Jak zautomatyzować pobieranie faktur z KSeF?

Choć do obsługi KSeF wystarczą darmowe rozwiązania, to jednak mają one jedną dość istotną wadę – nie informują o nowych fakturach przychodzących. W praktyce oznacza to tyle, że aby nie przeoczyć żadnego dokumentu, ktoś w organizacji musi regularnie logować się na platformę KSeF Ministerstwa Finansów i ręcznie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury. Przy niewielkiej skali działalności da się nad tym zapanować, ale wraz ze wzrostem liczby kontrahentów taki model pracy będzie po prostu nieefektywny i ryzykowny. Właśnie dlatego warto zautomatyzować pobieranie faktur z KSeF i włączyć je w codzienny obieg dokumentów. W tym wszystkim może Ci pomóc Symfonia eDokumenty.

Nieoczywiste problemy związane z KSeF

Na pierwszy rzut oka logika działania KSeF wydaje się prosta. Faktury są wystawiane w jednym, centralnym systemie, mają ujednolicony format i są dostępne online. W praktyce jednak, poza samą technologią, pojawia się kilka nieoczywistych wyzwań, o których łatwo zapomnieć przy wdrożeniu. Jednym z nich jest odbieranie faktur przychodzących. KSeF nie wysyła żadnych powiadomień o nowych dokumentach, więc to na podatniku spoczywa obowiązek regularnego sprawdzania systemu. Jeśli ten proces nie jest zautomatyzowany, bardzo szybko przestaje być bezpieczny i skalowalny.

Brak automatyzacji w pobieraniu faktur a KSeF – dlaczego to problem?

Ręczne sprawdzanie KSeF działa tylko do pewnego momentu. Przy kilku fakturach miesięcznie jest jeszcze możliwe do opanowania, ale przy kilkunastu dziennie zaczyna być uciążliwe. A przy kilkudziesięciu lub kilkuset fakturach miesięcznie staje się poważnym zagrożeniem dla terminowości i porządku w księgowości.

Nie jest to jednak problem wyłącznie organizacyjny, bo brak automatyzacji w procesie odbierania faktur z KSeF może prowadzić do bardzo konkretnych konsekwencji biznesowych, takich jak:

• opóźnienia w księgowaniu dokumentów i problemy z terminowym odliczeniem VAT,
• nieterminowe płatności, naliczanie odsetek oraz utrata rabatów handlowych,
• brak pełnej wiedzy o zobowiązaniach firmy, co utrudnia planowanie płynności finansowej,
• bałagan przy zamykaniu okresów rozliczeniowych, gdy faktury „odnajdują się” w ostatniej chwili,
• ryzyko przeoczenia dokumentu i związane z tym poważne konsekwencje formalne.

Właśnie dlatego szybkie odbierania faktur z KSeF nie jest tylko dobrą praktyką, ale jednym z podstawowych elementów całego procesu pracy z dokumentami kosztowymi. Jeśli firma chce zachować kontrolę nad kosztami i terminami płatności, ręczne sprawdzanie systemu nie może być podstawą działania.

Przeczytaj również: Najczęstsze błędy w obiegu faktur po wdrożeniu KSeF

Rozwiązanie: automatyczne pobieranie faktur z KSeF dzięki Symfonii eDokumenty

Problem ręcznego sprawdzania KSeF znika w momencie, gdy pobieranie faktur przestaje zależeć od człowieka. Taki efekt można osiągnąć, łącząc platformę KSeF z elektronicznym obiegiem faktur — na przykład z Symfonią eDokumenty. W wyniku integracji obu rozwiązań faktury przychodzące są automatycznie pobierane z KSeF i od razu trafiają do systemu obiegu dokumentów, który następnie przesyła je do odpowiednich osób w firmie. Bez logowania się do portalu, bez szukania nowych dokumentów i ich ręcznego pobierania z KSeF.

Przeczytaj również: Jak przyspieszyć akceptację faktur kosztowych po wdrożeniu KSeF?

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF to jednak nie wszystko, co możesz zyskać

Symfonia eDokumenty to system elektronicznego obiegu dokumentów, który pomaga nie tylko zautomatyzować pobieranie faktur z KSeF, ale też zarządzać ich przepływem w całej organizacji. W przeciwieństwie do samej platformy KSeF, która pełni rolę repozytorium dokumentów, eDokumenty obejmują cały proces — od momentu wpływu faktury do firmy aż po jej rozliczenie i archiwizację.

W praktyce oznacza to, że faktura pobrana z KSeF od razu zostaje włączona w pełny proces obiegu. System rejestruje dokument, nadaje mu status, przypisuje odpowiednią ścieżkę akceptacji i przekazuje go do kolejnych etapów — opisu merytorycznego, akceptacji oraz rozliczenia. Cały proces kończy się zapisaniem dokumentu w cyfrowym archiwum, gdzie można go łatwo odnaleźć nawet po dłuższym czasie.

Symfonia eDokumenty pozwala przy tym:

• ustawiać odrębne ścieżki obiegu dla poszczególnych jednostek rozliczeniowych, jeśli firma z nich korzysta,
• zarządzać uprawnieniami i poufnością dokumentów, np. w przypadku faktur pracowniczych lub wrażliwych kosztów,
• definiować reguły obiegu, takie jak:
  – „faktury od dostawcy X → dział Y”,
  – „koszty IT → kierownik IT”,
• korzystać z powiadomień workflow, dzięki którym osoby odpowiedzialne za kolejne etapy dostają jasny sygnał, że dokument czeka na ich działanie i nie „utknie” w systemie.

Dzięki temu zyskujesz trzy podstawowe korzyści:

• timing — faktura pojawia się w systemie od razu po wystawieniu w KSeF,
• kompletność — nic nie ginie po drodze i każdy dokument ma swój status,
• kontrolę — pełny wgląd w to, na jakim etapie znajduje się faktura i kto za niego odpowiada.

Przeczytaj również: Poufne faktury w KSeF – jak ograniczyć dostęp do danych wrażliwych

Poznaj możliwości Symfonii eDokumenty

KSeF zmienia sposób wystawiania faktur, ale nie rozwiązuje problemu ich odbierania i dalszego obiegu w firmie. Dopiero połączenie platformy KSeF z elektronicznym obiegiem dokumentów pozwala zachować kontrolę nad kosztami, terminami i rozliczeniami. Jeśli chcesz zobaczyć, jak dokładnie działa automatyczne pobieranie faktur z KSeF, skorzystaj z możliwości przetestowania Symfonii eDokumenty, by przekonać się, jak program wpisze się w procesy w Twojej organizacji.

Przetestuj za darmo!