Zanim rozpoczniesz współpracę z firmą z innego kraju Unii Europejskiej, możesz w prosty sposób sprawdzić jej status podatkowy w wyszukiwarce. Mowa o systemie Komisji Europejskiej VIES, będącym skrótem od VAT Information and Exchange System. W jaki sposób zweryfikować numer VAT przyszłego kontrahenta i jak interpretować wyniki wyszukiwarki? Sprawdźmy!

Spis treści:

• Wyszukiwarka VIES – co to takiego?
• Wyniki wyszukiwania w VIES
• Jak zweryfikować firmę w VIES?
• Niezweryfikowany istniejący numer – co zrobić?

Najważniejsze informacje w skrócie

• Aby dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, przedsiębiorca musi się zarejestrować jako podatnik VAT-UE.
• Wyszukiwarka VIES (VAT Information Exchange System) to unijna baza danych, która pozwala na sprawdzenie numerów VAT podmiotów gospodarczych uprawionych do dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Informacje zawarte w systemie VIES pochodzą bezpośrednio z krajowych rejestrów VAT państw członkowskich UE.
• Sprawdzenie numeru VIES jest konieczne, by upewnić się, że dany kontrahent został zgłoszony jako czynny podatnik VAT UE, a także prawidłowo rozliczyć podatek VAT z tytułu danej transakcji.
• Nieważny numer VAT dla transakcji transgranicznych w obrębie UE może świadczyć o tym, że przedsiębiorca nie zgłosił się do VAT-UE lub został wykreślony z bazy podatników. Taki komunikat pojawi się także wówczas, gdy wniosek ze zgłoszeniem do VAT-UE podlega dopiero rejestracji.
• Wyszukiwarka VAT VIES służy wyłącznie do weryfikacji podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w krajach UE. Z tego względu firmy z siedzibą w państwach trzecich, nawet jeśli posiadają nr VAT z prefiksem EU, nie są w niej uwzględnione.

Wyszukiwarka VIES – co to takiego?

System informatyczny VIES to wyszukiwarka Komisji Europejskiej umożliwiająca łatwą i wygodną weryfikację statusu podatkowego przedsiębiorstw, z którymi chcemy współpracować. Dane na ich temat pozyskiwane są z krajowych baz danych VAT. VIES EU stanowi system wymiany informacji o podmiotach VAT, mówiący o aktywności numeru VAT konkretnej firmy. Narzędzie jest dostępne w aż 23 językach Unii Europejskiej.

Wyniki wyszukiwania w VIES 

Wyniki wyszukiwania w systemie VIES wyświetlane są na dwa sposoby:

• „informacja o VAT UE istnieje”, co oznacza, że numer jest aktywny;
• „informacja o VAT UE nie istnieje”, co z kolei jest jednoznaczne z numerem nieaktywnym.

Przeczytaj również: Biała lista podatników VAT – wszystko, co musisz wiedzieć

Jak działa wyszukiwarka VAT UE?

Co w sytuacji, gdy wyszukiwarka VAT UE wygeneruje nieważny status? Oznacza to, że numer VAT, który chcesz zatwierdzić, nie jest zarejestrowany w odpowiedniej bazie danych danego kraju. Może wynikać to z kilku różnych powodów – m.in. nieistniejącego numeru VAT lub braku jego aktywacji na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych. Może się to zdarzyć również w sytuacji, gdy rejestracja numeru nie została jeszcze zakończona. Takie zmiany nie zawsze są wyświetlane w krajowych bazach danych, a co za tym idzie – nie widnieją w systemie VIES. Jeśli natomiast system wygeneruje odpowiedź prawidłową, VIES wyświetli informację na temat VAT UE.

Przeczytaj także: Środki trwałe w firmie – czym są? – Symfonia

Jak zweryfikować firmę w VIES?

Czy jest możliwe wygenerowanie potwierdzenia numeru VAT VIES? W celu sprawdzenia kontrahenta w systemie VIES należy podać państwo członkowie UE, z którego on pochodzi, a także jego numer VAT UE. Jeżeli w wyszukiwarce nie ma odpowiednich informacji, niezbędne może się okazać zwrócenie do krajowych organów administracyjnych. Jest to możliwe zarówno telefonicznie, jak i za pomocą faksu lub poczty elektronicznej. Niekiedy do dyspozycji przedsiębiorców są także specjalne systemy online, ułatwiające kontakt z konkretnymi organami. Wówczas możliwe jest uzyskanie informacji na temat tego, czy numer VAT danego przedsiębiorcy jest ważny. Możesz w ten sposób otrzymać również potwierdzenie, czy numer VAT jest powiązany z jakimś adresem oraz nazwą.

Przeczytaj również: NIP europejski – co to jest, kiedy może się przydać i jak go uzyskać?

Niezweryfikowany istniejący numer – co robić?

Niekiedy zdarzają się sytuacje, w których kontrahenci uważają, że są zarejestrowani do celów podatku VAT, lecz nie da się zweryfikować ich przy użyciu wyszukiwarki VIES. W takim przypadku możliwe jest zarządzanie weryfikacji podatnika w urzędzie skarbowym jego państwa. Być może klient będzie wówczas musiał zarejestrować się dodatkowo jako podatnik VAT na potrzeby transgranicznych transakcji na terenie Unii Europejskiej. W każdym z krajów UE ta procedura nieco się różni.