Jaki program do fakturowania wybrać dla jednoosobowej działalności gospodarczej? Cechy i funkcje, na które warto zwrócić uwagę

Samodzielna księgowość to coś, na co decyduje się coraz więcej małych firm – zwłaszcza tych jednoosobowych. Aby prawidłowo ewidencjonować zdarzenia gospodarcze, niezbędne będzie korzystanie z odpowiedniego oprogramowania, które pozwoli na sprawne zarządzanie fakturami online. Tu często pojawia się wiele wątpliwości, bo wybór tego typu rozwiązań na rynku jest ogromny. Na jaki program do fakturowania się zdecydować? Które funkcje systemu okażą się szczególnie przydatne? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, w jaki dobry program do faktur warto zainwestować!

Spis treści:

• Jaki program do fakturowania wybrać? Kompleksowy poradnik
• Czym powinien się wyróżniać dobry program do fakturowania?
• Programy do faktur VAT – czego jeszcze nie może w nich zabraknąć?
• Symfonia eBiuro – prosty program do fakturowania
• Jaki program do faktur wybrać? Teraz już wiesz!

Jaki program do fakturowania wybrać? Kompleksowy poradnik

Wystawianie faktur online to codzienność każdego przedsiębiorcy. Aby proces ten nie zajmował dużo czasu, a dokumenty księgowe generowały się bez błędów, warto poświęcić nieco uwagi na wybór odpowiedniego oprogramowania. Generatory faktur, które można znaleźć obecnie na rynku, różnią się nie tylko ceną, lecz również oferowanymi funkcjami, a te mają istotny wpływ na komfort ich użytkowania.

Jakimi cechami powinien się zatem odznaczać dobry program do fakturowania?  Których modułów nie może w nim zabraknąć? Czy darmowy program do faktur wystarczy do prowadzenia księgowości w małej firmie? Pytań związanych z wyborem odpowiedniego rozwiązania jest naprawdę sporo. Jeśli i Ty stoisz przed takim wyzwaniem, zapoznaj się z tym poradnikiem. Znajdziesz w nim informacje na temat najważniejszych cech dobrego programu do fakturowania. Podpowiemy Ci również, na które dostępne obecnie systemy warto zwrócić szczególną uwagę.

Czym powinien się wyróżniać dobry program do fakturowania?

Debiutującym przedsiębiorcom wystawianie faktur online może przysparzać wiele trudności. I nie chodzi tu o wygenerowanie samego dokumentu, ale o zapewnienie, że zostanie on przygotowany zgodnie z obowiązującymi obecnie wymogami prawnymi. Przepisy podatkowe, w szczególności te znajdujące się w ustawie o podatku od towarów i usług, bardzo dokładnie precyzują bowiem, jakie obowiązkowe elementy powinny znaleźć się na fakturze VAT, aby uniknąć problemów z fiskusem. Więcej na ten temat piszemy w poradniku: czym jest faktura ustrukturyzowana.

Dobry program do fakturowania pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu. Wyposażony w odpowiednie funkcje sprawi, że wypełnianie faktury zajmie Ci mniej niż minutę, a gotowy dokument wygeneruje się bez błędów. Szukasz właśnie takiego rozwiązania? Sprawdź, na które cechy programu do faktur warto zwrócić szczególną uwagę.

Dostęp do bazy kontrahentów

Dobre oprogramowanie do fakturowania dla małych firm powinno zapewniać wygodny dostęp do bazy klientów. Najczęściej programy umożliwiają szybkie pobieranie danych z GUS, a ponadto – weryfikowanie kontrahentów na białej liście VAT, a zatem sprawdzanie, czy klient należy do czynnych podatników VAT oraz jakie są numery jego rachunków bankowych. Przygotowując fakturę online, nie trzeba tych danych wpisywać ręcznie. Jeśli kontrahent został dodany do bazy, wszystkie informacje na jego temat, niezbędne do wystawienia dokumentu, zostaną uzupełnione automatycznie. Taka funkcja pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, lecz również eliminuje ryzyko błędów, związane np. z podaniem niewłaściwego numeru NIP na fakturze.

Prosty interfejs i intuicyjna obsługa

Program do samodzielnego fakturowania powinien być również łatwy w obsłudze. Intuicyjny interfejs umożliwi Ci szybkie dodawanie nowych dokumentów, a także pozwoli na sprawne poruszanie się w systemie. Łatwo znajdziesz także dodatkowe funkcje, dzięki którym zyskasz większą kontrolę nad rozliczeniami. Za pomocą programu możesz np. zaznaczać, które dokumenty zostały już opłacone przez klienta, a także księgować wyciągi bankowe. System wskaże również zaległości w płatnościach ze strony kontrahentów. Dzięki temu finanse swojej firmy będziesz mieć zawsze pod kontrolą.

