Kiedy i dlaczego warto wysyłać wezwanie do zapłaty?

W świecie biznesu, płatności od kontrahentów są krwiobiegiem przedsiębiorstwa. Niestety, z różnych przyczyn, nie zawsze są one realizowane terminowo. W takich sytuacjach pojawia się pytanie: jak odzyskać należne środki bez narażania relacji z kontrahentem?  Rozwiązaniem często okazuje się być wezwanie do zapłaty. Co to takiego i jak je napisać? O tym w niniejszym artykule.

Spis treści:

• Czym jest miękka windykacja?
• Wezwanie do zapłaty – co to takiego?
• Kiedy warto wysyłać kontrahentowi wezwanie do zapłaty zaległej faktury?
• Jak napisać wezwanie do zapłaty – obowiązkowe elementy
• Wezwanie do zapłaty w systemie Symfonia eBiuro

 

Czym jest miękka windykacja?

Miękka windykacja to proces odzyskiwania długów, który nie polega na egzekwowaniu płatności poprzez sąd czy firmy windykacyjne, ale na przypominaniu dłużnikowi o zobowiązaniach w sposób niekonfrontacyjny. Najczęściej przybiera formę wezwań do zapłaty. Takie rozwiązanie niesie ze sobą wiele korzyści. Do tych najważniejszych należą:

• zadbanie o płynność finansową swojej firmy: regularne przypominanie kontrahentom o zobowiązaniach zwiększa szansę na szybsze otrzymanie należności,
• utrzymanie dobrych relacji: miękka windykacja pozwala dbać o finanse firmy, nie narażając jednocześnie relacji z kontrahentami.

 

Wezwanie do zapłaty – co to takiego?

Wezwanie do zapłaty  to nic innego, jak pismo skierowane do kontrahenta, wzywające go do uregulowania ciążących na nim należności. Stanowi pierwszy, przedsądowy krok w procesie odzyskania należnych środków, np. z tytułu niezapłaconych faktur. Przedsiębiorca, który wysyła wezwanie do zapłaty, może za jego pomocą poinformować również dłużnika na temat konsekwencji prawnych, jakie grożą mu, jeśli nie ureguluje swojego długu w określonym terminie. Często już samo to wystarczy, by skutecznie ponaglić nierzetelnego kontrahenta. Korzystanie z wezwań do zapłaty to również dobry sposób, by uniknąć wielu kosztów związanych z prowadzeniem postępowania sądowego. Aby jednak odzyskać należne środki, warto wiedzieć, z jakich obowiązkowych elementów powinno składać się takie pismo oraz kiedy należy je przygotować.

 

Kiedy warto wysyłać kontrahentowi wezwanie do zapłaty zaległej faktury?

Wezwanie do zapłaty zaległej faktury warto przygotować wówczas, gdy termin płatności już minął, ale kontrahent nie uregulował należności. Otrzymany monit może przypomnieć mu o zobowiązaniu. Taki gest nie tylko przyspiesza spłatę, ale także świadczy o profesjonalizmie Twojej firmy. Wysłanie zawiadomienia o długu może okazać się konieczne także w kilku innych sytuacjach. Wśród ich przykładów wymienić należy:

• brak odpowiedzi na wcześniejsze próby kontaktu: jeśli kontrahent nie reaguje na telefony czy e-maile, formalne wezwanie do zapłaty może przyciągnąć jego uwagę,
• kiedy zależy Ci na utrzymaniu dobrych relacji z kontrahentem: miękka windykacja pozwala utrzymać dobre relacje z kontrahentem, unikając jednocześnie konieczności podjęcia bardziej radykalnych kroków.

Kiedy natomiast warto wysyłać zbiorcze wezwanie do zapłaty? Przede wszystkim, jeśli Twoja firma ma do czynienia z wieloma nieuregulowanymi płatnościami od różnych kontrahentów. Przygotowanie zbiorczego wezwania pozwoli CI zaoszczędzić czas i zasoby. Zbiorcze wezwanie do zapłaty zaległej faktury może okazać się też świetnym narzędziem do regularnego przypominania dłużnikom o zaległych płatnościach w określonych odstępach czasu, np. jeśli przedmiotem umowy są usługi cykliczne.

