Dlaczego warto przestawić się na korzystanie z korespondencji elektronicznej

W dobie cyfryzacji i rosnącej ilości dokumentów elektronicznych, zarządzanie korespondencją w firmach i instytucjach staje się coraz bardziej skomplikowane. Moduł e-Doręczenia w aplikacji Symfonia Obieg Dokumentów jest odpowiedzią na te wyzwania. Oto kilka kluczowych powodów, dla których warto korzystać z tego rozwiązania:

 

Automatyzacja procesu korespondencji: Moduł umożliwia automatyczne odbieranie i wysyłanie dokumentów, co znacząco oszczędza czas pracowników.

Zwiększenie efektywności i redukcja błędów: Automatyzacja minimalizuje ryzyko ludzkich błędów i przyspiesza procesy wewnętrzne.

Dostępność i łatwość użytkowania: Intuicyjny interfejs użytkownika pozwala na szybką adaptację pracowników do nowego systemu.

Zgodność z nowoczesnymi standardami bezpieczeństwa: Elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczniejszy od tradycyjnego, papierowego.

 

Funkcjonalność e-Doręczenia w aplikacji Symfonia Obieg Dokumentów

Odbieranie wiadomości

Użytkownik po kliknięciu przycisku „Odbierz” otrzymuje informacje o ilości dokumentów dostępnych do pobrania. System umożliwia również automatyczne, cykliczne pobieranie wiadomości zgodnie z ustawionym harmonogramem.

Przeglądanie i przekazywanie dokumentów

Po otrzymaniu wiadomości, użytkownik może zapoznać się z treścią i załącznikami, a następnie przekazać dokument do dalszego obiegu w systemie.

Tworzenie i wysyłanie korespondencji

W przypadku potrzeby odpowiedzi lub inicjowania nowej korespondencji, użytkownik tworzy pismo wychodzące, uzupełnia szczegóły (np. odbiorca, opis) i wybiera opcję „Wyślij”.

Zarządzanie dyspozycjami i sprawdzanie statusu

System umożliwia zarządzanie dyspozycjami wysyłania oraz sprawdzanie statusu doręczenia poszczególnych przesyłek, co jest szczególnie przydatne przy wielu odbiorcach.

Integracja z dziennikami korespondencji

Moduł pozwala na automatyczne rejestrowanie wiadomości przychodzących i wychodzących w odpowiednich dziennikach korespondencji, co ułatwia zarządzanie dokumentacją.

Dostosowanie uprawnień i konfiguracja

Aplikacja pozwala na konfigurację uprawnień dla różnych użytkowników, co zwiększa bezpieczeństwo i elastyczność w zarządzaniu dokumentami.

Wysyłka hybrydowa

Oprócz korespondencji elektronicznej, moduł umożliwia wysyłanie wiadomości w formie hybrydowej, tj. wydrukowanej i dostarczanej przez Pocztę Polską.

Dodatkowo, przewiduje się rozszerzenie obowiązku korzystania z systemu e-doręczeń na wszystkie podmioty publiczne, co stanowi kolejny krok w kierunku cyfryzacji i uproszczenia komunikacji między sektorem publicznym a biznesem. To rozwiązanie ma na celu zwiększenie efektywności, bezpieczeństwa oraz przejrzystości w wymianie dokumentów, wspierając jednocześnie dalszą cyfryzację gospodarki.

Moduł e-Doręczenia w aplikacji Symfonia Obieg Dokumentów to nowoczesne narzędzie, które usprawnia proces zarządzania korespondencją w firmach i instytucjach. Jego funkcjonalności, takie jak automatyzacja, bezpieczeństwo, łatwość użytkowania, i integracja z innymi systemami, czynią go cennym rozwiązaniem w codziennej pracy.