Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

Odsetki za zwłokę w zapłacie a ewidencja w księgach rachunkowych

Redakcja

Redakcja

Długość czytania:

5 grudnia 2024

Odsetki za zwłokę naliczane są w razie opóźnienia w płatnościach i dotyczą zobowiązań wobec urzędu skarbowego. Jak żądać zapłaty zaległości, w jaki sposób obliczyć wysokość odsetek i kiedy wystawić notę odsetkową? Odpowiedzi na i inne pytania znajdziesz poniżej.

Spis treści:

Czym są odsetki za zwłokę w zapłacie?

Odsetki za zwłokę w zapłacie to rodzaj rekompensaty za opóźnienia w otrzymaniu należnych środków. Sprawdź, jakie są ich rodzaje, jaka jest ich wysokość i w jaki sposób je obliczać.

Definicja i cel odsetek za zwłokę

Odsetki za zwłokę stanowią pewnego rodzaju formę odszkodowania, które jest naliczane w przypadku nieterminowej spłaty zobowiązań – np. podatków, faktur czy kredytów. Ich głównym celem jest rekompensata za okres, w jakim wierzyciel nie mógł dysponować środkami finansowymi, które powinien otrzymać w terminie.

Różnice między odsetkami za zwłokę a innymi rodzajami odsetek

W paragrafie 2 artykułu 359 Kodeksu cywilnego znajduje się informacja o obowiązujących odsetkach ustawowych, których wysokość określa Rada Ministrów w drodze rozporządzenia. Jednym z ich rodzajów są odsetki kapitałowe, naliczane z tytułu korzystania z cudzego kapitału. To forma wynagrodzenia dla podmiotu, który udostępnił ten kapitał. Odsetki te są naliczane za okres korzystania z kapitału, czyli od chwili jego udostępnienia aż do momentu jego zwrotu. Paragraf 2 artykułu 481 informuje z kolei o odsetkach ustawowych za opóźnienie. Wierzyciel może żądać ich w przypadku opóźnienia w spełnieniu przez dłużnika świadczenia pieniężnego. Te odsetki naliczane są po upływie terminu zwrotu kapitału. Wyróżnia się również odsetki umowne, powiązane bezpośrednio z określoną umową cywilnoprawną. Określają je konkretne postanowienia zawarte w danej umowie.

Rodzaje odsetek ustawowych

Odsetki ustawowe stanowią najpowszechniejszą formę rekompensaty za zwłokę w spełnieniu świadczeń pieniężnych. Wyróżnia się kilka ich rodzajów:

  • odsetki ustawowe za opóźnienie;
  • odsetki ustawowe należne od sumy pieniężnej, inaczej nazywane odsetkami kapitałowymi;
  • odsetki ustawowe w transakcjach handlowych (za opóźnienie w transakcjach sprzedaży towarów lub usług).

 

Odsetki ustawowe za opóźnienie

Odsetki ustawowe za opóźnienie naliczane są w związku z udowodnieniem okresu zwłoki i wysokości kwoty dłużnej przez wierzyciela. Jeżeli więc dłużnik nie zapłacił świadczenia pieniężnego w wyznaczonym terminie, wierzyciel może otrzymać rekompensatę właśnie w postaci odsetek ustawowych. Są one należne każdemu wierzycielowi – zarówno przedsiębiorcy, jak i osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Odsetki ustawowe od sumy pieniężnej

Ustawowe odsetki od sumy pieniężnej (odsetki kapitałowe) to odsetki, które należą się tylko wówczas, gdy wynika to z czynności prawnej albo z ustawy, z orzeczenia sądu lub z decyzji innego właściwego organu. Są one naliczane z tytułu korzystania z czyjegoś kapitału.

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych

Odsetki za zwłokę w zapłacie w obrocie gospodarczym mogą dotyczyć transakcji handlowych, w przypadku których jedna ze stron (nabywająca towar lub korzystająca z usługi) nie dotrzymała terminu płatności. Takie opóźnienie wpływa na płynność finansową sprzedającego. Ten rodzaj odsetek naliczany jest w sytuacji, gdy sprzedawca wykonał usługę lub dokonał sprzedaży, a kupujący nie zapłacił ceny w określonym terminie.

Jak obliczać odsetki za zwłokę?

Wyliczenie odsetek ustawowych nie jest skomplikowane – można użyć w tym celu konkretnego wzoru lub skorzystać z prostego internetowego kalkulatora odsetek za zwłokę.

