Jakie są różnice między paragonem a fakturą?

Zarówno paragon, jak i fakturę zalicza się do dokumentów nazywanych dowodami księgowymi. Choć są do siebie podobne, to jednak nie można używać ich zamiennie. Pomiędzy paragonem a fakturą występują  istotne różnice dotyczące ich struktury, okoliczności wystawienia, jak i warunków, które muszą zostać przy tym spełnione. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, kiedy wystawić paragon, a kiedy fakturę.

Spis treści:

• Paragon – co to takiego?
• Faktura – czym jest i kto ją wystawia?
• Paragon a faktura – najważniejsze różnice
• Paragon bez NIP a faktura na firmę
• Faktura do paragonu dla osoby fizycznej a JPK
• Kiedy paragon, a kiedy faktura – podsumowanie

Paragon – co to takiego?

Paragon fiskalny jest dokumentem księgowym, który w codziennym życiu towarzyszy nam najczęściej. Zazwyczaj ma on formę wydruku kasowego wykonanego na specjalnej taśmie. Jest wydawany prywatnym klientom, którzy nie muszą księgować zakupu w ewidencji rachunkowej. Paragon fiskalny może mieć jednak również formę faktury uproszczonej, gdy spełni określone warunki:

• będzie na nim umieszczony NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej,
• znajdą się na nim informacje o upustach i odliczeniach od kwoty należnej ogółem,
• wysokość należności nie przekroczy kwoty 450 zł brutto lub 100 Euro,
• będzie zawierał dane, które umożliwią obliczenie kwoty podatku VAT.

Każdy paragon fiskalny, a w tym także paragon z NIP-em nabywcy, musi zawierać określone prawnie dane. Na wydruku powinny znaleźć się:

• numer dokumentu i data jego wystawienia,
• dane sprzedawcy lub usługodawcy,
• rodzaj towaru lub usługi oraz ich ilość,
• cena jednostkowa netto, a także ogólna cena nabytych sztuk towaru lub usługi wraz z kwotą należności ogółem.

Faktura – czym jest i kto ją wystawia?

Faktura VAT służy udokumentowaniu sprzedaży towaru lub usługi. Może mieć formę papierową lub elektroniczną. By podatnik mógł ją wprowadzić do ewidencji rachunkowej, powinna zawierać informacje określone ustawą i wydanymi na jej podstawie przepisami. Co do zasady, wystawienie faktury jest obowiązkiem każdego czynnego podatnika, prowadzącego działalność gospodarczą na rzecz innego podatnika. W określonych sytuacjach musi dopełnić go również podatnik, który jest zwolniony z obowiązku wystawienia faktury. Ma to miejsce, gdy w okresie nieprzekraczającym 3 miesięcy od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, klient zgłosi żądanie wystawienia faktury. Taki dokument określa się wówczas fakturą imienną lub też fakturą dla osoby fizycznej.

Warto pamiętać, że każda faktura VAT powinna zawierać określone elementy, a mianowicie:

• datę wystawienia i datę dokonania lub zakończenia dostawy bądź świadczenia usług, gdy są one różne,
• numer faktury,
• dane osobowe nabywcy towarów lub usług (w przypadku spółki będą to dane przedsiębiorstwa),
• numer identyfikacyjny nabywcy i osoby świadczącej usługę/dostawę,
• rodzaj, miarę oraz ilość towaru lub usługi,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku,
• kwotę obniżek, upustów oraz zaliczek,
• kwotę należności za nabyty towar usługę z podziałem na kwoty objęte różnymi stawkami podatku lub zwolnieniem z podatku,
• kwotę naliczonego podatku,
• kwotę podatku naliczonego za nabyty towar usługę z podziałem na kwoty, które wynikają z różnych stawek podatku lub zwolnienia z podatku,
• kwotę należności ogółem.

W przypadku faktury zwolnionej z podatku VAT, powinna zostać zawarta na niej informacja dotycząca podstawy prawnej zwolnienia z podatku.

Przeczytaj także: Jak wystawić fakturę za sprzedaż na aukcjach internetowych? – Symfonia

Paragon a faktura – najważniejsze różnice

Podstawową różnicą pomiędzy paragonem a fakturą, oprócz samej struktury tych dokumentów, są okoliczności, w których należy je stosować. Zgodnie  z obowiązującymi obecnie przepisami ustawy o VAT, sprzedaż towarów lub usług osobom prywatnym powinna być dokumentowana na podstawie paragonu. Faktury VAT wystawia się natomiast, jeśli nabywcą jest podmiot posiadający status przedsiębiorcy. W obrocie gospodarczym wyróżnić można także dokument, jakim jest faktura dla osoby fizycznej. Sporządza się ją w dwóch przypadkach:  na żądanie konsumenta, lub wtedy, gdy przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z kasy fiskalnej dokona sprzedaży produktów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej.  Nieco bardziej kłopotliwe jest natomiast rozróżnienie między paragonem z NIP a fakturą. Ten pierwszy, po spełnieniu opisanych wcześniej warunków, może być bowiem uznany za fakturę uproszczoną.

Paragon bez NIP a faktura na firmę

Jeszcze do końca 2019 r. przedsiębiorcy, którzy dokonali zakupu zarejestrowanego za pomocą paragonu, mogli poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury. Te zasady zmieniły się w styczniu 2020 r. W związku z nowelizacją przepisów ustawy o VAT, wystawienie faktury do paragonu bez NIP nie jest już możliwe. Wszystko dlatego, że brak numeru identyfikacji podatkowej uniemożliwia zweryfikowanie czy oba dokumenty księgowe zostały wydane temu samemu nabywcy. Wystawiając fakturę do paragonu bez NIP, sprzedawca powinien liczyć się z koniecznością naliczenia podatku VAT w podwójnej wysokości – na podstawie raportu z kasy fiskalnej oraz wystawionej później faktury.

Faktura do paragonu dla osoby fizycznej a JPK

Przepisu ustawy o VAT, dotyczące struktury plików JPK, nakładają na czynnych podatników VAT obowiązek odpowiedniego oznaczania tych dokumentów sprzedaży, które zostały wystawione do paragonów fiskalnych. Wymóg ten dotyczy wszystkich faktur do paragonu – bez względu na to, czy zostały one wystawione na rzecz przedsiębiorcy, czy konsumenta. Tym samym w części ewidencyjnej pliku JPK należy wybrać oznaczenie „FP”. Dzięki temu faktura będzie miała jedynie charakter ewidencyjny, zaś przychód z transakcji zostanie ustalony na podstawie wystawionego paragonu fiskalnego.

Kiedy paragon, a kiedy faktura – podsumowanie

Podsumowując najważniejsze informacje: do dokumentowania sprzedaży konsumentom służy paragon fiskalny, a faktura stosowana jest w tych transakcjach, których stronami są przedsiębiorcy. W określonych przypadkach paragon może być fakturą uproszczoną. Ta zasada nie działa jednak w drugą stronę. O ile klient nie zażyczy sobie faktury, ustawa o podatku VAT dopuszcza sprzedaż towarów osobom prywatnym jedynie na podstawie paragonu. Inaczej wygląda to w momencie, gdy towar lub usługa sprzedawana jest innemu przedsiębiorcy. Wówczas pojawia się obowiązek wystawienia faktury VAT. Warto również pamiętać, że paragon z NIP, który jest tzw. fakturą uproszczoną, zawiera znacznie mniej informacji, niż typowa faktura VAT.