Brak zgody nabywcy na fakturę KSeF. Co robić?

Każdy podatnik wystawiający faktury ustrukturyzowane może spotkać się z sytuacją, w której nabywca nie wyrazi zgody na otrzymanie takiego dokumentu. Jakie możliwości ma wówczas sprzedający?

 

Obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturą

Podatnicy świadczący usługi lub dokonujący sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców mają obowiązek dokumentowania tej sprzedaży w postaci faktury. Wynika to z zapisów samej ustawy o VAT. Aktualnie faktury można wystawiać w kilku różnych formach – tradycyjnej papierowej, elektronicznej oraz w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Z KSeF mogą korzystać zarówno podatnicy, jak i wskazane przez nich podmioty.

 

Faktury w KSeF – co warto o nich wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Służy ona również do monitorowania prawidłowości danych czy oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym w systemie. Mowa jednak nie o tradycyjnych elektronicznych fakturach, a o ich szczególnym rodzaju – czyli fakturach ustrukturyzowanych. Są to dokumenty udostępniane w czasie rzeczywistym i zapisywane w formacie XML. Jeden egzemplarz faktury ustrukturyzowanej podlega multiplikacji – to właśnie dzięki temu może być przekazywany do klientów. Za datę jej wystawienia uznaje się dzień, w którym została ona przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF wymaga akceptacji odbiorcy.

Do samego wystawiania dokumentów nie jest natomiast potrzebna żadna zgoda. Wprowadzenie obowiązku obsługi tych faktur planowano na 1 lipca 2024 roku, jednak termin wdrożenia KSeF został przesunięty. Obecnie nie jest jeszcze znana dokładna data, w której wymiana faktur ustrukturyzowanych będzie obligatoryjna dla wszystkich przedsiębiorców.

 

Brak zgody nabywcy na otrzymanie faktury w ramach KSeF

Brak akceptacji faktury w ramach systemu w najmniejszym stopniu nie wpływa na możliwość jej wystawienia przez osobę sprzedającą. Jeżeli nabywca nie wyrazi zgody na otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w ramach KSeF, sprzedający może wysłać mu dokument innym, wspólnie ustalonym sposobem. Faktura ta musi jednak zostać wcześniej wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur – nie można o tym zapomnieć. Wówczas można przekazać ją nabywcy na kilka różnych sposobów:

• w postaci pliku PDF w wiadomości e-mail;
• w formie wydruku za pośrednictwem tradycyjnej poczty;
• osobiście.

Najważniejsze, aby jej treść nie różniła się od treści faktury ustrukturyzowanej. Należy zapewnić integralność, autentyczność pochodzenia oraz czytelność dokumentu. Faktura posiada wówczas najważniejsze cechy faktury ustrukturyzowanej, czyli numer identyfikujący ją w Krajowym Systemie e-Faktur.

Przeczytaj także: Zarządzanie przepływem dokumentów w erze KSeF: narzędzia i strategie – Symfonia

Brak akceptacji faktury z KSeF a podatek

W sytuacji, gdy sprzedawca nie uzyskał zgody nabywcy na otrzymywanie w ramach KSeF faktury, nie ma to wpływu na korektę podatku należnego u tego sprzedawcy. Wydawca rozlicza wówczas korektę in minus w miesiącu wystawienia faktury korygującej w Krajowym Systemie e-Faktur. Nabywca musi natomiast rozliczyć korektę, uwzględniając ogólne zasady.