Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie Stern Weber Polska

Wdrożenie Symfonia Obieg Dokumentów pozwoliło spółce Stern Weber Polska rozpocząć proces digitalizacji dokumentów przychodzących. Poznaj historię tej współpracy. 

Spółka Stern Weber Polska to jedna z najbardziej rozpoznawalnych i najlepiej ocenianych przez stomatologów marek. Jest częścią włoskiego koncernu Cefla s.c. produkującego urządzenia stomatologiczne. Na polskim rynku obecna jest blisko 30 lat. Firma kładzie nacisk na efektywność. Poszukuje więc narzędzi, które umożliwiają obsługę procesów rosnącego portfela transakcji bez nadmiernego zwiększania zatrudnienia.

Ze względu na dynamiczny rozwój oraz wzrastającą liczbę dokumentów przychodzących (tj. wszystkich faktur kosztowych), przedsiębiorstwo chciało zautomatyzować procesy związane m.in. z wprowadzeniem faktur.

„Główną korzyścią, na którą zwracaliśmy uwagę przed wdrożeniem systemu, było odciążenie Księgowości od konieczności ręcznego wprowadzania dokumentów kosztowych. Ponadto, w związku z rozwojem firmy, przewidujemy otwarcie drugiej części biurowej w naszej siedzibie, co znacząco utrudniłoby obieg dokumentów papierowych pomiędzy działami” – mówi Cezary Zbierzchowski, Dyrektor ds. rozwoju.

Program Symfonia Obieg Dokumentów został wybrany spośród trzech rozpatrywanych rozwiązań komercyjnych oraz projektowanego rozwiązania własnego. Wdrażany system musiał mieć kilka istotnych funkcji, w tym przede wszystkim:

1) OCR

2) możliwość budowania struktury organizacyjnej firmy

3) tworzenie własnego workflow, czyli przepływu dokumentów

4) integrację z systemem finansowo-księgowym Symfonia

5) potencjalne inne funkcje do wykorzystania w przyszłości.

Na korzyść oprogramowania przemawiał także przyjazny i nowoczesny interfejs oraz dobra współpraca z opiekunem handlowym.

Wdrożenie systemu Symfonia Obieg Dokumentów w Stern Weber Polska wpłynęło pozytywnie na jeszcze jeden aspekt. Ponownie przeanalizowana została kwestia odpowiedzialności merytorycznej za poszczególne koszty i kontrola nad ich przepływami stała się bardziej przejrzysta.