją tradycyjną. W przypadku pierwszej z nich dokumenty są przechowywane w postaci cyfrowej – m.in. właśnie w systemie ECM, na chmurach i dyskach. Dzięki postaci cyfrowych plików można z łatwością przeglądać je na komputerze. W przypadku archiwizacji tradycyjnej dokumenty papierowe są przechowywane w segregatorach i teczkach w szufladach czy szafach, a to wiąże się z potrzebą posiadania dużej ilości dodatkowej przestrzeni i z bardziej czasochłonnym odszukiwaniem dokumentów. Co istotne, w przeciwieństwie do dokumentów archiwizowanych w tradycyjny sposób, elektroniczna wersja dokumentu jest odpowiednio chroniona zarówno przed nieuprawnionym dostępem, jak i przed zniszczeniem czy utratą. Fizyczne archiwa nie gwarantują takiego poziomu bezpieczeństwa. Archiwizacja elektroniczna początkowo może generować nieco wyższy koszt – związany m.in. z zakupem i wdrożeniem systemu czy szkoleniami pracowników – jednak z czasem zapewnia sporą oszczędność. Nie ma bowiem potrzeby wynajmowania przestrzeni biurowych pod archiwum ani częstego drukowania czy wysyłania dokumentów. Tradycyjne archiwizowanie dokumentacji wymaga z kolei zakupu teczek czy segregatorów czy opłacania przestrzeni magazynowej.

 

Kluczowe procesy w elektronicznej archiwizacji dokumentów

Tworzenie archiwum dokumentów w wersji elektronicznej obejmuje kilka kluczowych procesów, które gwarantują bezpieczne przechowywanie danych i przyspieszają codzienną pracę.

Digitalizacja dokumentów – na czym polega?

Digitalizacja dokumentów to wszelkie procesy, których celem jest zamiana dokumentacji w tradycyjnej wersji na jej elektroniczny obieg. Jej kluczowy element stanowi skanowanie dokumentów, czyli przekształcanie ich w postać cyfrową, np. pliki PDF czy JPG – to prosty krok w stronę elektronicznej archiwizacji. Aby dokumentacja była użyteczna i pozwalała np. na przeszukiwanie przy użyciu słów kluczowych, wykorzystuje się technologię OCR. Umożliwia ona przekształcenie obrazów tekstowych w edytowalną treść tekstową.

 

Automatyzacja procesów archiwizacji

Automatyzacja procesów archiwizacji umożliwia ograniczenie ręcznego wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych czynności związanych z archiwizowaniem dokumentów – np. ich wyszukiwaniem w fizycznych teczkach i szafkach. Systemy ECM znacząco usprawniają te procesy, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na innych kluczowych obowiązkach i zaoszczędzić czas. Automatyzacja archiwizacji obejmuje m.in. skanowanie dokumentów, ich automatyczne klasyfikowanie i indeksowanie czy monitoring procesów.

 

Zarządzanie dokumentami w chmurze

Zarządzanie dokumentami w chmurze polega na przechowywania, organizowaniu i przekazywaniu dokumentów dalej przy użyciu chmurowego oprogramowania. Chmura pozwala na wygodny dostęp do danych bez względu na lokalizację użytkownika, a przy tym – gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz ich elastyczność. Uprawnieni pracownicy firmy mogą edytować dokumenty i dodawać do nich komentarze w czasie rzeczywistym. Co więcej, systemy w chmurze pozwalają często na integrację z innymi programami wykorzystywanymi w firmie, np. oprogramowaniem ERP, co jeszcze bardziej usprawnia pracę różnych działów przedsiębiorstwa.

 

Korzyści z wdrożenia systemu elektronicznej archiwizacji

Wprowadzenie elektronicznego archiwum dokumentów wiąże się z korzyściami nie tylko dla firmy – w szczególności dla zespołu IT – ale również dla jej klientów oraz partnerów biznesowych. Dzięki systemowi ECM możliwa jest transformacja cyfrowa, usprawnienie wielu procesów i znaczna oszczędność przestrzeni oraz czasu.

 

Oszczędność czasu i miejsca

Elektroniczne archiwum umożliwia oszczędność zarówno czasu, jak i miejsca, które trzeba byłoby poświęcić na przechowywanie dokumentów. Zamiast w fizycznych teczkach i szufladach są one przechowywane w formie elektronicznej, co znacznie ułatwia m.in. ich odszukiwanie i dystrybucję. Brak potrzeby wynajmu dużych przestrzeni biurowych do przechowywania i archiwizacji dokumentacji pomaga również obniżyć koszty.

