Dokumentacja elektroniczna – obowiązek czy przymus? 

Digitalizacja biznesu nabiera tempa, coraz więcej procesów i aktywności gospodarczych przenosi się do przestrzeni cyfrowej. Wiele z tych procesów jest poniekąd wymuszanych przez przepisy. Wprowadzenie elektronicznych kontroli podatkowych, jednolitych plików kontrolnych, faktur elektronicznych czy cyfryzacja dokumentów pracowniczych to tylko niektóre przykłady.

Dodatkowo, sama praktyka życia biznesowego, konieczność dostosowania się do wymagań klientów powodują, że przed transformacją cyfrową nie ma już odwrotu. Niekiedy jednak część procesów wciąż pozostaje prowadzona w formie tradycyjnej, np. archiwizacja dokumentów w formie papierowej. Czy digitalizacja dokumentacji jest obowiązkowa? Podpowiadamy.  

Na barkach przedsiębiorców ciąży bardzo wiele obowiązków wymaganych przepisami prawa. Cześć z nich dotyczy prowadzenia dokumentacji i archiwizacji dokumentów. Ogólnie rzecz biorąc, można powiedzieć, że przepisy nakazują firmom archiwizowanie dokumentacji. Różne przepisy regulują zarówno formę, jak i czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji. Na pewno jednak warto zawrócić uwagę, że obowiązek ten generuje dla przedsiębiorców określone koszty. Czy w związku z tym istnieje możliwość ograniczenia bądź znacznej redukcji obciążenia finansowego firmy związanego z prowadzeniem dokumentacji?  

Dokumentacja kadrowa – cyfrowa czy papierowa? 

Przypomnijmy, że jeszcze do końca 2018 r. firmy miały obowiązek przechowywania akt pracowników w formie papierowej. Do tego czasu przedsiębiorstwa mogły też dobrowolnie posiadać archiwa cyfrowe. Od początku 2019 r. pracodawcy mają wybór w jakiej formie będą prowadzić akta osobowe pracowników – można wybrać formę papierową lub cyfrową. Co ważne, wybierając np. formę cyfrową, przedsiębiorstwo nie musi już posiadać archiwum papierowego. 

Archiwum e-faktur  

Bardzo podobnie sprawa wygląda w obszarze księgowym. Przepisy nakładają na podatników obowiązek przechowywania faktur przez okres pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym podatnik opłacił daninę. Obowiązek ten jest identyczny zarówno w przypadku faktur papierowych, jak i elektronicznych.  

Jednakże bardzo wiele zmieni się w tym zakresie po wprowadzeniu obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, co najprawdopodobniej nastąpi z początkiem 2024 r. Od tego czasu, wszystkie faktury wystawiane w Polsce będą przesyłane i przechowywane w centralnym systemie. W rzeczywistości zniknie obowiązek przechowywania faktur przez samego podatnika. Co ważne, system będzie przechowywał faktury elektroniczne przez okres aż dziesięciu lat.  

Korzyści z dokumentacji elektronicznej 

Niezależnie od tego czy organizujesz dokumentację pracowniczą czy zarządzasz dokumentami finansowymi czy może zajmujesz się całościowym obiegiem dokumentów w firmie – korzyści z przejścia na formę cyfrową są bezdyskusyjne.  

W odróżnieniu od archiwum tradycyjnego, wersja cyfrowa nie zabiera wiele miejsca. Tysiące stron faktur, umów, deklaracji i innego rodzaju dokumentów może być przechowywana w formie cyfrowej na niewielkim dysku elektronicznym. Dokumentacja elektroniczna to nie tylko oszczędność miejsca, ale przede wszystkim niższe koszty. Na pewno odpadają nam koszty samego papieru, materiałów eksploatacyjnych i serwisu urządzeń drukujących oraz energii niezbędnej by je zasilić.  

Dokumentacja elektroniczna usprawnia wewnątrzfirmowy obieg dokumentów. Daje gwarancję, że żaden z nich nie zagubi się na czyimś biurku, nie zaginie w czasie podróży do pracy czy zostanie uszkodzony. W każdej chwili, każdy uprawniony uczestnik elektronicznego obiegu dokumentacji może mieć dostęp do informacji na jakim etapie załatwiania sprawy znajduje się konkretny, interesujący go dokument.  

Jeżeli mówimy o obszarze kadrowym, zwróćmy uwagę, jak bardzo prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej ułatwia pracę działów kadrowych. Specjaliści HR nie tracą czasu na szukanie informacji, którą mogą uzyskać z poziomu komputera w ciągu kilku sekund. Nie trzeba wspominać jakim ułatwieniem dla działów kadrowych jest elektroniczny obieg dokumentów w warunkach pracy zdalnej czy hybrydowej, kiedy pracownicy wykonują swoje obowiązki w różnych lokalizacjach.  

Warto też zwrócić uwagę na kwestię bezpieczeństwa. Niektórzy przedsiębiorcy tłumaczą swoje opory przed cyfryzacją właśnie obawami o bezpieczeństwo dokumentacji w formie elektronicznej. Co się może stać z danymi w przypadki awarii serwera, pożaru, zalania czy innego rodzaju katastrofy? Specjaliści także w tym przypadku uspokajają, że dane cyfrowe są z reguły znacznie lepiej zabezpieczone niż archiwa tradycyjne. Digitalizacja umożliwia bowiem tworzenie kopii zapasowych (nawet codziennie), co powoduje, że nawet w przypadku fizycznego zniszczenia serwera, na którym się znajdują (prawdopodobieństwo takie zdarzenia i tak jest minimalne), dostęp do kluczowych dla firmy organizacji nadal jest zachowany.