Jakie są kluczowe cechy dobrego programu do fakturowania dla jednoosobowych działalności gospodarczych?

Samodzielna księgowość i fakturowanie  to coś, na co decyduje się coraz więcej małych firm – zwłaszcza tych jednoosobowych. Niezbędny jest w tym przypadku wybór odpowiedniego programu, który pozwoli na sprawne zarządzanie fakturami online. Co zatem powinno wyróżniać dobre oprogramowanie do fakturowania?

Integracja z innymi programami

Dobry program do fakturowania i księgowości online powinien umożliwiać integrację z innymi systemami oraz aplikacjami. Pozwala to jeszcze bardziej usprawnić wiele firmowych procesów i przyspieszyć codzienne zarządzanie dokumentacją przedsiębiorstwa – wszystkie ważne dane znajdują się wówczas w jednym miejscu.

Dostęp do bazy kontrahentów

Dobre oprogramowanie do fakturowania dla małych firm powinno także zapewniać wygodny dostęp do bazy klientów. Najczęściej programy umożliwiają szybkie pobieranie danych z GUS, a ponadto – weryfikowanie rachunku kontrahentów na białej liście, sprawdzanie, czy klient należy do czynnych podatników VAT lub czy jego nazwisko widnieje w bazie dłużników.

Opcja przypomnień o zapłacie faktury

Dobrze, jeśli program do fakturowania umożliwia dodatkowo generowanie wezwań do zapłaty. Jeżeli kontrahent spóźnia się z opłaceniem faktury, wystarczy kilka kliknięć, aby otrzymał oficjalne wezwanie do jej uregulowania. Przed wymaganym terminem oprogramowanie może z kolei wygenerować przypomnienie o zbliżającej się dacie opłaty faktury.

Finansowanie faktur

Niekiedy programy do fakturowania pozwalają na otrzymywanie należności za fakturę jeszcze przed terminem jej zapłaty. Wówczas przedsiębiorca nie musi czekać na zapłatę przez samego klienta.

Prosty interfejs i intuicyjna obsługa

Program do samodzielnego fakturowania powinien być również łatwy w obsłudze. To ważne, aby codzienne korzystanie z jego funkcji było szybkie i intuicyjne, nawet jeśli wcześniej nie korzystaliśmy z podobnych rozwiązań. Sprawne poruszanie się w systemie pozwala bowiem na znaczną oszczędność czasu – a dla jednoosobowych przedsiębiorców ma to bardzo duże znaczenie. Kontrola rozliczeń oraz księgowanie wyciągów bankowych również nie powinny sprawiać żadnych trudności.

Automatyczne aktualizacje

Dobre oprogramowanie do fakturowania aktualizuje się w sposób automatyczny – tak, aby działało zgodnie z obowiązującymi w danym momencie przepisami prawa. W czasach, w których te zmieniają się naprawdę często, taka opcja jest szczególnie przydatna. Używanie programu zgodnego z aktualnym prawem pozwala uniknąć nie tylko błędów, ale i ewentualnych kar.

Przeczytaj także: KSeF a bezpieczeństwo danych – jak chronić informacje swojej firmy?

Faktury w kilku walutach i językach

Coraz więcej programów do fakturowania umożliwia wystawianie faktur w różnych językach oraz walutach. Dzięki temu początkujący przedsiębiorcy nie muszą wcale rezygnować ze współpracy z zagranicznymi klientami i mogą z łatwością rozliczać się z nimi w innej walucie niż polski złoty. Dobrze, jeśli wśród dostępnych języków znajduje się przynajmniej angielski i niemiecki.

Program do fakturowania na urządzeniu mobilnym

Dobry program do fakturowania online wyświetla się poprawnie także na urządzeniach mobilnych, zapewniając jeszcze lepszy dostęp do dokumentów – z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Aby wystawić fakturę, wystarczy jedynie posiadać smartfona lub tablet oraz dostęp do Internetu – a to umożliwia kontrolę nad firmą o każdej porze dnia i nocy.

Różne rodzaje dokumentów

Program do fakturowania powinien uwzględniać różne rodzaje dokumentów – nie tylko fakturę VAT, ale i fakturę proforma, fakturę zaliczkową, korektę czy paragon. Dobre oprogramowanie zapewnia także łatwe pobieranie Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Automatyczne wypełnianie danych i generowanie faktur

Dużym atutem programów do fakturowania online jest automatyczne wypełnianie danych – pozwala to uniknąć ewentualnych błędów. Wystarczy, że przedsiębiorca poda NIP kontrahenta, a całość zostanie uzupełniona w zaledwie kilka sekund. Co więcej, niektóre oprogramowania generują w sposób automatyczny cykliczne faktury.