Jak zintegrować sklep internetowy z Symfonią eBiuro? Prosty przewodnik krok po kroku

Integracja e-commerce z programem księgowym to dobry sposób na to, by zautomatyzować przepływ danych na temat zamówień, produktów, cen czy stanów magazynowych, a co za tym idzie – ograniczyć liczbę procesów, które trzeba obsługiwać ręcznie. Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób ją przeprowadzić? Przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego, jak krok po kroku skonfigurować integrację sklepu z programem księgowym Symfonia eBiuro.

Dlaczego warto zintegrować sklep internetowy z programem księgowym?

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, to pewnie doskonale wiesz, jak czasochłonna bywa obsługa zamówień i rozliczeń. Gdy klient kupuje produkt, musisz zarejestrować zamówienie, wprowadzić dane kontrahenta do systemu, zaktualizować stany magazynowe, a na koniec wystawić fakturę lub paragon. Choć każda z tych czynności zajmuje tylko kilkanaście sekund, to jednak przy większym wolumenie zamówień ten czas szybko zamienia się w długie godziny ręcznej pracy. A im więcej kliknięć, tym większe ryzyko pomyłek i opóźnień. Tu z pomocą przychodzi automatyzacja, umożliwiająca obsługę niektórych procesów w sposób systemowy, a zatem bez Twojego bezpośredniego udziału. Aby jednak była ona możliwa, konieczna jest wcześniejsza integracja e-commerce z oprogramowaniem, którego używasz do księgowości i zarządzania magazynem.

Przeczytaj również: Automatyzacja w e-commerce – sprawdź, jak to zrobić z Symfonią eBiuro!

Na czym polega integracja e-commerce z programem księgowym?

Integracja e-commerce z programem księgowym polega na połączeniu obu rozwiązań w taki sposób, aby dane w systemach mogły synchronizować się w sposób automatyczny, a zatem bez konieczności ich ręcznego wprowadzania. Takie rozwiązanie przynosi wiele korzyści. Pozwala m.in.:

• pobierać do programu księgowego informacje o zamówieniach, zakupionych produktach oraz klientach,
• przesyłać na platformę e-commerce dane na temat produktów, cen oraz stanów magazynowych,
• zwiększyć spójność danych przechowywanych w obu systemach oraz usprawnić gospodarkę magazynową.

Dzięki temu łatwiej zarządzać sprzedażą, zredukować błędy w obszarze księgowości czy zarządzania magazynem, a także zoptymalizować czas i koszty pracy.

Jak zintegrować program księgowy ze sklepem internetowym?

Jeśli chcesz zautomatyzować przepływ danych między sklepem internetowym a księgowością, wybierz oprogramowanie otwarte na integrację z najpopularniejszymi platformami e-commerce. Przykładem takiego rozwiązania jest Symfonia eBiuro dla firm – program do uproszczonej księgowości, który możesz połączyć m.in. z Apilo, Base, PrestaShop i WooCommerce.

Integracja Symfonii eBiuro z Apilo

Apilo to platforma informatyczna, która umożliwia automatyczną wymianę danych pomiędzy sklepami internetowymi, marketplace’ami (np. Allegro, Amazon), firmami kurierskimi, systemami magazynowymi i innymi narzędziami biznesowymi. Jej integracja z programem Symfonia eBiuro pozwoli Ci zautomatyzować prowadzenie magazynu i wystawianie faktur dla Twoich klientów. Aby połączyć oba systemy, zaloguj się do Symfonii eBiuro, wybierzesz w menu Więcej → Usługi, a następnie moduł Sprzedaż online z e-commerce. W oknie, które się wyświetli, będziesz w stanie dodać nową integrację. Aby poprawnie ją skonfigurować, w kreatorze dodaj swój Apilo API endpoint, który znajdziesz na platformie e-commerce w zakładce Klucze API. Wybierz również kierunek synchronizacji danych. Jeśli chcesz zsynchronizować całą bazę produktów lub stany magazynowe, zaznacz odpowiednie opcje, wybierając grupy produktowe i magazyn docelowy. Szczegółową instruuję znajdziesz na stronie: Konfiguracja integracji z Apilo – Centrum pomocy

Integracja Symfonii eBiuro z Base (dawniej BaseLinker)

W podobny sposób możesz uruchomić integrację z Base. Aby ją rozpocząć, zaloguj się do Symfonii eBiuro, przejdź do Więcej → Usługi → Sprzedaż online z e-commerce i kliknij Zarządzaj integracjami. Wybierz Base, a następnie podaj nazwę integracji i skopiowany z konta Base token API. Podczas integracji e-commerce z programem księgowym możesz zsynchronizować całą bazę produktów lub tylko wybrane ich grupy, a także przenieść stany magazynowe. Po skonfigurowaniu połączenia obu systemów możesz ustawić tzw. automatyczne akcje, które pozwolą Ci przyspieszyć np. wystawianie faktur czy paragonów. Więcej informacji na ten temat znajdziesz we wpisie: Konfiguracja integracji z Base (dawniej BaseLinker) – Centrum pomocy

Integracja Symfonii eBiuro z PrestaShop

Dodanie integracji z PrestaShop, pozwala zautomatyzować wystawianie faktur oraz zarządzanie magazynem. Aby skonfigurować połączenie, na platformie e-commerce zainstaluj i włącz moduł Symfonia eBiuro przez Moduły → Manager modułów. Jeśli nie ma go na liście, pobierz paczkę ZIP i załaduj ręcznie. Następnie w programie Symfonia eBiuro wybierz Więcej → Usługi → Sprzedaż online z e-commerce → Zarządzaj integracjami i dodaj integrację z PrestaShop.  Postępuj zgodnie z kolejnymi krokami w konfiguratorze. Pamiętaj, by po ustawieniu integracji e-commerce przetestować połączenie. O tym, jak to zrobić dowiedz się we wpisie: Konfiguracja integracji z PrestaShop – Centrum pomocy

Integracja Symfonii eBiuro z WooCommerce

Symfonię eBiuro możesz także zintegrować z WooCommerce. Cały proces składa się z kilku prostych kroków. W pierwszej kolejności na platformie e-commerce zainstaluj wtyczkę Symfonia eBiuro oraz dodatek Bloki pól zamówienia WooCommerce. Jeśli nie znajdziesz ich w repozytorium, pobierz pakiet ZIP ze strony producenta i prześlij ręcznie. Następnie ustaw integrację w systemie Symfonia eBiuro. O tym, jak to zrobić przeczytasz w tym wpisie: Konfiguracja integracji z WooCommerce – Centrum pomocy. Na koniec przetestuj wszystkie ścieżki – dodaj nowe zamówienie, zmień status i sprawdź, czy dokument sprzedaży pojawi się automatycznie w Symfonii eBiuro, a stany magazynowe odświeżą się w sklepie. Skonfiguruj również numerację faktur i paragonów oraz wybierz status zamówienia, przy którym mają być wystawiane dokumenty księgowe.

Teraz już wiesz, jak zintegrować sklep internetowy z programem księgowym!

Integracja e-commerce z Symfonią eBiuro to inwestycja, która szybko zwróci się w postaci zaoszczędzonego czasu i ograniczonych błędów. Dzięki synchronizacji danych na temat zamówień, stanów magazynowych i dokumentów sprzedaży nie musisz już ręcznie wprowadzać tego typu informacji do systemu. Zyskujesz również przejrzysty i wydajny proces obsługi zamówień, który pozwoli Ci skupić się na rozwoju swojego sklepu.