Przepisy podatkowe dopuszczają, by niektóre składniki firmowego majątku zaklasyfikować jako tzw. środki trwałe. Skorzystanie z tego przywileju może przynieść przedsiębiorcy szereg korzyści. By jednak uniknąć problemów z fiskusem, warto pamiętać o zasadach obowiązujących na gruncie prawa podatkowego i bilansowego. Co to jest środek trwały i czym różni się od wyposażenia? Jak prawidłowo go rozliczyć? Kiedy przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję środków trwałych i co dokładnie powinno się w niej znaleźć? Odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdziesz w tym artykule.

Spis treści:

• Środki trwałe – co to takiego?
• Co zaliczamy do środków trwałych?
• Środek trwały – od jakiej wartości?
• Ewidencja środków trwałych – co to jest i kiedy należy ją prowadzić?
• Środki trwałe – jak ustalić wartość początkową?
• Błędy w ewidencji środków trwałych – konsekwencje

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Środki trwałe to rzeczowe składniki majątku, takie jak np. nieruchomości, maszyny czy pojazdy, które stanowią własność przedsiębiorcy i są przez niego wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej przez okres dłuższy niż rok.
• Przepisy prawa podatkowego przewidują, że do środków trwałych przedsiębiorca może zaliczyć zarówno te aktywa rzeczowe, które nabył specjalnie na potrzeby firmy, jak i takie, które przekazał z majątku prywatnego.
• Wykorzystywane w firmie środki trwałe powinny być wpisane do specjalnej ewidencji. Nie ma przy tym znaczenia, w jakiej formie będą one amortyzowane.
• Z perspektywy rozliczania kosztów amortyzacji duże znaczenie ma wartość środka trwałego. Tę, w zależności od okoliczności, ustala się na podstawie ceny nabycia, kosztu wytworzenia, wartości rynkowej lub wartości wynikającej z wyceny.
• Środki trwałe, których wartość nie przekracza 10 tys. zł nie muszą być wprowadzane do ewidencji środków trwałych. Wydatki związane z ich zakupem przedsiębiorca może od razu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Środki trwałe – co to takiego?

Środki trwałe to nic innego, jak rzeczowe składniki majątku, które są własnością lub współwłasnością podatnika i zostały zakupione lub wytworzone we własnym zakresie w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.  Art. 22a ustawy o PIT uzupełnia powyższą definicję o dodatkowe wymagania. Zgodnie z nim za środki trwałe można uznać jedynie te aktywa rzeczowe o wartości początkowej wynoszącej co najmniej 10 000 zł, które:

• są kompletne i zdatne do użytku,
• będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie przez okres dłuższy niż rok,
• zostały zakupione lub wytworzone w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu.

Co zaliczamy do środków trwałych?

Choć ustawa o PIT nie precyzuje, jakie dokładnie składniki majątku stanowią środek trwały, to jednak na podstawie powyższej definicji łatwo zauważyć, że do tej kategorii należą przede wszystkim:

• nieruchomości (np. budynki i lokale użytkowe stanowiące własność firmy),
• maszyny i urządzenia, wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej,
• sprzęt biurowy,
• środki transportu,
• narzędzia i przyrządy.

Nieco bardziej szczegółowych charakter ma Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT). Zawiera ono wykaz składników majątku trwałego, które podlegają obowiązkowi ewidencji. Na jego podstawie wyróżnia się 10 rodzajów środków trwałych w firmie, takich jak:

• grunty,
• budynki i lokale,
• obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
• kotły i maszyny energetyczne,
• maszyny i urządzenia ogólnego zastosowania,
• maszyny i urządzenia specjalistyczne,
• urządzenia technicznie,
• środki transportu,
• narzędzia i wyposażenie,
• inwentarz żywy.

Środek trwały – od jakiej wartości?

Prawidłowa klasyfikacja majątku firmowego często budzi wiele wątpliwości. Czy telefon komórkowy lub komputer to środek trwały? Odpowiedź na to pytanie zależy przede wszystkim od wartości początkowej przedmiotu oraz przewidywanego okresu jego użytkowania. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, za środek trwały uznaje się taki składnik majątku, którego wartość w momencie wprowadzenia do firmy przekracza 10 000 zł, zaś planowany okres eksploatacji wynosi co najmniej 12 miesięcy. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Należą do nich tzw. niskocenne środki trwałe, czyli wszystkie te przedmioty, których wartość początkowa jest niższa niż wskazany wyżej limit. Zgodnie z przepisami podatkowymi, mogą one zostać ujęte przez podatnika w ewidencji środków trwałych i zamortyzowane lub zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Ewidencja środków trwałych – co to jest i kiedy należy ją prowadzić?

Ewidencja środków trwałych to wykaz składników firmowego majątku. Muszą znaleźć się w niej wszystkie aktywa rzeczowe wykorzystywane w firmie przez co najmniej rok, których wartość przekracza 10 tysięcy zł. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązek jej przygotowania ciąży m.in. na:

• osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
• przedsiębiorstwach w spadku,
• spółkach cywilnych, jawnych i partnerskich, których wspólnikami są osoby fizyczne,

o ile korzystają z podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub rozliczają się za pomocą ryczałtu. Ci ostatni nie mogą jednak ujmować odpisów amortyzacyjnych w rozliczeniach podatkowych.