 

Szybki dostęp do informacji

Dzięki temu, że cała dokumentacja przechowywana jest w jednym miejscu w systemie, dostęp do konkretnych informacji jest znacznie szybszy i łatwiejszy. Nie ma potrzeby przeglądania fizycznego archiwum w poszukiwaniu jednego dokumentu – zamiast tego wystarczy użyć narzędzi do wyszukiwania i skorzystać np. z odpowiednich słów kluczowych. Wygodny dostęp do danych pozwala usprawnić codzienną pracę i zwiększyć jej efektywność.

 

Bezpieczeństwo danych i ochrona przed utratą

Dokumenty przechowywane w wersji elektronicznej nie są narażone na uszkodzenie, zagubienie i utratę tak jak te w wersji tradycyjnej. Dzięki temu znacznie wzrasta bezpieczeństwo danych dotyczących zarówno przedsiębiorstwa, jak i klientów. Co więcej, systemy ECM oferują zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, m.in. szyfrowanie danych czy kontrolę dostępu. W razie awarii sprzętu przechowywane dokumenty również są odpowiednio zabezpieczone i łatwe do odzyskania.

 

Technologie wspierające elektroniczną archiwizację

W elektronicznej archiwizacji dokumentów wykorzystywane są nowoczesne technologie, które zwiększają poziom bezpieczeństwa danych i wspomagają liczne procesy. Mowa m.in. o szyfrowaniu i backupach danych, certyfikowanych systemach magazynowania czy stosowaniu specjalnych formatów plików.

 

Szyfrowanie danych i kopie zapasowe

Do ochrony archiwizowanych danych wykorzystuje się szyfrowanie, polegające na przekształcaniu danych w taki sposób, aby nieuprawnieni użytkownicy (np. cyberprzestępcy) nie mieli możliwości ich odczytania. Dzięki temu szyfrowanie skutecznie chroni poufne dane, m.in. dane firmowe i osobiste czy informacje finansowe. W elektronicznej archiwizacji dokumentów stosuje się także kopie zapasowe, które zapobiegają utracie istotnych informacji. To kopie dokumentów, które w razie wystąpienia awarii lub uszkodzenia danych można odzyskać.

 

Format plików do długoterminowego przechowywania: PDF/A i TIFF

W celu zapewnienia długoterminowej dostępności przechowywanych dokumentów cyfrowych stosuje się też specjalne formaty plików jak PDF/A czy TIFF. PDF/A to format, który można z łatwością przeszukiwać i aktualizować. Umożliwia on otwieranie i przeglądanie dokumentów nawet po wielu latach bez względu na zmiany w oprogramowaniu. Zawiera on bowiem obrazy, czcionki i inne elementy potrzebne do odczytu danego pliku w przyszłości, bez potrzeby dostępu do innych zewnętrznych zasobów. TIFF to z kolei plik służący do przechowywania grafiki rastrowej i informacji o obrazach, który stanowi skuteczną metodę archiwizacji danych m.in. dzięki opcji odwracalnej kompresji. Wykorzystuje się go głównie do archiwizowania dokumentacji zawierającej skany fotografii, obrazów czy dokumentów.

 

Certyfikowane systemy magazynowania

Elektroniczną archiwizację wspierają również certyfikowane systemy magazynowania zgodne z normami ISO 27001 (dotyczy systemów zarządzaniem bezpieczeństwem informacji), ISO 9001 (dotyczy systemów zarządzania jakością) oraz przepisami RODO (w przypadku danych osobowych). Dzięki temu zapewniają one wysoki poziom bezpieczeństwa oraz integralność przechowywanych danych.

 

 

Przepisy prawne dotyczące elektronicznej archiwizacji

Elektroniczną archiwizację dokumentów regulują różne przepisy prawne – m.in. zapisy Kodeksu pracy, ustawy o rachunkowości czy ustawy o podatku od towarów i usług.

 

Kodeks pracy – art. 94 pkt 9b

Jedną z ustaw, która reguluje kwestie dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej, jest Kodeks pracy. Art. 94 § 9b Kp wskazuje, że pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników, w tym w formie elektronicznej, przez konkretny okres. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres zatrudnienia i przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy – chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy czas. Należy ponadto przechowywać ją w sposób umożliwiający zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności, w warunkach zapobiegających jej uszkodzeniu lub zniszczeniu.

