Prowadzenie księgowości dla małych firm: jak uniknąć najczęstszych błędów?

Coraz więcej jednoosobowych i małych firm decyduje się na korzystanie z usług księgowych oraz biur rachunkowych. Powierzenie firmowej księgowości specjaliście daje przedsiębiorcom pewność, że jest ona prowadzona w rzetelny sposób, z uwzględnieniem terminów i zgodnie z aktualnymi przepisami. To także duża oszczędność czasu dla właściciela firmy, który może skupić się na kluczowych celach przedsiębiorstwa. Jak prowadzić księgowość dla małej firmy, aby cieszyć się zadowoleniem klientów i unikać najczęstszych błędów?

Spis treści:

• Księgowość w małej firmie – jakie obowiązki się z nią wiążą?
• Księgowość dla małych firm – najczęściej popełniane błędy

Księgowość w małej firmie – jakie obowiązki się z nią wiążą?

Przepisy ustaw nakładają na przedsiębiorców liczne obowiązki. Wiele z nich dotyczy kwestii związanych z prowadzeniem księgowości czy przygotowywaniem deklaracji podatkowych.  Zgodnie z obowiązującymi obecnie regulacjami, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą muszą zadbać o dokładne rejestrowanie transakcji finansowych, a także rozliczanie podatków czy należnych składek ZUS.  Z tych względów księgowość w małej firmie obejmuje bardzo szeroki zakres zadań. Wiąże się ona z prowadzeniem ewidencji przychodów i kosztów, rejestru zakupu i sprzedaży VAT, obliczaniem zaliczek na podatek dochodowy czy wreszcie kontrolowaniem finansów przedsiębiorstwa.

Co to jest księgowość uproszczona?

Księgowość uproszczona, określana także jako mała księgowość, to sposób ewidencjonowania operacji gospodarczych, z którego mogą skorzystać  osoby fizyczne, a także wspólnicy w spółkach cywilnych, jawnych i partnerskich, których przychody z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 2 000 000 euro. W zależności od wybranej formy opodatkowania, mali przedsiębiorcy mogą prowadzić ewidencję przychodów lub rejestrować transakcje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Pierwsze z rozwiązań stosuje się wówczas, gdy podatnik rozlicza się za pomocą ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Prowadzenie KPIR jest z kolei obowiązkowe w przypadku opodatkowania wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym. Oprócz tego, w niektórych przypadkach konieczne może okazać się również posiadanie ewidencji środków trwałych czy ewidencji pojazdu.

Księgowość małej firmy a VAT

Przedsiębiorcy posiadający status czynnego podatnika VAT, muszą ponadto prowadzić ewidencję VAT w formie elektronicznej. Ta składa się z dwóch elementów: ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupów. Pierwsza służy wyliczaniu kwot podatku, jaki przedsiębiorca ma obowiązek wpłacić na konto urzędu skarbowego w danym okresie rozliczeniowym. Na podstawie ewidencji zakupów możliwe jest z kolei ustalenie wysokości podatku naliczonego, który podlega odliczeniu. Przedsiębiorca ma także obowiązek przygotowywania  deklaracji podatkowych oraz Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT.

Mała księgowość a składki ZUS

Prowadzenie księgowości w małej firmie wiąże się także z obliczaniem i księgowaniem składek ZUS. W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych składki społeczne mogą stanowić koszt uzyskania przychodu lub też podlegać odliczeniu od kwoty dochodu. Podatnicy, którzy odprowadzają podatek w formie ryczałtu, od przychodu mogą natomiast odliczyć 50% opłaconych składek zdrowotnych.

Księgowości dla małych firm – najczęściej popełniane błędy

Błędy popełniane niekiedy przez księgowych mogą skutkować nie tylko odpowiedzialnością finansową, ale i brakiem zainteresowania usługami danego specjalisty w przyszłości. Wynikają one często z niewystarczającego doświadczenia, ciągłych zmian w przepisach prawa czy niewłaściwej organizacji pracy. Chcąc utrzymać dobrą opinię na rynku, warto więc wystrzegać się pomyłek w pracy z dokumentami księgowymi klientów – a żeby ich unikać, trzeba mieć świadomość, które błędy popełniane są najczęściej. To m.in. niewystarczające przygotowanie merytoryczne do pracy, zapominanie o dokształcaniu, nieodpowiedni kontakt z klientami czy brak terminowości. Niekiedy nieprawidłowy jest także sam dobór polisy OC.

Podnoś swoje kwalifikacje

Nie da się ukryć – księgowym może dzisiaj zostać każdy. Aby wykonywać ten zawód, nie ma obowiązku ukończenia studiów wyższych. Nie są również potrzebne żadne zezwolenia. Często wystarczające okazują się certyfikaty potwierdzające ukończenie szkoleń z zakresu księgowości. Wystarczy założyć własną działalność gospodarczą, wykupić ubezpieczenie OC i posiadać zdolność do czynności prawnych. Księgowy nie może być także w przeszłości skazany wyrokiem sądu m.in. za przestępstwo skarbowe czy to popełnione względem obrotu gospodarczego. Chcąc cieszyć się nieposzlakowaną opinią na rynku, warto zatem stale podnosić swoje kwalifikacje – tak, aby klienci widzieli, że posiadamy szeroki zakres wiedzy oraz umiejętności i skutecznie poprowadzimy księgowość jego firmy. Ciągłe monitorowanie zmian w prawie, zdobywanie nowej wiedzy z zakresu podatków i rachunkowości, uczestnictwo w szkoleniach – wszystko to pozwala stawać się jeszcze lepszym księgowym i uniknąć ewentualnych błędów w zarządzaniu dokumentacją klientów.

Dbaj o terminowość

Dotrzymywanie terminów to w księgowości podstawa. Od daty opłacenia podatku czy złożenia deklaracji w urzędzie wiele zależy – wszelkie opóźnienia mogą wiązać się z dużą odpowiedzialnością, m.in. finansową. Codzienna praca księgowego powinna być zatem zorganizowana w taki sposób, aby możliwe było dopełnianie wszelkich terminów związanych z działalnością klienta. W przypadku małych firm księgowość jest mniej skomplikowana, jednak wciąż obowiązują wiążące daty. Nie powinno więc dochodzić do żadnych opóźnień – nawet jeśli nie wynikają one bezpośrednio z winy księgowego.

Przeczytaj także: Prawa i obowiązki wynikające z prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej

Zadbaj o kontakt z klientem

Częstym błędem popełnianym przez księgowych jest nieodpowiedni kontakt z klientami. Prawidłowa komunikacja ma w tym przypadku bardzo duże znaczenie – szczególnie w sytuacjach, gdy w związku ze zmianami w przepisach klient musi dopełnić dodatkowych formalności. Jeżeli nie zostanie on poinformowany o ważnych kwestiach wystarczająco wcześnie, może to skutkować różnymi konsekwencjami – np. karami finansowymi. Komunikację z klientami znacząco ułatwia Internet – dostępnych jest wiele narzędzi ułatwiających wymianę informacji bez wychodzenia z domu. Dobry kontakt z klientami nie tylko zapobiega problemom, ale i pozwala uniknąć niedomówień. Sprawne odpowiadanie na ich pytania w razie ewentualnych wątpliwości sprawia, że czują się oni w pewnym stopniu „zaopiekowani”. Klient ma wówczas poczucie, że może liczyć na pomoc specjalisty, a to z kolei wpływa na jego lojalność wobec swojego księgowego. W komunikacji na linii księgowy-firma warto jednak także pamiętać o granicach. Księgowy powinien nie tylko pamiętać o informowaniu klientów o zmianach w prawie, ale także dbać o to, by i oni szanowali jego godziny pracy i przestrzegali terminów. Opóźnienia ze strony firmy mogą bowiem skutkować opóźnieniami ze strony samego księgowego. Aby unikać tego typu nieprzyjemnych sytuacji, warto już na początku wyraźnie określić zasady współpracy i co jakiś czas przypominać
o najważniejszych terminach.

Wybierz odpowiednią polisę OC

Każdy księgowy ma obowiązek wykupienia polisy OC. Znaczenie ma w tym przypadku minimalna suma gwarancyjna, która zgodnie z przepisami wynosi równowartość:

• 5 000 euro – jeśli przedmiotem działalności jest tylko wykonywanie czynności doradztwa podatkowego;
• 10 000 euro – jeżeli księgowy zajmuje się wyłącznie czynnościami z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• 15 000 euro – jeśli w związku z działalnością księgowy wykonuje czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz czynności doradztwa podatkowego.

Ważne również, aby sumę gwarancyjną dostosować do wysokości transakcji księgowanych przez specjalistę. W razie ewentualnej wypłaty odszkodowania ubezpieczyciel pokryje wówczas szkodę w całości.