Przeczytaj również: Ewidencja środków trwałych – jak ją przeprowadzić? – Symfonia

Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych nie a określonego wzoru. Przepisy wskazują jednak na pewne elementy, z jakich powinna się ona składać. Należą do nich m.in.:

• numer ewidencyjny,
• nazwa środka trwałego – najlepiej wraz ze specyfikacją,
• data nabycia danego składnika majątkowego,
• data jego przyjęcia do używania.

Co więcej, w ewidencji musi zostać określony dokument stwierdzający nabycie oraz symbol KŚT. Niezbędne jest ponadto wpisanie wartości początkowej i stawki amortyzacyjnej, a w niektórych sytuacjach także zaktualizowanie początkowej wartości. Ewidencja środków trwałych powinna obejmować również datę zbycia bądź datę, w której środek został zlikwidowany – wraz z konkretnym powodem likwidacji. Zazwyczaj jest to zwyczajnie zużycie danego środka trwałego.

Kiedy natomiast dokonywać poszczególnych zapisów? Jeśli wartość środka trwałego jest wyższa niż 10 000 zł, należy wpisać go do ewidencji najpóźniej w miesiącu, w którym podatnik przyjął go do użytkowania. Jeżeli z kolei jest ona niższa lub jeśli środek trwały będzie używany krócej niż rok, traktuje się go jako koszt uzyskania przychodu, który nie podlega wpisowi do ewidencji.

Podczas prowadzenia ewidencji środków trwałych warto korzystać ze specjalnych programów księgowych, takich jak Symfonia eBiuro. Oprogramowanie tego typu umożliwia automatyczne rozliczanie składników majątku oraz obliczanie odpisów amortyzacyjnych. Więcej informacji na ten temat znajdziesz we wpisie: Jak dodać środek trwały będący w trakcie amortyzacji?

Środki trwałe – jak ustalić wartość początkową?

Wprowadzany do firmowego majątku środek trwały należy wycenić, a zatem ustalić jego wartość początkową. Wspomniana wyżej kwota będzie stanowiła podstawę do naliczania odpisów amortyzacyjnych. Zasady dokonywania takiej wyceny zostały uregulowane na mocy przepisów prawa bilansowego i podatkowego. Zgodnie z nimi wartość początkowa jest równa:

• cenie nabycia znajdującej się na fakturze, jeśli środek trwały został zakupiony przez przedsiębiorcę,
• kosztom wytworzenia, jeśli środek trwały został wytworzony przez przedsiębiorcę we własnym zakresie
• wartości rynkowej, gdy środek trwały został przekazany w formie darowizny – o ile z umowy nie wynika jego cena,
• wartości wynikającej z wyceny, jeśli środek został w prowadzony do ewidencji w formie aportu, darowizny lub przekazany z majątku własnego przedsiębiorcy.

Kiedy ustalić wartość początkową? Zgodnie z przepisami powinno to nastąpić nie później niż w miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania.

Przeczytaj również: Amortyzacja środków trwałych – czym jest i na czym polega? Metody amortyzacji środków trwałych – Symfonia

Amortyzacja środków trwałych

W przypadku środków trwałych, których wartość przekracza 10 tysięcy, przedsiębiorca musi nie tylko prowadzić ich ewidencję, ale również odliczyć koszty tzw. amortyzacji. Polega ona na rozłożeniu w czasie wydatków, jakie poniesiono w celu nabycia danego środka trwałego. Możemy wyróżnić kilka rodzajów amortyzacji – liniową, przyspieszoną, indywidualną, jednorazową oraz degresywną. Najczęściej stosuje się pierwszą z nich – w tym przypadku niezbędne jest ustalenie początkowej wartości składnika trwałego oraz sklasyfikowanie go według KŚT. Następnie określa się stawkę amortyzacją. Wartość rocznego odpisu stanowi kwotę stałą w ciągu całego okresu amortyzacji. W chwili, gdy wartość odpisów jest taka sama jak wartość początkowa, amortyzacja zostaje zakończona.

Przeczytaj również: Amortyzacja jednorazowa – kiedy można z niej skorzystać? – Symfonia

Błędy w ewidencji środków trwałych – konsekwencje

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje na konkretne konsekwencje jakie ciążą na przedsiębiorcach, którzy nie prowadzą ewidencji środków trwałych lub nie ujmują w niej wszystkich posiadanych aktywów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli od momentu nabycia środka trwałego minął rok, przedsiębiorca musi ująć go w ewidencji w pierwszym miesiącu następującym po upływie 12 miesięcy użytkowania. Dodatkowo, właściciel firmy ma obowiązek skorygować koszty uzyskania przychodu o różnicę pomiędzy ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a sumą odpisów amortyzacyjnych. Korekta ta odbywa się z zastosowaniem stawek amortyzacyjnych określonych w wykazie rocznych stawek. Jeśli różnica ta przekracza bieżące koszty przedsiębiorcy, nadwyżka będzie mogła zostać rozliczona w kolejnych miesiącach, sukcesywnie obniżając jego wydatki.