Automatyzacja pracy w księgowości wiąże się z wieloma korzyściami. Dzięki niej firmowe procesy znacząco przyspieszają, praca jest wydajniejsza, a zarządzanie przedsiębiorstwem – efektywne i dużo łatwiejsze. Co jeszcze daje firmie przejście na e-dokumentację?

Automatyzacja procesów księgowych – znaczna oszczędność czasu i funduszy

Automatyzacja pracy w księgowości wiąże się z oszczędnością sporej ilości czasu. Księgowi nie muszą już bowiem wprowadzać i zatwierdzać faktur ręcznie ani wyszukiwać ich spośród dziesiątek teczek oraz szuflad. Czas, który wcześniej poświęcali na te czynności, mogą oni poświęcić na inne istotne zadania lub pogłębianie wiedzy. Dzięki temu praca działu księgowości staje się znacznie wydajniejsza. Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, a aby odnaleźć je lub edytować, wystarczy wykonać kilka kliknięć myszką. Sprawne zarządzanie dokumentami z poziomu komputera to także duża wygoda. Oprócz oszczędności czasu automatyzacja procesów księgowych zapewnia także oszczędność pieniędzy. W związku z przejściem z dokumentów tradycyjnych na e-dokumenty nie ma potrzeby zakupu licznych artykułów biurowych, papieru, tonerów czy kserokopiarek. Automatyzacja pomaga oszczędzić również przestrzeń w biurze.

E-dokumentacja – koniec z problemem zgubionych i zniszczonych faktur

Dzięki automatyzacji pracy w księgowości faktury i inne dokumenty są dużo lepiej zabezpieczone przed zniszczeniem lub zagubieniem. W przypadku tych w wersji papierowej ryzyko uszkodzenia lub zgubienia jest znacznie większe. Tradycyjne dokumenty są na takie „wypadki” narażone w wielu sytuacjach – m.in. podczas zmiany siedziby czy przekazywania ich klientom. Dokumenty w wersji cyfrowej nie zgubią się nawet w trakcie przeprowadzki biura – a ponadto są skutecznie chronione przed dostępem osób nieupoważnionych.

Automatyzacja procesów księgowych – łatwy, bieżący dostęp do dokumentacji

Kolejną zaletą automatyzacji procesów księgowych jest możliwość bieżącego monitorowania obiegu dokumentów. Dostęp do faktur jest wyjątkowo łatwy i sprawny, a ponadto – możliwy z dowolnego miejsca. Aby przejrzeć konkretny dokument, nie trzeba już przeszukiwać setek segregatorów i teczek. Ich wyszukiwanie w tradycyjnym archiwum jest znacznie trudniejsze i czasochłonne – wirtualne archiwa to dużo większa wygoda. Dzięki automatyzacji księgowi mogą wykonywać swoje obowiązki zarówno z biura, jak i z domu.

Przeczytaj także: Trendy HR na 2023 – na co musisz się przygotować?

Automatyzacja pracy w księgowości – ułatwienie dla klientów

Automatyzacja procesów księgowych wpływa również na stosunki z klientami organizacji. Mają oni bowiem możliwość zdalnego nadzorowania pracy czy przesyłania faktur bez konieczności odbywania fizycznej wizyty. Wielu klientów ceni sobie taką wygodę i możliwość samodzielnego dostępu do dokumentów. Im korzystniejsza i wygodniejsza współpraca, tym lepsze opinie o danej firmie – jeśli więc zastanawiasz się nad przejściem na e-dokumenty, może to być istotny argument przemawiający „za” tym rozwiązaniem.

Przeczytaj także: X, Y, Z – jak rozszyfrować pokolenia?