Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Inwentaryzacja w biurze rachunkowym

Piotr Kowalski

Piotr Kowalski

Ekspert w Symfonii

Długość czytania:

8 listopada 2023

Przeprowadzenie inwentaryzacji to obowiązek każdego przedsiębiorcy prowadzącego księgi rachunkowe. Na czym właściwie ona polega, jakie wyróżniamy jej metody i w jaki sposób należy ją wykonać? Sprawdźmy!

 

Inwentaryzacja – co to takiego?

Inwentaryzacją nazywamy zespół czynności rachunkowych mających na celu sporządzenie spisu z natury składników majątku – pieniężnych i rzeczowych – oraz źródeł ich pochodzenia na dany dzień. To pewnego rodzaju wewnętrzna kontrola umożliwiająca określenie różnic między stanem rzeczywistym a stanem zaksięgowanym. Przeprowadza się ją na ostatni dzień roku obrotowego, a dotyczące jej zasady wyszczególnione są w Ustawie o rachunkowości. Możemy wyróżnić kilka rodzajów inwentaryzacji – roczną, ciągłą, doraźną, cykliczną, nadzwyczajną, częściową oraz kontrolną.

 

Metody inwentaryzacji

Metoda przeprowadzania inwentaryzacji powinna opierać się na rodzaju, wielkości i specyfice zasobów przedsiębiorstwa. Najpopularniejsze z nich to:

  • spis z natury;
  • metoda pośrednia uproszczona;
  • potwierdzenie sald;
  • metoda weryfikacji.

 

Spis z natury

Spis z natury to najczęstsza metoda inwentaryzacji w firmach prowadzących księgi rachunkowe. Umożliwia on określenie faktycznie posiadanej liczby składników majątku. Co ważne, podlegają mu jedynie składniki, które można zmierzyć i policzyć, np. gotowe wyroby z magazynu, produkty przeznaczone do sprzedaży; materiały pomocnicze, półwyroby czy odpady produkcyjne.

Przeczytaj także: Zamknięcie roku finansowego w biurze rachunkowym – Symfonia

Metoda pośrednia uproszczona

Metodę pośrednią uproszczoną stosuje się w przypadku, gdy wykonanie spisu z natury nie jest możliwe. Wówczas składniki majątkowe spisywane są w przybliżeniu w oparciu o oszacowania i pomiary. Oprócz tzw. prób reprezentatywnych można porównać daną jednostkę do podobnych składników majątkowych lub skorzystać z pomocy ekspertów.

 

Potwierdzenie sald z kontrahentami

Kolejną metodą inwentaryzacji jest potwierdzenie sald, czyli dwustronne potwierdzenie stanów księgowych. Umożliwia ono sprawdzenie zgodności zapisów z firmowej dokumentacji z rzeczywistym stanem aktywów.

 

Metoda weryfikacji stanu ewidencyjnego

Metoda weryfikacji polega na porównywaniu danych z ksiąg rachunkowych z innymi zapisami – np. rejestrami, dokumentami źródłowymi czy kartotekami operacji.

 

Podstawowe cele inwentaryzacji

Rzetelna inwentaryzacja umożliwia dokładne ustalenie braków bądź nadwyżek i zrozumienie wszelkich rozbieżności w stanie rzeczywistym a tym ujętym w ewidencji. Oprócz ustalenia stanu składników majątkowych przedsiębiorstwa ma ona na celu także:

  • zapobieganie kradzieżom, oszustwom i innym nieprawidłowościom w zarządzaniu firmowym majątkiem;
  • kontrolę wiarygodności sprawozdań finansowych danej firmy;
  • sprawdzenie rzetelności ksiąg rachunkowych;
  • ocenę przydatności gospodarczej składników majątku;
  • stworzenie podstaw do rozliczenia osób odpowiedzialnych za konkretne składniki majątkowe.

 

Inwentaryzacja w biurach rachunkowych krok po kroku

Podobnie jak w innych przedsiębiorstwach, inwentaryzacja musi zostać wykonana w każdym biurze rachunkowym. Do jej przeprowadzenia zobowiązany jest główny księgowy, jednak powinna być ona wykonywana w co najmniej dwuosobowym zespole i w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie za dane mienie. Bezpośrednia odpowiedzialność za dokładne wykonanie technicznych zadań inwentaryzacyjnych spoczywa na członkach tzw. komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych, z kolei nad całością inwentaryzacji czuwa kierownik. Spis z natury – najczęściej wykonywany rodzaj inwentaryzacji – obejmuje:

  • organizacyjne i formalne przygotowania do remanentu – powołanie komisji inwentaryzacyjnej i jej przewodniczącego, ustalenie harmonogramu działań, zapewnienie dostępu do istotnych dokumentów;
  • przeprowadzenie spisu – ewidencja każdego składnika majątku biura rachunkowego przy użyciu specjalnego oprogramowania do inwentaryzacji lub arkuszy kalkulacyjnych.

Podstawą do rozliczenia inwentaryzacji są tzw. arkusze spisowe. W przypadku, gdy wystąpi konieczność zniszczenia jednego lub więcej składników majątku, spisuje się natomiast protokoły.

Członkowie komisji inwentaryzacyjnej mają obowiązek przeprowadzenia analizy nadwyżek oraz niedoborów wraz z przyczynami, a wszelkie ujawnione różnice – należy szczegółowo rozliczyć. Przed zakończeniem inwentaryzacji trzeba również zaktualizować wszelkie informacje w ewidencji księgowej. Co ważne, arkusze spisowe, protokoły i inne dokumenty związane z inwentaryzacją muszą być przechowywane przez pięć lat od chwili jej przeprowadzenia.

Przewodnik po KSeF dla biur rachunkowych

Pobierz bezpłatny poradnik o KSeF dla biur rachunkowych

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Rekomendowany kolejny artykuł: