E-faktura, nazywana również fakturą elektroniczną, to cyfrowy dokument księgowy wystawiany i przesyłany do nabywcy w formacie elektronicznym. Ustawa o VAT wskazuje jednak, że aby mogła ona zostać zaksięgowana, musi spełnić liczne wymogi formalne. Warto o nich pamiętać, ponieważ już niedługo korzystanie z e-faktur stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, co to jest e-faktura, jak ją wystawić i czym różni się ona od typowej faktury PDF.

Spis treści:

• Co to jest e-faktura? Definicja faktury w formie elektronicznej
• Faktura w formie elektronicznej to nie tylko obraz
• E-faktura a faktura PDF — co różni poszczególne formy dokumentów?
• Co powinna zawierać e-faktura?
• E-faktury w systemie KSeF – co się zmieni?
• Co trzeba zrobić, aby wystawiać e-faktury za pomocą KSeF?
• Od kiedy e-faktury trzeba będzie wystawiać za pomocą KSeF?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• E-faktura to zgodnie z definicją zawartą w ustawie o VAT dokument księgowy wystawiany i otrzymany przez podatnika w dowolnym formacie elektronicznym.
• Faktura elektroniczna jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej, papierowej faktury. Oznacza to, że ma ona taką samą moc prawną.
• Nie każda e-faktura jest fakturą ustrukturyzowaną. Ta druga musi być bowiem wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz mieć nadany numer, który pozwala ją zidentyfikować w tym systemie.
• E-faktury, podobnie jak faktury papierowe, muszą spełniać szereg wymogów formalnych określonych w ustawie o VAT. Ponadto podatnik wystawiający taki dokument jest zobowiązany zapewnić autentyczność jego pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.
• Od 2026 roku wszystkie firmy zarejestrowane w Polsce będą musiały wystawiać e-faktury dla swoich kontrahentów za pomocą systemu KSeF.

Co to jest e-faktura? Definicja faktury w formie elektronicznej

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, faktura elektroniczna (e-faktura) to taka, która została wystawiona oraz przesłana do nabywcy w formacie elektronicznym. Mówiąc bardziej szczegółowo, jest to cyfrowy dokument księgowy zapisany w popularnym formacie wymiany danych, np. xml, pdf czy jpg. W myśl obecnie obowiązujących przepisów elektroniczna faktura ma taką samą moc prawną, co ta sporządzona w wersji papierowej. Stosuje się do niej również te same przepisy określające np. obowiązkowe elementy faktury czy zasady jej przechowywania.

E-faktury a faktury ustrukturyzowane – czym się różnią?

Szczególnym rodzajem faktury elektronicznej jest tzw. faktura ustrukturyzowana. W ustawie o VAT definiuje się ją jako dokument księgowy, wystawiony za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur i oznaczony specjalnym numerem pozwalającym na zidentyfikowanie danej faktury w tym systemie. Wspomniany wyżej Krajowy System e-Faktur (KSeF) to scentralizowana platforma informatyczna, zarządzana przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową. Umożliwia ona generowanie, rejestrowanie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, zapisanych w formacie XML zgodnym z europejską normą EN-16931.

Faktura w formie elektronicznej to nie tylko obraz

Na elektroniczną fakturę należy patrzeć w dwóch kontekstach. Warto je rozwinąć, aby zrozumieć, w jaki sposób przedsiębiorstwa mogą generować konkretne i niemałe oszczędności.

Pierwszy kontekst odnosi się do samej formy elektronicznej faktury rozumianej jako obraz. Ponieważ jest to plik elektroniczny, można go wygodnie dystrybuować, czy to e-mailem, czy poprzez platformy do wymiany plików między podmiotami (takich jak np. serwis miedzyfirmami.pl). To znacznie przyspiesza obieg dokumentacji nie tylko w samych firmach, lecz także w obiegu gospodarczym. Ponadto pliki cyfrowe łatwiej archiwizować przy dużo niższym koszcie w porównaniu z kosztami utrzymania archiwum papierowego. Pliki cyfrowe znacznie łatwiej się też wyszukuje. Elektroniczna faktura, dopóki nie zostanie wydrukowana, ma postać zapisu cyfrowego obrazu i może być wyświetlana na ekranie komputera lub urządzenia mobilnego.

Drugi kontekst, znacznie mniej oczywisty dla milionów przedsiębiorców, odnosi się do danych cyfrowych zawartych w fakturze nie jako obraz, ale jako uporządkowana, jednoznaczna informacja. Otóż w przypadku faktur papierowych bodaj największą bolączką księgowych jest przepisywanie danych z dokumentów do systemów informatycznych. Ich cyfrowe odpowiedniki dają szansę na wyeliminowanie wszystkich operacji związanych z ręcznym przepisywaniem danych i zastąpienie ich automatycznym przetwarzaniem. Aby tak się stało, system finansowo-księgowy musi umieć odczytać elektroniczną fakturę, czyli bezbłędnie zinterpretować zawarte w niej dane bez pomocy księgowego. Zwykły plik PDF, który obecnie jest najpowszechniejszym formatem elektronicznej faktury, nie spełnia takich kryteriów. Systemy księgowe nie widzą w nim danych, a sam plik wciąż pozostaje tylko obrazem do wyświetlenia na ekranie lub wydrukowania. Dla księgowego uciążliwość związana z przepisaniem danych w żaden sposób nie zostaje więc zlikwidowana. Stosowane są zatem wtórne rozwiązania, czyli systemy OCR (optyczne rozpoznawanie znaków, od ang. optical character recognition), wyszukujące i analizujące treść obrazu. Tylko po co, skoro można od razu wysłać dane w takiej formie, aby system odbiorcy faktury je przyjął automatycznie?

E-faktura a faktura PDF — co różni poszczególne formy dokumentów?

Faktury cyfrowe występują w trzech różnych głównych formach: zeskanowanej faktury papierowej, faktury cyfrowej w formacie PDF lub DOC oraz faktury elektronicznej lub e-faktury. Największa różnica dotyczy przetwarzania faktur i liczby działań, których nie da się zautomatyzować. Każdy krok podejmowany w celu automatyzacji przetwarzania faktur oznacza krótszy czas przetwarzania, większą poprawność, a tym samym mniejsze koszty.

Zeskanowana faktura papierowa

Faktury papierowe otrzymujesz pocztą. Skanowanie przychodzących faktur papierowych to pierwszy krok w kierunku szybszego i wydajniejszego ich przetwarzania. Po zeskanowaniu faktury oprogramowanie OCR automatycznie rozpoznaje poszczególne znaki i na tej podstawie odtwarza prawidłowe dane faktury, takie jak dostawca, numer faktury, data faktury i kwoty. Czytając te informacje z faktury, oprogramowanie może szybciej przetwarzać papierową fakturę w administracji finansowej – nie musisz już wpisywać ich ręcznie. Ręczne skanowanie faktur może być jednak zadaniem czasochłonnym, a przede wszystkim bardzo trudnym technicznie. Można to ułatwić.

Faktura cyfrowa w formacie pliku Adobe Reader lub Microsoft Word

Coraz częściej dostawcy oferują swoje faktury w formie cyfrowej, zwykle w formie pliku PDF, a czasem w pliku DOC. Organizacje, które używają zautomatyzowanego systemu do przetwarzania faktur przychodzących, chwalą dostawę faktury cyfrowej (PDF / DOC). Faktury takie, w przeciwieństwie do papierowych, nie muszą już być skanowane ręcznie. Przetwarzanie dokumentu przebiega podobnie jak w przypadku zeskanowanej wersji faktury papierowej opisanej powyżej. Oprogramowanie musi zinterpretować treść i odtworzyć dane. Jest jednak łatwiej, bo nie musi mozolnie wyszukiwać znaków graficznych w obrazie skanu.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jako e-faktura

Można jeszcze bardziej uprościć wymianę faktur poprzez przejście na formę cyfrową z odpowiednio ustrukturyzowanymi polami. To pliki, np. XML, zawierające dane gotowe do interpretacji przez program księgowy. Są one trudno czytelne dla człowieka, ale znakomicie, bez zniekształceń intepretowane przez systemy informatyczne. W porównaniu do faktury elektronicznej w formacie PDF odpada etap odtwarzania danych, dzięki czemu proces ewidencji w systemie księgowym odbywa się bardzo szybko i praktycznie bezbłędnie. To z tego powodu obsługa ustrukturyzowanej elektronicznej faktury nie wymaga czynności administracyjnych po stronie odbiorcy; w praktyce wystarczy jedynie zatwierdzenie w organizacji. Dzięki temu faktura elektroniczna jest najbardziej zautomatyzowanym i efektywnym wariantem przetwarzania faktur. Prawdziwe faktury elektroniczne są zatem plikiem zawierającym dane prezentowane w standardzie międzynarodowym do wymiany danych on nazwie UBL (ang. Universal Business Language), którego pojawiło się już kilka wersji (1.0, 2.0 i 2.1). E-faktura to zatem pakiet danych zapisanych w uniwersalny sposób najczęściej jako plik XML. Dobrą praktyką jest łączenie e-faktury w formie XML z obrazem przedstawiającym te same dane w formie PDF, dzięki czemu uzyskujemy za jednym razem dwie korzyści – fakturę automatycznie przeczyta system odbiorcy, a operator ją zobaczy i zweryfikuje jej treść. Tak właśnie działają e-faktury Symfonii.

Co powinna zawierać e-faktura?

E-faktury, aby mogły zostać zaksięgowane, muszą zawierać pewne elementy obowiązkowe. Ich szczegółowy wykaz znalazł się w art. 106e ustawy o VAT. Zgodnie z nim na każdej e-fakturze muszą się znaleźć takie dane, jak:

• data wystawienia,
• kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje daną fakturę
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy, wraz z ich adresami,
• numery identyfikacji podatkowej.
• data dostawy towarów albo wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty,
• nazwa i miara (ilość) towaru lub usługi,
• cena jednostkowa netto,
• kwoty wszelkich upustów i obniżek cen – jeśli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość sprzedaży netto,
• stawka podatku VAT,
• suma wartości sprzedaży netto,
• wyliczona od powyższej sumy kwota podatku,
• kwota należności ogółem.

Przepisy nakładają również na podatnika obowiązek zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności faktury. Oznacza to, że e-faktura powinna być wystawiona w taki sposób, aby zapewnić wysoki poziom pewności, co do znajdujących się na niej danych (brak możliwości ich zmiany).

E-faktury w systemie KSeF – co się zmieni?

Już od 2026 r. e-faktury dokumentujące transakcje pomiędzy przedsiębiorcami, będą musiały być wystawiane za pomocą Krajowego Systemu eFaktur. Obowiązek stosowania KSeF obejmie nie tylko krajowe firmy, ale także podmioty zagraniczne, które w Polsce mają stałe miejsce prowadzenia działalności. Obecnie trwają konsultacje nad wprowadzeniem możliwości dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur konsumenckich.

Korzystanie z Krajowego Systemu eFaktur ma zapewnić przedsiębiorcom konkretne korzyści. Przede wszystkim wystawionych za pomocą tej platformy e-faktur nie będą oni musieli przechowywać ani archiwizować we własnym zakresie. Zyskają także możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu bez konieczności posiadania ich papierowego odpowiednika. W ocenie Ministerstwa Finansów wdrożenie KSeF ma pozwolić także na zwiększenie automatyzacji procesów fakturowania i księgowania, a także skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku.

Co trzeba zrobić, aby wystawiać e-faktury za pomocą KSeF?

Przedsiębiorcy, którzy chcą już teraz wystawiać e-faktury za pomocą KSeF nie muszą zakładać konta ani rejestrować się na platformie. Ich dane znajdują się bowiem w systemie. Aby się zalogować do aplikacji podatnika, powinni jedynie potwierdzić swoją tożsamość, np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub podpisu zaufanego. Po pierwszym uwierzytelnieniu będą mogli wygenerować token autoryzacyjny. Ten wystarczy następnie skopiować i wkleić do programu, który obsługuje wymianę e-faktur z KSeF.

Przeczytaj również: token KSeF – Twój klucz do bezpiecznej komunikacji

Od kiedy e-faktury trzeba będzie wystawiać za pomocą KSeF?

Faktury ustrukturyzowane są obecnie stosowane w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz umowach z zakresu partnerstwa publiczno-prywatnego. Od 1 lutego 2026 roku ich wystawianie za pomocą KSeF stanie się obowiązkowe dla tych przedsiębiorstw, które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln złotych obrotów, zaś od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich innych podmiotów.