Jak księgować leasing finansowy zgodnie z przepisami?

Leasing finansowy księguje się inaczej niż leasing operacyjny: u korzystającego ujmuje się środek trwały albo WNiP, zobowiązanie finansowe, amortyzację oraz podział raty leasingowej na część kapitałową i odsetkową. Dla podatku kosztem są zwykle odpisy amortyzacyjne i część odsetkowa, a nie cała rata. To właśnie dlatego leasing finansowy wymaga równoczesnego spojrzenia na ujęcie bilansowe, podatkowe i VAT. W praktyce najwięcej błędów pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca księguje go tak samo jak leasing operacyjny.

Najważniejsze informacje

1. W przypadku leasingu finansowego przedmiot umowy trafia do ewidencji środków trwałych korzystającego, a odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający.
2. W księgach rachunkowych ujmuje się jednocześnie wartość początkową środka trwałego oraz zobowiązanie wobec leasingodawcy.
3. Każdą opłatę leasingową trzeba rozdzielić na część kapitałową i część odsetkową.
4. Dla celów podatku dochodowego kosztem nie jest cała rata leasingowa, lecz zasadniczo amortyzacja i koszty finansowe.

Leasing finansowy – zasady ogólne

Kwalifikacja leasingu jako finansowego wymaga odrębnej analizy bilansowej i podatkowej, które mogą prowadzić do odmiennych rezultatów.

Leasing finansowy w ujęciu bilansowym

Na gruncie ustawy o rachunkowości leasing ma charakter finansowy, gdy umowa spełnia co najmniej jeden z ustawowych warunków, np. przewiduje przeniesienie własności po zakończeniu umowy, daje prawo wykupu po cenie niższej od wartości rynkowej albo obejmuje większość okresu ekonomicznej użyteczności danego składnika.

W takim układzie przedmiot leasingu staje się składnikiem aktywów korzystającego, a po drugiej stronie pojawia się zobowiązanie finansowe. To oznacza, że już od momentu przyjęcia przedmiotu umowy do używania korzystający pokazuje go w księgach rachunkowych jak własny środek trwały.

Leasing finansowy w ujęciu podatkowym

Dla celów CIT i PIT leasing finansowy wymaga łącznego spełnienia warunków ustawowych. Najważniejsze są trzy: umowa jest zawarta na czas oznaczony, suma opłat leasingowych netto odpowiada co najmniej wartości początkowej, a odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający. To ważna różnica względem leasingu operacyjnego. Tam do kosztów uzyskania przychodu częściej trafia cała opłata wstępna netto, a tutaj nie ma takiego prostego mechanizmu.

Przeczytaj również: Wykup samochodu z leasingu na firmę – wszystko, co musisz wiedzieć

Jak rozliczać leasing finansowy w księgach rachunkowych?

Księgowanie leasingu finansowego warto rozłożyć na trzy etapy: przyjęcie środka trwałego, rozliczanie rat i amortyzację.

Moment przyjęcia przedmiotu umowy

Na moment rozpoczęcia leasingu korzystający ujmuje przedmiot leasingu jako aktywo trwałe i równolegle rozpoznaje zobowiązanie wobec leasingodawcy. Wartość początkową ustala się jako niższą z dwóch wartości: wartości rynkowej przedmiotu leasingu albo wartości bieżącej opłat leasingowych.

Do wartości początkowej mogą wejść także koszty bezpośrednio związane z zawarciem umowy, montażem, przystosowaniem czy uruchomieniem środka trwałego. Jeżeli dany przedmiot wymaga montażu, a finansujący obciąża korzystającego opłatami już wcześniej, to naliczone do momentu przyjęcia środka trwałego części odsetkowe mogą zwiększyć jego wartość początkową.

W praktyce oznacza to, że np. maszyna produkcyjna oddana w leasing finansowy nie trafia od razu w koszty, tylko najpierw do aktywów, a dopiero później jest rozliczana przez amortyzację i odsetki.

