Jakie zadania ma biuro rachunkowe?

Coraz więcej przedsiębiorców, także tych prowadzących działalność jednoosobową, decyduje się na współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym. Trudno się temu zresztą dziwić – powierzenie księgowości doświadczonym specjalistom przynosi wiele korzyści. Księgowi działają w imieniu klienta, przejmując wszystkie obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg, rozliczaniem podatków czy nawet naliczaniem wynagrodzeń. Co należy do zadań biura rachunkowego? Na czym dokładnie polega praca księgowej? Na te i inne pytania odpowiadamy w tym poradniku!

Spis treści:

• Obowiązki biura rachunkowego a przepisy prawa
• Czym zajmuje się biuro rachunkowe?
• Na czym jeszcze polega praca księgowej?
• Jakie rozwiązania wspierają prowadzenie biura rachunkowego?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Biuro rachunkowe to firma, która zajmuje się świadczeniem różnego rodzaju usług związanych z prowadzeniem księgowości.
• Do podstawowych obowiązków biura rachunkowego należą m.in.: księgowanie transakcji gospodarczych, przechowywanie dokumentów księgowych oraz sporządzanie deklaracji podatkowych, sprawozdań i bilansów finansowych.
• Wiele biur rachunkowych zajmuje się także obsługą spraw kadrowych, a w tym naliczaniem wynagrodzeń czy rozliczaniem delegacji, urlopów i zwolnień.
• Zakres świadczonych usług zależy w dużej mierze od postanowień zawartych w umowie z klientem.

Obowiązki biura rachunkowego a przepisy prawa

Usługi, jakie świadczą biura rachunkowe, są regulowane przepisami ustawy o rachunkowości. Działalność tego rodzaju biur zdefiniowana jest w art. 76a ust. 1 tej ustawy, z kolei art. 4 ust. 3 pkt 2–6 określa dokładne czynności, jakie mogą być w nich wykonywane. Należą do nich m.in.:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• uzupełnianie dokumentacji na podstawie dowodów księgowych,
• przeprowadzanie inwentaryzacji,
• ustalanie stanu aktywów i pasywów, wraz z przygotowaniem ich wyceny,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych.

W praktyce zakres zadań, jakimi zajmują się księgowa czy księgowy, jest znacznie szerszy. Wiele biur rachunkowych oferuje bowiem także inne usługi, nieujęte w ustawie o rachunkowości. Należą do nich m.in.: rozliczanie składek ZUS, sporządzanie umów o pracę czy naliczanie wynagrodzeń, w tym także za okres urlopu czy zwolnienia.

Przeczytaj również: Outsourcing usług księgowych – na czym polega?

Czym zajmuje się biuro rachunkowe?

Podstawowe obowiązki biura rachunkowego, często określa się jako wsparcie księgowe. Poniżej wyjaśniamy, jaki dokładnie zakres usług ono obejmuje.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Jednym z podstawowych zadań biur rachunkowych jest prowadzenie ksiąg rachunkowych swoich klientów na podstawie dowodów księgowych. Zgodnie z ustawą księgi te mają uwzględniać zapisy zdarzeń w porządku systematycznym oraz chronologicznym. Księgowi prowadzą również księgi przychodów i rozchodów oraz ryczałtową ewidencję przychodów.

Przeczytaj również: Wsparcie księgowe a doradztwo podatkowe – czym się różnią? – Symfonia

Sporządzanie sprawozdań finansowych klientów

Biura rachunkowe sporządzają również sprawozdania finansowe swoich klientów (roczne, do Narodowego Banku Polskiego i Głównego Urzędu Statystycznego), składają je do właściwego rejestru sądowego, poddają badaniu, a w przypadkach przewidzianych ustawą – udostępniają je i ogłaszają.

Przeczytaj także: Jak wystawić fakturę za darmowe próbki lub usługi? – Symfonia

Obowiązki związane z aktywami i pasywami

Kolejnym zadaniem biura rachunkowego, wynikającym z zapisów ustawy o rachunkowości, jest okresowe ustalanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów lub ich sprawdzanie za pomocą inwentaryzacji. Co więcej, biura zajmują się również wyceną aktywów oraz pasywów.

