Zarządzanie przepływem dokumentów w erze KSeF: narzędzia i strategie

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur docelowo stanie się obowiązkiem większości przedsiębiorców. Jakie narzędzia i strategie mogą usprawnić zarządzane przepływem dokumentów po wprowadzeniu tych zmian?

 

Podstawowe informacje na temat KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma służąca do wystawiania, gromadzenia i udostępniania faktur ustrukturyzowanych w czasie rzeczywistym. Integracja z systemem stanie się docelowo obowiązkiem większości przedsiębiorców podlegających polskim przepisom podatkowym. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przyniesie przedsiębiorcom sporo korzyści – m.in.:

• oszczędność kosztów oraz czasu;
• zmniejszenie błędów w dokumentacji;
• znaczącą optymalizację pracy firmowych działów – nie tylko księgowości;
• ochronę dokumentów przed utratą lub zniszczeniem;
• brak konieczności przechowywania faktur, a co za tym idzie – oszczędność przestrzeni biurowej;
• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku.

Do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będą uprawnieni zarówno podatnicy, jak i wskazane przez nich podmioty.

 

Przepływ dokumentów a KSeF

Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur może znacząco usprawnić obieg dokumentów – zarówno między firmą a kontrahentami, jak i między samymi działami przedsiębiorstwa. Faktury będą wówczas trafiały do systemu przed dostarczeniem do odbiorcy – wszystko po to, aby sprawdzić je pod kątem zgodności oraz wykryć ewentualne błędy.

Zanim integracja z systemem stanie się obowiązkowa, warto zastanowić się, jakie narzędzie oraz strategie mogą ułatwić jego obsługę i pomóc w jeszcze lepszym przepływie dokumentów.

 

Aplikacje Ministerstwa Finansów

Do wystawiania nowych faktur Ministerstwo Finansów przygotowało specjalne aplikacje – aplikację e-mikrofirma oraz Aplikację Podatnika KSeF. W tym celu będzie można korzystać również z wielu komercyjnych programów.

Przeczytaj także: Elektroniczny obieg dokumentów w małych i średnich firmach: wyzwania i rozwiązania – Symfonia

Aplikacja Podatnika KSeF działająca w okresie dostępności systemu jest dostępna na stronie podatki.gov.pl w trzech wersjach – produkcyjnej, przedprodukcyjnej (demo) i testowej. W przypadku dwóch ostatnich wersji należy stosować zanonimizowane dane. Do korzystania z aplikacji niezbędny jest profil zaufany, elektroniczna pieczęć kwalifikowana lub podpis elektroniczny.

Aplikacja e-mikrofirma przeznaczona jest głównie dla małych firm. Umożliwia ona przede wszystkim powiązanie konta z KSeF, wystawianie i odbieranie faktur w systemie czy przenoszenie faktury do ewidencji VAT bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

 

Symfonia KSeF

Nasze oprogramowanie Symfonia KSeF to prosty sposób do zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Narzędzie obejmuje cały proces obiegu faktur i likwiduje konieczność każdorazowego logowania się do aplikacji Ministerstwa Finansów.

To prosty sposób na efektową i wygodną współpracę z KSeF – automatycznie aktualizowane oprogramowanie pracuje w tle i wspiera komunikację z Ministerstwem. Program jest dedykowany nie tylko użytkownikom systemu Symfonii, ale również przedsiębiorcom, którzy korzystają z innych systemów.

 

Strategie związane z obsługą dokumentów w erze KSeF

Przed wdrożeniem w firmie obowiązkowego KSeF warto obrać pewne strategie i odpowiednio przygotować się do nowych wymogów. Oprócz sprawdzenia aktualnego oprogramowania księgowego lub wyboru nowych niezbędnych narzędzi do obsługi dokumentów warto pamiętać również o odpowiednim przeszkoleniu personelu i wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za e-fakturowanie. To bardzo ważne, aby pracownicy posiadali przynajmniej podstawową wiedzę na temat Krajowego Systemu e-Faktur i zarządzania dokumentacją po zmianach.