Czytaj także: Integracja programu księgowego z drukarką fiskalną (symfonia.pl)

 

Jak napisać wezwanie do zapłaty – obowiązkowe elementy

Przepisy Kodeksu Postępowania Cywilnego nie regulują wprost, jaką formę powinno mieć wezwanie do zapłaty. Najczęściej przygotowuje się je w formie oficjalnego pisma przesyłanego listem poleconym z potwierdzeniem otrzymania przesyłki, choć nierzadka jest też praktyka wysyłania przypomnień o zaległych płatnościach za pomocą poczty elektronicznej. To pierwsze rozwiązanie może okazać się korzystniejsze, jeśli dłużnik pomimo otrzymania monitu, nie ureguluje należności. Gdy sprawa trafi do sądu, będziesz mieć potwierdzenie, że kontrahent został powiadomiony o konsekwencjach, jakie grożą mu w związku ze zwłoką w płatności.

W przepisach próżno szukać także uregulowań dotyczących tego, co powinno zawierać wezwanie do zapłaty. Wzór takiego pisma można jednak znaleźć na stronach firm, które zajmują się windykacją należności. Wśród najważniejszych elementów, jakie powinien zawierać dokument, wymienić należy:

• datę oraz miejsce jego sporządzenia,
• dane dłużnika oraz wierzyciela, który domaga się spłaty zaległego zobowiązania,
• informacje o przedmiocie roszczenia (wraz ze wskazaniem numeru faktury),
• kwotę zaległości oraz sposób jej uregulowania przez dłużnika (np. w formie przelewu na rachunek bankowy),
• termin, w jakim dłużnik powinien dokonać spłaty zobowiązania,
• informację o skutkach dalszej zwłoki w płatności,
• podpis wierzyciela, który przygotował pismo.

Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne?

Aby przesłane dłużnikowi wezwanie do zapłaty zaległej faktury było skuteczne, warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Ta pierwsza dotyczy wymagalności świadczenia, a zatem możliwości żądania przez wierzyciela spłaty należności. Przygotowanie monitu nie będzie miało zatem sensu, jeśli za wykonaną usługę nie została wystawiona faktura, czy inny dokument księgowy, lub też termin płatności jeszcze nie minął.  Wezwanie do zapłaty będzie nieważne także wówczas, gdy roszczenie uległo przedawnieniu. Do takiej sytuacji, zgodnie z regulacjami Kodeksu Cywilnego, może dojść:

• po upływie 6 lat, jeśli inne przepisy nie stanowią inaczej,
• po upływie 3 lat, gdy roszczenie dotyczy świadczeń okresowych lub też należności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej,
• po upływie 2 lat, jeżeli roszczenie wynika z podpisanej przez strony umowy zlecenia.

Kiedy jeszcze wezwanie do zapłaty jest nieważne? Gdy dłużnik dokonał spłaty należności przed otrzymaniem pisma. W takiej sytuacji monit nie będzie miał żadnej mocy prawnej.

 

Wezwanie do zapłaty w systemie Symfonia eBiuro

Jeśli korzystasz z programu do fakturowania Symfonia eBiuro, wezwanie do zapłaty zaległej faktury możesz przygotować w prosty sposób. Wystarczy, że przejdziesz do zakładki Płatności, a następnie w liście należności odszukasz właściwy dokument. By wydrukować przypomnienie, zaznacz fakturę i wybierz polecenie: Drukuj wezwanie do zapłaty. Treść i formę dokumentu możesz dowolnie modyfikować, korzystając z funkcji Szablony przypomnień.

Dlaczego taka funkcjonalność w oprogramowaniu jest pożyteczna?

Korzystanie z oprogramowania do automatycznego generowania i wysyłania wezwań, oprócz oszczędności czasu, przynosi wiele korzyści. Do tych najważniejszych należą:

• zintegrowane podejście: dzięki integracji z bazą danych oprogramowanie zapewnia aktualność i spójność informacji.
• historia komunikacji: oprogramowanie pozwala śledzić historię komunikacji z kontrahentem, co jest niezwykle pomocne w procesie windykacji.
• zbiorcze raporty: szybkie generowanie raportów dotyczących zaległych płatności, co ułatwia zarządzanie finansami.

Miękka windykacja jest skutecznym i przyjaznym sposobem na odzyskiwanie zaległych płatności. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu proces ten staje się jeszcze bardziej efektywny, umożliwiając firmom handlowym utrzymanie płynności finansowej przy jednoczesnym dbaniu o dobre relacje z kontrahentami.