 

Ustawa o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U. 1994 Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) wskazuje, że dokumenty mogą być przechowywane w postaci zdigitalizowanej. Powinny być one jednak zachowane w trwałej, niezmienionej formie – treść papierowego dokumentu zapisanego w postaci pliku PDF lub JPG (pliku nieedytowalnego) nie może być zatem w żadnym stopniu zmodyfikowana. Podatnik musi ponadto zagwarantować możliwość wydruku i swobodnego odszukiwania dokumentów przy użyciu określonych parametrów wyszukiwania. Dokumenty powinny być przechowywane i archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukiwanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność – od momentu ich otrzymania co najmniej przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Podatnik decydujący się na elektroniczną archiwizację musi ponadto zadbać o to, aby procedura była kompletna i szczegółowa.

 

Ustawa o podatku od towarów i usług

Zgodnie z zapisami ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r. poz. 931) dokumenty podatkowe muszą być przechowywane przez określony czas, a prowadzenie archiwum elektronicznego również jest możliwe – o ile spełnia ono warunki związane z autentycznością, integralnością i dostępnością danych. Art. 112 wskazuje, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

 

Przykłady systemów elektronicznej archiwizacji dokumentów

Na rynku dostępne są różne systemy stworzone z myślą o firmach, którym zależy na automatyzacji procesów związanych z obiegiem i archiwizacją dokumentów.

 

EBI24 – funkcje i zastosowanie

EBI24 to system do elektronicznej archiwizacji dokumentów przeznaczony zarówno dla jednoosobowych i małych firm, jak również dla dużych korporacji. Do jego głównych funkcjonalności należy obsługa dokumentów (m.in. faktur i umów), tworzenie własnych szablonów dokumentów, odbiór i akceptacja przesyłek, archiwizacja, generowanie raportów, zarządzanie dostępem do dokumentacji czy praca z kilkoma oddziałami/spółkami. Program umożliwia także elektroniczne podpisywanie dokumentów czy korzystanie z różnych języków oraz walut. Dużym atutem jest możliwość integracji oprogramowania EBI24 z różnymi systemami księgowymi (m.in. Symfonią) i bankowymi. Zarządzanie dokumentacją jest w tym przypadku możliwe za pośrednictwem wygodnej aplikacji mobilnej. System znajduje zastosowanie m.in. w logistyce, finansach czy administracji.

 

ADE (Archiwum Dokumentów Elektronicznych) w administracji publicznej

Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) umożliwia przyjmowanie, gromadzenie i udostępnianie w formie elektronicznej dokumentów oraz pozostałych materiałów wytworzonych przez jednostki administracji publicznej i inne podmioty. Jego głównym celem jest usprawnienie procesów archiwizacji dokumentów elektronicznych oraz zarządzanie nimi w sposób zgodny z przepisami prawa. ADE znajduje zastosowanie m.in. w urzędach, sądach oraz instytucjach rządowych i samorządowych, które zarządzają na co dzień dużą liczbą dokumentów administracyjnych.

 

AMODIT – zaawansowane zarządzanie dokumentami

System AMODIT to zaawansowane narzędzie do efektywnego zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi w różnych organizacjach. Kluczową funkcję systemu stanowi opcja dodawania i organizowania dokumentów związanych ze sprawami. Elektroniczny system obiegu dokumentów ze sztuczną inteligencją, platforma low-code, raporty BI, podpisy elektroniczne, gotowe moduły – to tylko kilka spośród wielu jego funkcjonalności. System zapewnia szybką, wygodną archiwizację i gwarantuje porządek w dokumentacji. To rozwiązanie stworzone głównie dla branży finansowej, produkcyjnej, informatycznej, telekomunikacyjnej, a także dla firm związanych z turystyką, motoryzacją czy gastronomią.

 

Iron Mountain i usługa eVault

System Iron Mountain oferuje digitalizację archiwum dokumentów oraz swoje autorskie narzędzie służące do zarządzania zasobami cyfrowymi – platformę eVault. Zapewnia ona pełną kontrolę firmowej dokumentacji, umożliwiając m.in. sprawdzanie ich statusu, lokalizacji, kosztów składowania i innych informacji cennych dla przedsiębiorstwa. Usługami Iron Mountain interesują się głównie firmy z branży finansowej, produkcyjnej, prawnej, energetycznej, publicznej czy też z zakresu służby zdrowia.

 

Jak wdrożyć system elektronicznej archiwizacji w firmie?

Wdrożenie systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów w firmie to proces, na który składa się kilka etapów. Co więcej, wymaga on dokładnego planowania i stosowania się do najlepszych praktyk.

