Symfonia eBiuro – nowoczesny system w biurze rachunkowym Meritum. Case study

Zmiany prawne i technologiczne sprawiają, że rola biur rachunkowych wykracza dziś poza samo rozliczanie ksiąg podatkowych. Ich klienci szukają obecnie także doradztwa, konsultacji i wsparcia w temacie rozliczeń finansowych. To z kolei stawia przed tego typu podmiotami szereg nowych wyzwań. Nic więc dziwnego, że biura rachunkowe coraz częściej decydują się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań. Jednym z nich jest Symfonia eBiuro.

Jak zarządzać pracą biura rachunkowego, aby znaleźć czas na dodatkowe zadania?

Biuro rachunkowe Meritum z siedzibą w Oleśnicy, niedaleko Wrocławia, tworzy zespół liczący 65 osób. Trzonem jego działalności jest obsługa spółek prawa handlowego, a jedną z wiodących branż obsługiwanych przez biuro jest e-commerce. Jest to sektor wymagający i potrzebujący wsparcia w wielu aspektach. Między innymi dlatego firma zdecydowała się położyć szczególny nacisk na rozwój technologiczny i wyodrębniła wewnątrz organizacji zespół automatyzacji procesów, który skupia się na tym obszarze.  Stawiając na jakość i nowoczesność, firma traktuje nowości technologiczne z uwagą wychodzącą poza standardy rynkowe.

Jak komentuje Aleksandra Kornaszewska, właścicielka biura Meritum:

– Zapewniamy klientom to, czego oczekują i co ma dla nich wartość – czyli szeroko pojęte doradztwo, konsultacje oraz analizy. Aby dostarczać im usługi na najwyższym poziomie, musimy pracować maksymalnie efektywnie, eliminując czynności powtarzalne oraz takie, które nie przynoszą wartości dodanej. Dlatego naszym sprzymierzeńcem jest technologia. Zdecydowaliśmy się na korzystanie z rozwiązania Symfonia eBiuro, ponieważ chcemy być przygotowani na pracę w niemal każdych okolicznościach. Mamy na uwadze także pracujące u nas mamy, które wkładają wiele wysiłku, aby wywiązywać się z obowiązków niezależnie od sytuacji.

Biuro rachunkowe Meritum konkretnie określiło swoje oczekiwania:

• automatyzacja działań, która pozwoli uwolnić zasoby i skupić się na innych, pożądanych przez klientów zadaniach;
• dostęp do funkcji rozwiązania poprzez platformę internetową, bez konieczności instalowania aplikacji lokalnie na dysku;
• umożliwienie klientom biura przekazywania dokumentów bezpośrednio do platformy, co ograniczy obrót dokumentami w wersji papierowej;
• wbudowany OCR, który poprawi szybkość obróbki dokumentów.

Finalnie zapadła decyzja o wdrożeniu rozwiązania chmurowego Symfonii.

– Przeprowadziliśmy analizę dostępnych rozwiązań na rynku i nie wskazała ona innego partnera technologicznego, który daje takie możliwości rozwoju i zrozumienia działalności biur rachunkowych w nowoczesnym ujęciu. Opieraliśmy się także na naszym wcześniejszym doświadczeniu pracy z rozwiązaniami Symfonii. Stawiamy także na oprogramowanie w chmurze – rozwiązanie Symfonia eBiuro pozwala na 100% pracę zdalną. Dodatkowo doceniamy fakt, że jesteśmy traktowani przez Symfonię jak partner. Mamy swój wkład w rozwój narzędzia i widzimy, że firma jest otwarta na rekomendacje, sugestie ze strony swoich klientów. – Grzegorz Borowik z zespołu automatyzacji procesów.

Partnerem wdrożeniowym w tym projekcie była firma IT Excellence.

Korzyści z wdrożenia Symfonia eBiuro

W Meritum to system Symfonia eBiuro przejął czynności, które mogą być wykonane automatycznie, a pracownicy zyskali czas na doradztwo. Zespół pracuje na komputerach firmowych lub w domach, nie jest ograniczony koniecznością wykonywania zadań w biurze. Możliwość pracy zdalnej ułatwiła funkcjonowanie tym pracownikom, dla których elastyczność jest kluczowa, a jednocześnie chcą w pełni wywiązywać się ze swoich obowiązków. Automatyzacja procesów księgowych oraz eliminacja podwójnego wprowadzania danych zmniejszyła ryzyko popełnienia błędów księgowych, co przyczyniło się do poprawy precyzji i dokładności danych finansowych.

Ważnym aspektem jest dla Meritum fakt, że ich klienci, którzy otrzymali dostęp do platformy, mogą bezpośrednio w programie przekazywać swoje dokumenty. Nie muszą ich dostarczać do biura w wersji papierowej, przez co oszczędzają czas. Korzystają też z OCR, który poprawia szybkość obróbki dokumentów. Moduł integracji OCR pozwala zautomatyzować przesyłanie skanowanych dokumentów, co jest istotne przy sporej liczbie pracowników biura rachunkowego.

Dla pracowników Meritum, a także dla klientów tego biura rachunkowego, ogromnym ułatwieniem jest możliwość korzystania z aplikacji mobilnej Symfonia eBiuro. Pozwala ona na maksymalnie szybkie reagowanie i optymalne wykorzystanie czasu. Dodatkowo użytkownicy mają stały dostęp do Centrum Pomocy oraz wsparcie na czacie.

Czym charakteryzuje się nowoczesne oprogramowanie do uproszczonej księgowości dla biur rachunkowych?

Rozwiązanie chmurowe Symfonia eBiuro, które wykorzystuje BR Meritum, umożliwia:

• bieżące dodawanie, przeglądanie i księgowanie dokumentów klientów biura rachunkowego;
• obsługę nieograniczonej liczby firm, nadawanie dostępów bez limitu pracownikom i klientom;
• wykonywanie wielu czynności samodzielnie np. wystawianie fakturę, dodawanie skanów dokumentów kosztowych, monitorowanie płatności i przeglądanie rozliczenia;
• korzystanie z funkcji OCR;
• bieżącą wymianę informacji z klientem z poziomu systemu w dowolnym czasie, miejscu, urządzeniu
• tworzenie i wysyłkę zestawień finansowych (w tym podatkowych i ubezpieczeniowych);
• archiwizację z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa, stałą zgodność z najnowszymi przepisami;
• integrację z programami księgowymi w zakresie importu i eksportu danych;
• wysyłanie faktur do klienta lub do KSeF bezpośrednio z poziomu aplikacji.