Kalkulator odsetek za zwłokę

W sieci są dostępne liczne kalkulatory, umożliwiające szybkie i wygodne obliczenie wysokości odsetek za zwłokę. Jednym z polecanych rozwiązań jest narzędzie dostępne na stronie internetowej Podatki.gov.pl: https://www.podatki.gov.pl/kalkulatory-podatkowe/kalkulator-odsetek-za-zwloke-od-zaleglosci-podatkowych-oraz-oplaty-prolongacyjnej/. To Kalkulator odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych oraz opłaty prolongacyjnej. Skorzystaj z niego i szybko oblicz należne odsetki.

Wzór na obliczanie odsetek ustawowych

Do naliczania odsetek ustawowych służy wzór:

kwota kapitału x liczba dni w okresie kredytowania x stawka odsetek ustawowych / 365 dni.

Aby obliczyć wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w płatności, należy natomiast skorzystać ze wzoru:

kwota zaległości x liczba dni zwłoki x wysokość stawki odsetek / 365 dni.

Podstawy prawne naliczania odsetek za zwłokę

Metodę naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie określa zarówno Kodeks cywilny, czyli zbiór przepisów z zakresu prawa cywilnego, jak również Ordynacja podatkowa. Ta ustawa reguluje z kolei polskie prawo podatkowe materialne i postępowanie podatkowe, zawiera normy prawa karnego skarbowego i określa organy podatkowe oraz ich właściwość. 

Kodeks cywilny i art. 481

Podstawą prawną naliczania odsetek za zwłokę jest sam Kodeks cywilny. W art. 481 tej ustawy widnieją poniższe informacje:

  • jeżeli dłużnik opóźnia się z płatnością, wierzyciel może żądać zapłaty odsetek za czas opóźnienia, nawet jeśli nie poniósł żadnej szkody, a opóźnienie nie wynika z winy dłużnika;
  • jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, wierzycielowi należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej NBP i 5,5 punktów procentowych, a gdy wierzytelność jest oprocentowana według wyższej stopy, wierzyciel może zażądać odsetek za opóźnienie według tej wartości;
  • maksymalna wysokość odsetek za opóźnienie w roku nie może być wyższa niż dwukrotność wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie (tzw. odsetki maksymalne za opóźnienie);
  • jeżeli wysokość odsetek za opóźnienie przekracza wysokość odsetek maksymalnych za opóźnienie, wierzycielowi należą się odsetki maksymalne za opóźnienie;
  • w przypadku zwłoki ze strony dłużnika wierzyciel może dodatkowo zażądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych.

 

checklista JPK_CIT

Ordynacja podatkowa a odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych

Obowiązek wpłacenia odsetek na zwłokę od zaległości podatkowych występuje w sytuacji, gdy dłużnik spóźnił się z zapłatą podatku lub zaliczek na podatek, a także w razie opóźnień w opłacie innych należności obowiązkowych dla każdego podatnika. Są one naliczane od dnia, który następuje po dniu upływu terminu płatności podatku lub terminu, w którym płatnik miał dokonać wpłaty podatku na rachunek organu podatkowego. Organ podatkowy wydaje decyzję, w której określona zostaje wysokość odsetek za zwłokę na dzień złożenia zeznania podatkowego za rok podatkowy bądź inny okres rozliczeniowy. Jeśli natomiast podatnik nie złożył zeznania w odpowiednim terminie, określa on odsetki na ostatni dzień terminu złożenia zeznania, przyjmując prawidłową wysokość zaliczek na podatek. Stawka odsetek za zwłokę równa się sumie 200% podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego, ustalanej według przepisów o NBP, i 2% – stawka ta nie może być jednak niższa niż 8%.

Wysokość odsetek ustawowych

Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie ogłasza w drodze obwieszczenia Minister Sprawiedliwości. Określenie wysokości odsetek odbywa się w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”.

Stopa referencyjna NBP a odsetki ustawowe

Wyliczanie odsetek ustawowych za opóźnienie odbywa się na podstawie stopy referencyjnej NBP. Ustawowe odsetki za opóźnienie to stopa referencyjna NBP powiększona o 5,5 punktów procentowych. Jeśli wierzytelność jest oprocentowana według wyższej stopy, wierzyciel ma prawo żądać odsetek za opóźnienie właśnie według tej stopy. Od 4 października 2023 roku wynoszą one 11,25% w skali roku.

Maksymalne odsetki ustawowe

Wysokość odsetek za opóźnienie nie może przekraczać wysokości tzw. maksymalnych odsetek za opóźnienie. Co to oznacza? Maksymalna wysokość odsetek za opóźnienie w stosunku rocznym nie być wyższa niż dwukrotność wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie. Wynosi ona zatem 22,50% (11,25% x 2) w skali całego roku.

Odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych

Stawka odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych wynosi w 2024 roku 14,50 % w stosunku rocznym. W niektórych przypadkach stosuje się natomiast obniżoną lub podwyższoną stawkę.

