Jakie zadania ma biuro rachunkowe?

Na współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym decyduje się wielu polskich przedsiębiorców – również tych jednoosobowych. Powierzenie firmowej księgowości doświadczonemu specjaliście wiąże się z wieloma zaletami dla właściciela firmy. Księgowy oraz pozostały personel biura działają w imieniu klienta, obejmując obowiązki księgowo-finansowe związane z jego przedsiębiorstwem. Co dokładnie należy do zadań biura rachunkowego?

Obowiązki biura rachunkowego a przepisy prawa

Usługi, jakie świadczą biura rachunkowe, są regulowane przepisami ustawy o rachunkowości. Działalność tego rodzaju biur zdefiniowana jest w art. 76a ust. 1 tej ustawy, z kolei art. 4 ust. 3 pkt 2–6 określa dokładne czynności, jakie mogą być w nich wykonywane.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Jednym z podstawowych zadań biur rachunkowych jest prowadzenie ksiąg rachunkowych swoich klientów na podstawie dowodów księgowych. Zgodnie z ustawą księgi te mają uwzględniać zapisy zdarzeń w porządku systematycznym oraz chronologicznym. Księgowi prowadzą również księgi przychodów i rozchodów oraz ryczałtową ewidencję przychodów.

Sporządzanie sprawozdań finansowych klientów

Biura rachunkowe sporządzają również sprawozdania finansowe swoich klientów (roczne, do Narodowego Banku Polskiego i Głównego Urzędu Statystycznego), składają je do właściwego rejestru sądowego, poddają badaniu, a w przypadkach przewidzianych ustawą – udostępniają je i ogłaszają.

Przeczytaj także: Jak wystawić fakturę za darmowe próbki lub usługi? – Symfonia

Obowiązki związane z aktywami i pasywami

Kolejnym zadaniem biura rachunkowego, wynikającym z zapisów ustawy o rachunkowości, jest okresowe ustalanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów lub ich sprawdzanie za pomocą inwentaryzacji. Co więcej, biura zajmują się również wyceną aktywów oraz pasywów.

Gromadzenie dokumentacji

Nawiązując współpracę z firmą, biura rachunkowe gromadzą i przechowują również jej dowody księgowe oraz inną dokumentację, jaka została przewidziana w ustawie o rachunkowości. Na podstawie gromadzonej dokumentacji księgowi ustalają także wynik finansowy firmy.

Przygotowanie deklaracji i kontakt z urzędami

Biuro rachunkowe po nawiązaniu współpracy z klientem zajmuje się również przygotowaniem i składaniem stosownych deklaracji – m.in. PIT, CIT czy VAT – oraz kontaktem z takimi instytucjami jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Urząd Skarbowy. To właśnie księgowy często reprezentuje firmę klienta przed organami skarbowymi, np. podczas kontroli podatkowej czy skarbowej.

Wyliczanie składek ZUS i podatków

Kolejnym zadaniem należącym do biur rachunkowych jest wyliczanie składek ZUS, podatku dochodowego oraz zaliczek na podatek. Oprócz samego wyliczania należności biuro powinno również przekazywać swoim klientom informacje na ich temat w odpowiednim terminie – samo opłacenie składki lub podatku w wyznaczonym czasie należy już jednak do obowiązków przedsiębiorcy. Powiadomienie o aktualnym zobowiązaniu podatkowym za dany okres rozliczeniowy może mieć dowolną formę – np. wiadomości e-mail czy telefonu. Ważne, aby klient otrzymał je najpóźniej dzień przed obowiązującym go terminem zapłaty.

Wystawianie faktur

Biura rachunkowe bardzo często zajmują się również sporządzaniem faktur, które klienci przekazują następnie do swoich kontrahentów. Zazwyczaj są one przesyłane drogą elektroniczną – po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF obieg dokumentów między biurem rachunkowym a klientem będzie jeszcze szybszy i wygodniejszy.

Obowiązki kadrowo-płacowe

Coraz więcej biur rachunkowych oferuje swoim klientom także usługi z zakresu kadr i płac. Wówczas księgowy jest odpowiedzialny za obsługę pracowników – m.in. rejestrację w ZUS-ie, sporządzanie umów o pracę lub umów cywilnoprawnych, naliczanie wynagrodzeń czy rozliczanie urlopów i zwolnień. Niekiedy biura zapewniają również kompleksowe wsparcie przy samym zakładaniu firmy i podejmowaniu ważnych biznesowych decyzji.