Wyzwania związane z przechowywaniem elektronicznych dokumentów księgowych

Coraz większa liczba biur rachunkowych decyduje się zastąpić dokumenty papierowe tymi w wersji elektronicznej. Księgowi biorą pod uwagę potrzeby klientów i chcą iść z duchem czasu, a takie nowoczesne podejście spotyka się z dużą aprobatą. Z jakimi wyzwaniami muszą się liczyć, decydując się na elektroniczne przechowywanie dokumentacji księgowej? Czy rozwiązania oferujące taką funkcję są bezpieczne? O tym w niniejszym artykule.

Spis treści:

• Przechowywanie dokumentacji księgowej – co mówią przepisy?
• Gdzie i jak przechowywać dokumenty księgowe?
• O czym pamiętać, decydując się na elektroniczne przechowywanie dokumentacji księgowej?
• Elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych w systemie Symfonia eBiuro

 

Przechowywanie dokumentacji księgowej – co mówią przepisy?

Zarówno przepisy ustaw o PIT i CIT, ani też te zawarte w Ordynacji podatkowej, nie wskazują na konkretne obowiązki dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej. Nieco inaczej wygląda ta kwestia w ustawie o rachunkowości. Wskazuje ona bowiem, że dokumenty księgowe mogą być przechowywane w wersji elektronicznej, o ile jednak spełnione zostaną trzy wymogi. Pierwszy z nich dotyczy możliwości potwierdzenia autentyczności dokumentu, a także zapewnienia integralności jego treści i czytelności. Drugi wiąże się kwestią archiwizacji – ta nie powinna trwać krócej niż okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Trzeci wymóg odnosi się natomiast do procedur przeprowadzania kontroli podatkowej. Przepisy ustawy przewidują bowiem, że w przypadku przechowywania dokumentacji księgowej w wersji elektronicznej, organy podatkowe powinny mieć do niej zapewniony bezzwłoczny dostęp.

 

Gdzie i jak przechowywać dokumenty księgowe?

Co do zasady, o miejscu przechowywania dokumentacji księgowej należy powiadomić urząd skarbowy. Jeśli przedsiębiorca prowadzi księgowość samodzielnie, wszystkie faktury, rachunki czy dokumenty celne powinny znajdować się w  siedzibie jego firmy. Inaczej wygląda sytuacja, gdy za rozliczanie podatnika odpowiada biuro rachunkowe. Wówczas to właśnie jego adres powinien znaleźć się we wpisie do CEIDG. Przepisy przewidują również, że przedsiębiorca powinien powiadomić urząd skarbowy w przypadku każdej zmiany miejsca przechowywania dokumentacji księgowej – niezależnie od tego, czy wynika ona ze zmiany adresu firmy, czy też biura rachunkowego, z którym podatnik ma podpisaną umowę.

Ustawodawca nie zdecydował się natomiast uregulować zasad dotyczących formy przechowywania dokumentów księgowych. Stąd w praktyce biur rachunkowych można spotkać różne rozwiązania. Część podmiotów nadal stosuje metody tradycyjne, oparte na obiegu papierowych dokumentów. Z roku na rok rośnie jednak liczba biur, w których księgowość prowadzona jest z zastosowaniem programów komputerowych, a same faktury przesyłane i przechowywane są w wersji elektronicznej. Ta druga metoda ma wiele zalet. Przede wszystkim pozwala usprawnić komunikację z klientami oraz zapewnia szybki obieg dokumentów – bez konieczności osobistych wizyt w biurze czy korzystania z poczty lub kuriera. Po drugie automatyzuje wiele procesów księgowych – danych nie trzeba już bowiem ręcznie wprowadzać do systemu. Programy do księgowości zapewniają także elastyczny dostęp do dokumentów oraz umożliwiają tworzenie ścieżek ich obiegu i akceptacji.

 

O czym pamiętać, decydując się na elektroniczne przechowywanie dokumentów w biurze rachunkowym?

Z przechowywaniem dokumentacji księgowej w wersji elektronicznej wiąże się wiele obowiązków i wyzwań. O czym warto pamiętać w pierwszej kolejności?

Przygotowanie do korzystania z oprogramowania

Dla księgowych, którzy wcześniej nie mieli do czynienia z oprogramowaniem online do księgowości czy elektronicznymi dokumentami, pierwszym wyzwaniem jest już samo przygotowanie do korzystania z nowego rozwiązania. Programy komputerowe, tworzone z myślą o potrzebach biur rachunkowych są intuicyjne i wyjątkowo łatwe w obsłudze – warto jednak odpowiednio wcześnie się z nimi zapoznać. Ze względu na dużą ilość dostępnych systemów wyzwanie może stanowić również wybór tego odpowiedniego. Ważny jest zatem dokładny research i rozeznanie się w funkcjach konkretnego programu.

Dbałość o bezpieczeństwo przechowywanych danych

Decydując się na przejście na e-dokumenty, księgowi muszą liczyć się z tym, że to po ich stronie spoczywa obowiązek bezpiecznego korzystania z chmury i oprogramowania. Mimo że dane w elektronicznym obiegu dokumentów są znacznie bezpieczniejsze niż w przypadku dokumentacji papierowej, biuro rachunkowe powinno pamiętać o regularnym wykonywaniu backupu, czyli kopii zapasowej tych danych. Wówczas są one skutecznie chronione przed utratą – czy to w przypadku ataku hakerów, czy w razie ewentualnej kradzieży sprzętu bądź awarii systemu. Zapewnienie bezpieczeństwa infrastruktury chmurowej należy do obowiązków usługodawcy, jednak całe rozwiązanie opiera się na odpowiedzialności współdzielonej.

 Przeczytaj także: Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej (symfonia.pl)

Przechowywanie dokumentów elektronicznych

Większość programów do księgowości online oferuje automatyczne tworzenie archiwum, w którym gromadzone są wszelkiego rodzaju dokumenty związane z księgowością klientów. Po każdym roku przechowywane w chmurze dokumenty – deklaracje, faktury czy ewidencje wraz z potwierdzeniami doręczenia – są możliwe do pobrania. Dzięki temu księgowy może z łatwością wysłać klientowi całość wygenerowanych dokumentów w jednej paczce.

 

Elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych w systemie Symfonia eBiuro

Prowadzisz biuro rachunkowe i szukasz rozwiązania, które będzie Cię wspierać w prowadzeniu uproszczonej księgowości? Symfonia eBiuro to program, który może spełnić Twoje oczekiwania. Znajdziesz w nim wiele zintegrowanych modułów, za pomocą których szybko rozliczysz faktury dostarczane przez klientów, uzupełnisz zapisy w księgach rachunkowych, rozliczysz podatki, a ponadto przygotujesz deklaracje i raporty do ZUS. Dzięki aktualizacjom w tle będziesz mieć pewność, że system działa zawsze zgodnie z przepisami prawa, a codzienne backupy pozwolą zredukować ryzyko utraty danych. Z poziomu systemu możesz także zapewnić swoim klientom wygodny dostęp do faktur i rozliczeń online. Dokumenty księgowe przechowywane w systemie Symfonia eBiuro spełniają wszystkie standardy przewidziane w aktualnych przepisach. Nie musisz się również obawiać o ich bezpieczeństwo. Program spełnia bowiem wymagania normy ISO 27001:2013.