Obniżona i podwyższona stawka odsetek za zwłokę

Podwyższone odsetki od zaległości podatkowych stosuje się do zaległości w podatku od towarów i usług i w podatku akcyzowym, które powstały od dnia 01.01.2016 roku, w przypadku:

  • zaniżenia zobowiązania podatkowego, zawyżenia kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku ujawnionych przez organ podatkowy w toku kontroli podatkowej bądź postępowania podatkowego;
  • korekty deklaracji:
    • złożonej po doręczeniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, a w przypadkach bez zawiadomienia – po zakończeniu kontroli podatkowej;
    • jeżeli kwota zaniżenia zobowiązania podatkowego, zawyżenia kwoty nadpłaty bądź zwrotu podatku jest wyższa niż 25% kwoty należnej oraz pięciokrotna wysokość minimalnego wynagrodzenia, jakie obowiązuje w dniu następującym po dniu upływu terminu płatności zobowiązania lub terminu zwrotu;
  • ujawnienia przez organ podatkowy w toku kontroli podatkowej, czynności sprawdzających bądź postępowania podatkowego niezłożenia deklaracji i niezapłacenia podatku.

Podwyższona stawka odsetek za zwłokę wynosi obecnie 150% stawki podstawowej odsetek za zwłokę, czyli 21,75%.

Prawo do skorzystania z obniżonej stawki odsetek za zwłokę przysługuje z kolei podatnikom, którzy spełniają obydwa warunki:

  • złożyli prawnie skuteczną korektę deklaracji, najpóźniej do 6 miesięcy od dnia upływu terminu do złożenia deklaracji;
  • dokonali zapłaty zaległości podatkowej do 7 dni od dnia złożenia korekty.

Obniżone odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych to 50% stawki podstawowej, czyli 7,25%.

Opłata prolongacyjna: kiedy i jak jest naliczana?

Opłatę prolongacyjną ustala się w związku z:

  • odroczeniem terminu płatności podatku bądź rozłożeniem zapłaty podatku na raty;
  • odroczeniem lub rozłożeniem na raty zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę bądź odsetek od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek.

Przeczytaj także: Automatyzacja procesów w małej firmie: Jak zwiększyć efektywność? – Symfonia

Jest to zatem kwota, którą musi zapłacić osoba składająca wniosek o odroczenie terminu płatności albo zaległości podatkowej. Stawka opłaty prolongacyjnej jest taka sama jak obniżona stawka odsetek za zwłokę.

Nota odsetkowa: jak i kiedy ją wystawić?

Wierzyciel, który oczekuje zapłaty odsetek z tytułu zwłoki od dłużnika, nalicza odsetki od należności i wystawia tzw. notę odsetkową. To dokument księgowy, będący formalnym wezwaniem dłużnika do zapłaty odsetek za opóźnienia w płatności za rachunek bądź fakturę. To właśnie ona jest podstawą ujęcia odsetek za zwłokę w zapłacie w księgach rachunkowych. Wystawienie noty odsetkowej nie jest obowiązkowe, jednak jeśli już wierzyciel zdecyduje się ją wystawić, powinien zwrócić uwagę na kilka podstawowych elementów, które powinny znaleźć się w treści dokumentu, tj.:

  • datę sporządzenia noty odsetkowej;
  • dane dłużnika i wierzyciela;
  • podstawę naliczania składek (określenie rodzaju zobowiązania, kwoty zobowiązania, numeru oryginalnej faktury lub rachunku, długości opóźnienia w spłacie);
  • kwotę należnych odsetek;
  • całościową wartość należności, czyli wartość oryginalnej faktury wraz z wartością odsetek;
  • termin zapłaty zaległości wraz z odsetkami;
  • sposób uregulowania należności (np. numer rachunku bankowego wierzyciela);
  • podpis osoby, która wystawia notę odsetkową.

Najczęstsze pytania dotyczące odsetek za zwłokę

Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące odsetek za zwłokę.

Kiedy można żądać zapłaty odsetek za zwłokę?

Odsetek za zwłokę można zażądać w sytuacji, gdy dłużnik spóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego. Wierzyciel ma wówczas prawo wnioskować o odsetki za czas opóźnienia, nawet jeśli nie poniósł szkody, a opóźnienie było skutkiem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. Wskazuje na to sam Kodeks cywilny (art. 481).

Testuj Symfonia eBiuro za darmo przez 45 dni!

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Powiązane kategorie

Finanse
międzynarodowe

Finanse
na co dzień

Planowanie
biznesowe

Słownik Symfonii

Prowadzenie firmy może być pełne wyzwań, a jednym z nich jest fachowy żargon, który trzeba rozumieć. Nasz słownik wyjaśnia pojęcia w prostych słowach – od A do Z.
Wyświetl słownik