Gromadzenie dokumentacji

Nawiązując współpracę z firmą, biura rachunkowe gromadzą i przechowują również jej dowody księgowe oraz inną dokumentację, jaka została przewidziana w ustawie o rachunkowości. Na podstawie gromadzonej dokumentacji księgowi ustalają także wynik finansowy firmy.

Przygotowanie deklaracji i kontakt z urzędami

Biuro rachunkowe po nawiązaniu współpracy z klientem zajmuje się również przygotowaniem i składaniem stosownych deklaracji – m.in. PIT, CIT czy VAT – oraz kontaktem z takimi instytucjami jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Urząd Skarbowy. To właśnie księgowy często reprezentuje firmę klienta przed organami skarbowymi, np. podczas kontroli podatkowej czy skarbowej.

Wystawianie faktur

Biura rachunkowe bardzo często zajmują się również sporządzaniem faktur, które klienci przekazują następnie do swoich kontrahentów. Zazwyczaj są one przesyłane drogą elektroniczną – po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF obieg dokumentów między biurem rachunkowym a klientem będzie jeszcze szybszy i wygodniejszy.

Na czym jeszcze polega praca księgowej?

To, czym faktycznie zajmuje się księgowy, zależy w dużym stopniu od zakresu umowy zawartej z klientem. Wiele biur rachunkowych, chcąc zwiększyć swoją konkurencyjność, wychodzi dziś poza ramy tradycyjnej księgowości, oferując szereg dodatkowych usług. Ich przykłady omawiamy poniżej.

Wyliczanie składek ZUS i podatków

Kolejnym zadaniem należącym do biur rachunkowych jest wyliczanie składek ZUS, podatku dochodowego oraz zaliczek na podatek. Oprócz samego wyliczania należności biuro powinno również przekazywać swoim klientom informacje na ich temat w odpowiednim terminie – samo opłacenie składki lub podatku w wyznaczonym czasie należy już jednak do obowiązków przedsiębiorcy. Powiadomienie o aktualnym zobowiązaniu podatkowym za dany okres rozliczeniowy może mieć dowolną formę – np. wiadomości e-mail czy telefonu. Ważne, aby klient otrzymał je najpóźniej dzień przed obowiązującym go terminem zapłaty.

Obowiązki kadrowo-płacowe

Coraz więcej biur rachunkowych oferuje swoim klientom także usługi z zakresu kadr i płac. Wówczas księgowy jest odpowiedzialny za obsługę pracowników – m.in. rejestrację w ZUS-ie, sporządzanie umów o pracę lub umów cywilnoprawnych, naliczanie wynagrodzeń czy rozliczanie urlopów i zwolnień. Niekiedy biura zapewniają również kompleksowe wsparcie przy samym zakładaniu firmy i podejmowaniu ważnych biznesowych decyzji.

Jakie rozwiązania wspierają prowadzenie biura rachunkowego?

Coraz większa konkurencja na rynku oraz rosnące oczekiwania klientów zmuszają biura rachunkowe do poszerzania zakresu oferowanych usług. Dziś obejmują one nie tylko wsparcie księgowe, ale często także usługi z zakresu zarządzania płynnością czy doradztwa inwestycyjnego. Aby zautomatyzować rutynowe procesy, zwiększyć wydajność pracy i zapewnić klientom dostęp do rzetelnych danych finansowych, biura rachunkowe coraz częściej sięgają po nowoczesne rozwiązania. Programy księgowe oferują dziś nie tylko narzędzia do obsługi procesów księgowych, ale także rozliczania wynagrodzeń i delegacji czy tworzenia zestawień finansowych. Coraz większą popularnością cieszą się również rozwiązania wyposażone w moduły komunikacyjne, takie jak np. Symfonia eBiuro. Za ich pomocą pracownicy biura rachunkowego mogą przesyłać klientom informacje na temat kwoty podatków czy składek do zapłaty. Bardziej zaawansowanie systemy, przeznaczone do prowadzenia pełnej księgowości, pozwalają z kolei na tworzenie własnych schematów księgowań. Dzięki nim możliwe jest zautomatyzowanie rutynowych czynności, związanych np. z przygotowywaniem różnego rodzaju rozliczeń.