Wszystko, co musisz wiedzieć o kosztach uzyskania przychodu

Kosztami uzyskania przychodu nazywamy niezbędne wydatki ponoszone w celu otrzymania przychodu. Co można, a czego nie można do nich zaliczyć i na co mają one wpływ? Sprawdźmy!

Koszty uzyskania przychodu – co to takiego?

Koszty uzyskania przychodu to nic innego jak wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu z konkretnego źródła. To właśnie one mają wpływ na wysokość podstawy opodatkowania oraz samego podatku. Podczas wypełniania formularza PIT-36 wykazujemy je w sekcji E, z kolei w formularzu PIT-37 – w sekcji D. Koszty uzyskania przychodu są inne dla przedsiębiorcy, a inne dla pracownika. Od 2023 roku do KUP możemy zaliczyć składki ZUS z miesiąca, za który są należne, o ile zostaną one opłacone w terminie.

Jakie wydatki można uznać za koszty uzyskania przychodu?

W przepisach nie określono konkretnych wydatków, które stanowią koszty uzyskania przychodu. Widnieje w nich jednak wykaz wydatków, które mogą zostać za nie uznane. To m.in. pensje dla pracowników, wydatki związane z księgowością, koszty reklamy czy opłaty za utrzymanie służbowych pojazdów. Do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć ponadto wydatki dot. utrzymania biura – np. remonty, czynsz, zakup urządzeń i innego wyposażenia – czy koszty abonamentu na telefon oraz Internet. Są to również wszelkie koszty związane z kursami i szkoleniami pracowników, a nawet leasing samochodu osobowego o wartości 150 tys. zł lub 225 tys. zł w przypadku pojazdu elektrycznego.

Koszty uzyskania przychodów – czego nie można do nich zaliczyć?

Pomimo braku konkretnej listy wydatków stanowiących KUP, da się określić koszty, których z pewnością nie można do nich zaliczyć. Mowa m.in. o:

• wydatkach na spłatę kredytów oraz pożyczek (z wyjątkiem części odsetkowej opłaconej raty);
• odsetkach z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań budżetowych oraz podatkowych;
• kosztach ubezpieczenia AC samochodu osobowego w wartości, jaka przekracza ich ustaloną część w proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150 tys. zł.;
• odpisach amortyzacyjnych, które przekraczają 150 tys. zł (w przypadku pojazdów osobowych).

Przeczytaj także: Zleceniobiorca czy pracownik? Podobieństwa i różnice

Koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy o pracę

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę miesięczne koszty uzyskania przychodów mogą sięgać nawet 300 zł. Zalicza się do nich m.in. wydatki na dojazdy do miejsca pracy – o ile tylko zostaną one odpowiednio udokumentowane przez pracownika, np. biletami okresowymi czy paragonami za paliwo. Znaczenie ma tutaj m.in. miejsce zamieszkania czy ilość umów o pracę, jaką dana osoba zawarła. Jeżeli pracownik pracuje w tej samej miejscowości, w której zlokalizowany jest zakład pracy, wartość KUP to 250 zł na miesiąc, czyli nie więcej niż 3000 zł za rok podatkowy – o ile dana osoba uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej czy spółdzielczego stosunku pracy. Jeżeli jednak pracownik uzyskuje przychody przynajmniej dwóch stosunków pracy, koszty uzyskania przychodu nie mogą być wyższe niż 4500 zł za cały rok. Pracowników, którzy mieszkają w innej miejscowości niż ta, w której pracują, dotyczą podwyższone koszty uzyskania przychodów.