Rata leasingowa i opłata wstępna

W leasingu finansowym rata leasingowa nie jest jednorodnym kosztem. Trzeba ją podzielić na:

• część kapitałową – ta część spłaca zobowiązanie wobec leasingodawcy. Nie obciąża bezpośrednio wyniku jak zwykły koszt operacyjny.
• część odsetkową – ta część stanowi koszt finansowy. To właśnie ona trafia do kosztów w księgach rachunkowych i zwykle do kosztów podatkowych.

Opłata wstępna i opłata końcowa są z reguły zaliczane do części kapitałowej. To jeden z najczęściej mylonych elementów. W leasingu finansowym wstępna opłata leasingowa nie jest księgowana jednorazowo.

Jeżeli finansujący nie pokazuje na fakturze podziału raty leasingowej, korzystający sam powinien ustalić rozliczenie na część kapitałową i odsetkową, zwykle przy użyciu stopy procentowej leasingu albo stopy procentowej korzystającego.

Amortyzacja

Po przyjęciu przedmiotu leasingu do używania korzystający dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Amortyzacja przebiega według zasad leasingu finansowego dla podobnych własnych składników aktywów. Jeżeli przedsiębiorca bierze w leasing finansowy samochód osobowy, maszynę albo oprogramowanie kwalifikowane jako wartość niematerialna i prawna, to dla celów bilansowych i podatkowych rozlicza zużycie tego składnika przez odpisy amortyzacyjne, a nie przez wrzucanie w koszty całych rat.

Jak rozliczyć podatki CIT/PIT i VAT w leasingu finansowym

Różnice między księgowością a podatkami najlepiej widać przy kosztach – bo choć pojawia się faktura, nie zawsze oznacza to jeszcze koszt podatkowy.

Podatek dochodowy CIT/PIT

W leasingu finansowym do kosztów uzyskania przychodu po stronie korzystającego trafiają odpisy amortyzacyjne od środka trwałego lub WNiP oraz część odsetkowa opłat leasingowych. Sama spłata wartości początkowej przedmiotu leasingu, czyli część kapitałowa raty nie stanowi natomiast kosztu podatkowego. To dlatego rozliczenie opłaty leasingowej musi być prawidłowe już na poziomie dokumentacji i harmonogramu.

Jeżeli umowa przewiduje wykup po zakończeniu umowy, cena ta jest uwzględniana przy badaniu sumy opłat. Jeżeli zaś dochodzi do skrócenia umowy leasingu albo zmiany harmonogramu, trzeba sprawdzić, czy po zmianie nadal są spełnione warunki podatkowe leasingu finansowego.

Podatek VAT

Dla VAT leasing finansowy bywa traktowany jak dostawa towarów, a nie jak usługa, o ile umowa spełnia warunki z ustawy o VAT. W praktyce oznacza to często, że faktura VAT jest rozliczana z góry od całej podstawy opodatkowania, a nie z każdą ratą osobno jak w leasingu operacyjnym. Przy samochodzie osobowym używanym w sposób mieszany prawo do odliczenia VAT jest zwykle ograniczone do 50% podatku naliczonego. Pełne odliczenie wymaga spełnienia ustawowych warunków dla wykorzystania wyłącznie do działalności gospodarczej.

Przykłady praktyczne

Przykład 1

Firma zawarła umowę leasingu finansowego na komputer o wartości rynkowej 20 000 zł na 4 lata (48 miesięcy). Opłata wstępna wyniosła 10 % wartości (2 000 zł), a każda rata to 500 zł netto (razem 24 000 zł). Stopa procentowa leasingu wynosi 6 %. Wartość bieżąca opłat (obejmująca raty i opłatę końcową) wyniosła 19 500 zł, więc przyjęto ją jako wartość początkową sprzętu. W dniu otrzymania przedmiotu firma zaksięgowała go jako środek trwały za 19 500 zł i analogiczne zobowiązanie. Każda rata jest dzielona na część kapitałową (ok. 406 zł w pierwszym miesiącu) i odsetkową (94 zł). Odliczenia VAT dokonuje się na zasadach ogólnych – zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy i podatnik otrzymał fakturę.

