Ewolucja oprogramowania do księgowości. Jak zmieniło się zarządzanie finansami firm?

Rozwój programów do księgowości widoczny jest z roku na rok. Księgowi, biura rachunkowe oraz przedsiębiorcy mogą więc zarządzać kwestiami finansów i podatków znacznie efektywniej niż jeszcze kilka lat wstecz. W jaki sposób ewoluowała obsługa firmowej księgowości na przestrzeni lat i jakie nowoczesne rozwiązania usprawniają ją obecnie?

Początki automatyzacji w księgowości

Można stwierdzić, że początki automatyzacji w księgowości sięgają już lat 50. XX wieku. Wówczas w fabryce General Electric w Stanach Zjednoczonych komputer Univac 1 zaczął po raz pierwszy obliczać listę wynagrodzeń dla pracowników. W latach 70. na rynek wszedł z kolei pakiet do księgowości pod nazwą Peachtree Software, czyli obecny Sage 50. Wraz z biegiem lat automatyzacji podlegały kolejne procesy księgowe – od fakturowania i obliczania podatków, przez tworzenie rejestrów i przechowywanie dokumentacji, aż po przekazywanie dokumentów do urzędów, płatności internetowe czy księgowość online.

Cyfryzacja księgowości

Cyfryzacja księgowości polega m.in. na przejściu z papierowych danych na dane elektroniczne. Digitalizacja dokumentów w znaczącym stopniu ułatwiła i przyspieszyła pracę wielu księgowych, biur rachunkowych oraz przedsiębiorców. Oprócz usprawnienia wielu procesów zapewnia ona także oszczędność kosztów oraz miejsca w siedzibie firmy, a ponadto – znacząco redukuje ilość błędów w dokumentacji i zmniejsza niemal do zera ryzyko zniszczenia bądź zagubienia dokumentów.

Księgowość w chmurze

Z roku na rok oprogramowania do księgowości rozwijają się coraz bardziej, czego przykładem jest m.in. księgowość w chmurze. Jak sama nazwa wskazuje, polega ona na przeniesieniu księgowej dokumentacji przedsiębiorstwa do chmury. Upoważnieni użytkownicy uzyskują dostęp do wszelkich istotnych danych z dowolnego miejsca i o każdej porze, a oprogramowania aktualizują się w sposób automatyczny zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wszystkie kwestie księgowe danej firmy znajdują się w jednym miejscu, co znacząco ułatwia kontrolowanie finansów, podatków, płac itd. Likwiduje to także konieczność prowadzenia archiwów w siedzibie przedsiębiorstwa, a to z kolei wiąże się z oszczędnością kosztów oraz miejsca.

Systemy do fakturowania online

Kolejnym odzwierciedleniem zmian w systemach do księgowości są specjalne programy do fakturowania online. Z łatwością mogą korzystać z nich sami przedsiębiorcy, którzy nie posiadają zbyt dużej wiedzy z zakresu prawa podatkowego. Umożliwiają one nie tylko wygodne wystawianie i przekazywanie faktur do kontrahentów, ale również dostęp do bazy klientów, generowanie wezwań do zapłaty czy obsługę faktur w różnych językach oraz walutach. Większość z nich pozwala ponadto na integrację z innymi systemami, co dodatkowo ułatwia zarządzanie księgowością danej firmy. Programy do fakturowania online to ogromna oszczędność czasu, który przedsiębiorca może przeznaczyć na realizację kluczowych zadań
i celów swojej firmy.

Systemy ERP

Czymś, co znacząco odmieniło obsługę firmowej księgowości, są także rozbudowane systemy ERP. Służą one do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem na różnych obszarach – nie tylko tych związanych z księgowością i finansami, ale również tych dotyczących kadr i płac, magazynu, produkcji oraz sprzedaży. Systemy ERP pozwalają na jeszcze skuteczniejsze planowanie wykorzystania firmowych zasobów i automatyzują wiele procesów.