Automatyczne aktualizacje

Bez wątpienia dobry program do fakturowania powinien aktualizować się w sposób automatyczny – tak, aby zawsze działał zgodnie z obowiązującymi przepisami. W czasach, w których zmiany w prawie podatkowym zachodzą bardzo szybko, taka opcja jest szczególnie przydatna. Używanie programu do faktur online, który podlega automatycznym aktualizacjom, pozwoli Ci uniknąć nie tylko błędów, ale i ewentualnych kar.

Przeczytaj także: KSeF a bezpieczeństwo danych – jak chronić informacje swojej firmy?

Różne rodzaje dokumentów

Warto pamiętać, że w obrocie gospodarczym transakcje mogą być rejestrowane na różne sposoby. Właśnie dlatego program do fakturowania powinien obsługiwać wiele rodzajów dokumentów – nie tylko faktury VAT, ale i faktury zaliczkowe, korekty faktur czy paragony. Szukając rozwiązania do swojej firmy, zwróć również uwagę, czy system pozwala na łatwe pobieranie Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Zobacz również: Faktura korygująca w pigułce. Co musisz o niej wiedzieć? – Symfonia

Automatyczne wypełnianie danych i generowanie faktur

Dużym atutem programów do fakturowania online jest nie tylko automatyczne wypełnianie danych, lecz również generowanie faktur cyklicznych. Ta opcja przyda Ci się, jeśli ze swoimi kontrahentami rozliczasz się w cyklach tygodniowych, miesięcznych lub kwartalnych, a każdy dokument opiewa na tę samą kwotę. Korzystając z niej, unikniesz potrzeby przygotowywania za każdym razem nowego dokumentu – system, we wskazanym wcześniej dniu, zrobi to za Ciebie.

Bezpieczeństwo danych

Program do faktur, którego będziesz używać w swojej firmie, powinien zapewniać także wysoki poziom bezpieczeństwa. Dane transakcyjne nie mogą bowiem przedostać się w niepowołane ręce, bo zawierają wiele poufnych informacji. Porównując poszczególne rozwiązania, zwróć zatem uwagę na oferowane zabezpieczenia. Szyfrowanie danych czy tworzenie automatycznych kopii zapasowych dokumentów, to opcje, których nie powinno zabraknąć w systemie, z którego korzystasz.

Programy do faktur VAT – czego jeszcze nie może w nich zabraknąć?

Jeśli działasz już na rynku od jakiegoś czasu i sprzedajesz towary lub usługi wielu różnym klientom, może się zdarzyć, że prosty i darmowy program do fakturowania okaże się niewystarczający. Aby ułatwić sobie zadanie związane z prowadzeniem firmowej księgowości, postaw na bardziej zaawansowane systemy, które oprócz generatora faktu, oferują także wiele innych ciekawych opcji. Poniżej znajdziesz krótki przegląd tych najważniejszych.

Integracja z innymi programami

Jeśli prowadzisz działalność handlową, to pewnie oprócz programu do faktur VAT, korzystasz także z systemu do zarządzania magazynem. Choć oba te rozwiązania mogą działać w pełni samodzielnie, to jednak warto rozważyć ich integrację. Dobry program do fakturowania i księgowości online wyposażony w moduł magazynowy, pozwoli jeszcze szybciej rejestrować zdarzenia gospodarcze – niezależnie od tego, czy ich przedmiotem będzie sprzedaż, czy zwrot lub reklamacja towaru. Wszystkie dane o transakcjach będziesz mieć w jednym miejscu, co z pewnością ułatwi i przyspieszy codzienne zarządzanie dokumentacją.

Obsługa KSeF

Dla przedsiębiorców Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już pierwszym półroczu 2026 r. Szukając programu księgowego do swojej firmy, warto jednak zwrócić uwagę na to, czy oprogramowanie zapewnia możliwość wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Im szybciej wdrożysz się w ten proces, tym mniej problemów będziesz mieć z jego obsługą, gdy zmiany staną się obligatoryjne. Unikniesz także sytuacji, że program, który wybierzesz, nie będzie współpracował z platformą Ministerstwa Finansów, a zatem konieczna okaże się jego wymiana na inne rozwiązanie.