Przykład 2

Przedsiębiorca finansuje samochód spalinowy którego emisja CO₂ silnika spalinowego wynosi ≥ 50 g/km. Wartość netto przedmiotu umowy wynosi 150 000 zł. Opłata wstępna netto to 30 000 zł, a raty 2 500 zł netto przez 4 lata. Wartość bieżąca opłat wynosi 140 000 zł (przekracza 90% wartości rynkowej), więc jest to leasing finansowy. Zgodnie z nowymi limitami podatkowymi odpisy amortyzacyjne od samochodu spalinowego będą kosztem tylko do wysokości 100 000 zł. Pozostała część wartości (50 000 zł) nie będzie kosztem podatkowym. W przypadku samochodu osobowego standardowo odlicza się 50% VAT, a 100% odliczenia jest możliwe tylko przy spełnieniu ustawowych warunków dla wykorzystania wyłącznie do działalności gospodarczej (albo przy ustawowych wyjątkach). W momencie wykupu końcowego, który wynosi 1 % wartości, zapłaci 1 500 zł netto.

Najczęstsze błędy

Najczęstszy błąd polega na księgowaniu leasingu finansowego tak, jak leasingu operacyjnego, czyli wrzucaniu opłaty wstępnej i całej raty leasingowej bezpośrednio w koszty finansowe. Drugi częsty problem to brak prawidłowego podziału rat na część kapitałową i odsetkową. Trzeci to pomijanie momentu przyjęcia środka trwałego do używania i niewprowadzenie go do ewidencji środków trwałych.

W praktyce przedsiębiorca powinien zawsze sprawdzić cztery rzeczy: jaki jest charakter umowy bilansowo, jaki podatkowo, kto dokonuje amortyzacji i jak rozliczany jest VAT. Dopiero wtedy księgowanie leasingu finansowego będzie spójne.

Podsumowanie

Leasing finansowy księgowanie wymaga większej precyzji niż leasing operacyjny, bo dotyczy nie tylko rat, ale też wartości początkowej, zobowiązania finansowego, amortyzacji, kosztów finansowych i VAT. U korzystającego pojawia się środek trwały, zobowiązanie wobec leasingodawcy i obowiązek rozdzielenia opłat na część kapitałową i odsetkową. Dla podatku dochodowego kosztem są zwykle odpisy amortyzacyjne i odsetki, a nie cała rata leasingowa. Żeby uniknąć korekt, leasing finansowy trzeba rozpatrywać w trzech obszarach: rachunkowości, CIT/PIT i VAT.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o leasing finansowy

Czy opłata wstępna w leasingu finansowym jest kosztem jednorazowo?

Co do zasady nie tak jak w leasingu operacyjnym. W leasingu finansowym opłata wstępna zwykle stanowi część kapitałową rozliczenia i wpływa na spłatę zobowiązania, a ekonomiczny koszt ujawnia się przez amortyzację i część odsetkową.

Czy cała rata leasingowa jest kosztem uzyskania przychodu?

W przypadku leasingu finansowego kosztem podatkowym nie jest cała rata leasingowa, lecz zasadniczo tylko część odsetkowa oraz odpisy od przedmiotu leasingu.

Kto amortyzuje przedmiot leasingu finansowego?

W leasingu finansowym obowiązek dokonywania odpisów spoczywa na korzystającym, który ujmuje przedmiot umowy lub wartość niematerialną i prawną w swojej ewidencji środków trwałych.

Czy leasing finansowy zawsze oznacza VAT płatny z góry?

Nie każdy leasing finansowy skutkuje obowiązkiem zapłaty VAT z góry. Ma to miejsce przede wszystkim w przypadku, gdy umowa jest kwalifikowana – na gruncie VAT – jako dostawa towarów, co wymaga każdorazowej analizy jej postanowień oraz przepisów ustawy.

Czy skrócenie umowy leasingu zmienia sposób rozliczenia?

Skrócenie umowy leasingu może zmienić sposób rozliczenia podatkowego, jeśli przestają być spełnione warunki leasingu finansowego, dlatego każda taka zmiana wymaga ponownej analizy umowy.