 

Etapy wdrożenia i najlepsze praktyki

Wdrożenie elektronicznej archiwizacji obejmuje:

• analizę potrzeb przedsiębiorstwa i stworzenie szczegółowego planu implementacji z uwzględnieniem celów firmy, potrzeb organizacyjnych, budżetu, zasobów ludzkich i wymagań względem systemu;
• wybór odpowiedniego systemu;
• przygotowanie infrastruktury do obsługi nowego oprogramowania;
• planowanie integracji z innymi wykorzystywanymi w firmie programami;
• szkolenie personelu z zakresu funkcjonalności, korzyści oraz samej obsługi systemu ECM;
• wdrożenie systemu zarządzania dokumentacją i migrację dokumentów;
• monitorowanie działania systemu oraz zmian, jakie nastąpiły po jego implementacji, a w razie potrzeby – optymalizacja procesów.

 

Wybór odpowiedniego systemu dla potrzeb firmy

Wybór systemu ECM dopasowanego do potrzeb przedsiębiorstwa to jeden z najważniejszych kroków w procesie wprowadzenia elektronicznego archiwum. Podczas poszukiwań odpowiedniego rozwiązania warto przeprowadzić dokładny research i ocenić różnych dostawców. System powinien nie tylko odpowiadać na wymagania firmy i pomagać w realizacji jej celów, ale również być funkcjonalny, skalowalny i kompatybilny z innymi aplikacjami. Pomocne mogą się zatem okazać opinie użytkowników oraz testy systemu przed jego ostatecznym wdrożeniem.

Przeczytaj także: ERP dla e-commerce – jaki system ERP do obsługi sklepu internetowego wybrać? – Symfonia

Unikanie pułapek podczas implementacji

Jedną z głównych pułapek w trakcie implementacji systemu ECM może być niewystarczająca analiza firmowych potrzeb. Program, który nie odpowiada do końca wymaganiom i celom organizacji, nie przyniesie bowiem oczekiwanych efektów. Problemem może być też brak planu wdrożenia oprogramowania i migracji danych – to właśnie dzięki niemu cały proces może być sprawnie realizowany, bez pomyłek i błędów. Pułapką z pewnością okaże się także brak testów wdrożeniowych i niewystarczające przeszkolenie pracowników. Unikając tych błędów, można cieszyć się skuteczną implementacją i jej pozytywnymi skutkami.

 

Przyszłość elektronicznej archiwizacji dokumentów

Nowoczesne technologie rozwijają się z roku na rok, a to oznacza, że elektroniczna archiwizacja dokumentów zależy m.in. od rozwoju sztucznej inteligencji czy rozwiązań chmurowych. Na jej przyszłość z pewnością wpłyną również dyrektywy WCAG 2.0.

 

Rozwój technologii chmurowych

Istotną rolę w archiwizacji dokumentów odgrywają rozwiązania chmurowe – a z roku na rok ich popularność będzie coraz większa. Do ich największych atutów należy:

• dostępność z każdego miejsca i o każdej porze;
• możliwość zarządzania dokumentami w czasie rzeczywistym;
• zgodność z aktualnymi przepisami;
• wysoki poziom bezpieczeństwa danych;
• oszczędność czasu i kosztów.

Z czasem chmura całkowicie zastąpi tradycyjne lokalne systemy.

 

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w archiwizacji

Automatyzacja procesów i zastosowanie AI w zarządzaniu dokumentami już teraz stają się normą – a w przyszłości wykorzystanie sztucznej inteligencji w archiwizacji będzie jeszcze większe. W znacznym stopniu wpływa ona bowiem na efektywność i szybkość procesu, jest w stanie klasyfikować dokumenty, rozpoznawać tekst w skanowanych dokumentach, wykrywać ewentualne nieprawidłowości i archiwizować oraz usuwać dane w sposób automatyczny.

 

Wpływ przepisów WCAG 2.0 na dostępność systemów

WCAG 2.0 (Web Content Accessibility Guidelines) to wytyczne opracowane przez organizację World Wide Web Consortium (W3C), mające na celu m.in. zapewnienie dostępności systemów archiwizacji dokumentów dla osób z niepełnosprawnościami (np. niewidomych czy z ograniczoną sprawnością ruchową). Wdrożenie tych reguł w systemach ECM będzie odgrywało w przyszłości bardzo ważną rolę. Dostawcy rozwiązań będą musieli zatem skupić się m.in. na tym, aby archiwizowane w nich dokumenty:

• oferowały intuicyjny interfejs i były łatwe w obsłudze oraz w pełni zrozumiałe dla każdego użytkownika;
• były kompatybilne z narzędziami wspomagającymi, np. czytnikami ekranowymi czy urządzeniami do sterowania głosem;
• posiadały odpowiednie opisy alternatywne dla osób z problemami ze słuchem;
• działały na różnych typach urządzeń.

Dzięki temu systemy staną się dostępne dla wszystkich użytkowników.