Opcja przypomnień o zapłacie faktury

Problemem, z którym boryka się wielu przedsiębiorców, są opóźnienia w płatnościach za wystawione faktury. Kontrahenci nie zawsze regulują swoje zobowiązania terminowo. Jeśli masz wielu takich klientów, Twoja firma może łatwo stracić płynność finansową. Zastawiając się, jaki program do fakturowania wybrać, poszukaj wśród rozwiązań oferujących funkcję generowania wezwań do zapłaty. W sytuacji, gdy kontrahent spóźni się z opłaceniem faktury, wystarczy kilka kliknięć, aby przygotować oficjalne wezwanie do jej uregulowania, a następnie przesłać je na jego skrzynkę e-mail. Przed wymaganym terminem za pomocą oprogramowania przygotujesz także przypomnienie o zbliżającej się dacie opłaty faktury.

Finansowanie faktur

Niekiedy programy do fakturowania pozwalają na otrzymywanie należności za fakturę jeszcze przed terminem jej zapłaty. Ta opcja może Ci się przydać, jeśli wystawiasz dokumenty z odroczonym terminem płatności. By środki pojawiły się na Twoim koncie, nie musisz czekać, aż kontrahent dokona płatności. Wystarczy tylko, że zgłosisz fakturę do finansowania za pomocą swojego systemu.

Faktury w kilku walutach i językach

Coraz więcej programów do fakturowania umożliwia wystawianie faktur w różnych językach oraz walutach. Dzięki temu początkujący przedsiębiorcy nie muszą wcale rezygnować ze współpracy z zagranicznymi klientami i mogą z łatwością rozliczać się z nimi w innej walucie niż polski złoty. Dobrze, jeśli wśród dostępnych języków znajduje się przynajmniej angielski i niemiecki.

Program do fakturowania na urządzeniu mobilnym

Dobry program do fakturowania online powinien mieć także aplikację mobilną. Dzięki niej zyskasz jeszcze łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów. Faktury będziesz w stanie dodawać z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Aby je wystawić, wystarczy jedynie włączyć aplikację na smartfonie.

Symfonia eBiuro – bezpieczny i prosty program do fakturowania dla Twojej firmy

Symfonia eBiuro to prosty w obsłudze program do wystawiania faktur, który pozwoli Ci skutecznie zarządzać procesami księgowymi w swojej firmie. Za jego pomocą, w wielu językach i walutach, wystawisz wiele różnych dokumentów sprzedaży, takich jak faktura VAT, proforma, zaliczka, korekta czy paragon. Z łatwością stworzysz także bazę kontrahentów oraz wyślesz im dokumenty mailem – z możliwością śledzenia ich statusu. Faktury zakupowe wprowadzisz z kolei do systemu za pomocą funkcji OCR, a zatem bez konieczności ręcznego przepisywania danych. System, na podstawie zgromadzonych w nim informacji, stworzy przejrzyste zestawienie zobowiązań i należności. Dzięki temu finanse swojej firmy będziesz mieć zawsze pod kontrolą. Jeśli Twoi kontrahenci zwlekają z opłacaniem swoich zobowiązań, za pomocą Symfonia eBiuro wygenerujesz przypomnienia o płatności i wezwania do zapłaty.

To jednak nie wszystkie możliwości tego systemu. Za jego pomocą uzupełnisz także zapisy w KPiR lub ewidencji przychodów. Wygenerujesz też deklaracje podatkowe, takie jak PIT-5, PIT-5L, VAT_UE, PIT-4R, PIT-11 oraz pliki JPK. Następnie, bezpośrednio za pomocą systemu, prześlesz je do urzędu skarbowego. Automatyczne aktualizacje w tle sprawiają, że generowane pliki i dokumenty spełniają wymagania prawne i są zgodne ze standardami KSeF. Program do faktur od Symfonii świetnie sprawdzi się także w przedsiębiorstwach prowadzących działalność handlową. Został on bowiem wyposażony w moduł magazyn, który pozwala na generowanie takich dokumentów, jak PZ, PW, WZ, RW wraz z korektami oraz przeprowadzanie inwentaryzacji.

Jaki program do faktur wybrać? Teraz już wiesz!

Wybierając program do fakturowania, nie warto zdawać się na przypadek. Poświęć nieco czasu na to, by zastanowić się, jakiego dokładnie systemu potrzebujesz i zapoznać z ofertą różnych producentów. Dzięki temu łatwiej Będzie Ci znaleźć rozwiązanie, które zaspokoi Twoje potrzeby.   Kieruj się również kryteriami i wskazówkami, o których piszemy w tym poradniku. Pamiętaj, że wraz z rozwojem firmy, Twoje potrzeby będą się zmieniać. Postaraj się zatem wybrać taki program do faktur, który będzie rósł razem z Twoim biznesem i zapewni Ci odpowiedni poziom wsparcia.