Dobre oprogramowanie księgowe to coś, na czym zależy większości przedsiębiorców – coraz więcej z nich decyduje się bowiem na samodzielną księgowość na rzecz korzystania z usług specjalistów. System do księgowości powinien posiadać kilka konkretnych funkcji, które usprawniają wiele procesów i pozwalają na skuteczne zarządzanie kwestiami finansowo-podatkowymi firmy. Na które z nich warto zwrócić szczególną uwagę?

Fakturowanie i wymiana faktur

Podstawowa funkcja oprogramowań księgowych to fakturowanie i wymiana faktur między kontrahentami. Umożliwiają one sprawne wystawianie faktur oraz innych elektronicznych dokumentów, często w sposób automatyczny – a mowa o fakturach VAT, fakturach zaliczkowych, fakturach proforma, korektach czy paragonach. Dużym atutem jest możliwość ich wystawiania w obcych językach i w różnych walutach. Wysyłka faktur odbywa się drogą mailową, a użytkownik może na bieżąco śledzić jej status. Oprogramowania księgowe umożliwiają także często wysyłanie przypomnień o fakturze lub wezwań do zapłaty.

Księgowość pełna lub uproszczona

Większość oprogramowań księgowych pozwala prowadzić zarówno pełną, rozbudowaną księgowość, jak i księgowość uproszczoną, bez względu na formę opodatkowania działalności – KPiR, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych czy karty podatkowej. Nawet jeśli nie jesteś specjalistą, programy są zazwyczaj na tyle intuicyjne, aby zarządzenie księgowością było możliwe nawet przez przedsiębiorców bez dużej wiedzy z zakresu finansów i podatków.

Analiza danych

Kolejną kluczową funkcję oprogramowań księgowych stanowi analiza danych. Systemy umożliwiają tworzenie analiz oraz raportów zarówno z poziomu zewnętrznych narzędzi, jak i przy użyciu przeglądarki, Excela czy aplikacji. Użytkownicy mogą korzystać z wielu zakresów dat, różnych układów raportów czy opcji filtrowania i sortowania danych.

Wykorzystanie chmury

Oprogramowania księgowe umożliwiają także często korzystanie z chmury. Dzięki niej wszystkie niezbędne dokumenty i dane przechowywane są w jednym miejscu, do którego uprawnieni użytkownicy mają dostęp o dowolnej porze i z dowolnego miejsca. Rozwiązania chmurowe w księgowości wiążą się z wieloma zaletami – m.in. oszczędnością czasu i miejsca, mniejszym ryzykiem zagubienia lub zniszczenia dokumentów czy skuteczną ochroną przed atakami hakerów.

Przeczytaj także: Kiedy i jak zatrudnić księgowego: porady dla właścicieli małych firm

Integracja z innymi systemami

Niektóre z oprogramowań księgowych pozwalają dodatkowo na integrację z innymi systemami online, np. CRM czy oprogramowaniem sprzedażowym. Dzięki temu użytkownik ma szansę zarządzać wieloma kwestiami firmowymi, korzystając z jednego narzędzia. Możliwość integracji kilku programów to gwarancja zaawansowanego informatycznego ekosystemu, który optymalizuje wiele firmowych procesów i wpływa na rozwój przedsiębiorstwa.

Weryfikacja jakości danych

Funkcją, która znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa oraz samą jakość obsługi księgowej, jest także weryfikacja jakości danych – np. plików JPK. W razie wykrycia jakichkolwiek błędów w dokumentach użytkownik zostaje natychmiast poinformowany przez system o wszelkich nieprawidłowościach. To z kolei sprawia, że do Krajowej Administracji Skarbowej wysyłane są wyłącznie w 100% prawidłowe dokumenty.