Symfonia. Biznes gotowy na zmiany

NIP europejski – co to jest, kiedy może się przydać i jak go uzyskać?

Urszula Holik

Urszula Holik

Długość czytania:

24 stycznia 2025

Prowadzisz firmę i myślisz o tym, by nawiązać współpracę z kontrahentami z innych krajów UE? W takim przypadku z pewnością przyda Ci się NIP europejski, czyli numer identyfikacji podatkowej niezbędny do rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat? Przeczytaj nasz poradnik. Dowiesz się z niego, czym jest NIP UE oraz kto i kiedy powinien go uzyskać.

Spis treści:

Najważniejsze informacje w skrócie

  • NIP europejski (inaczej NIP UE lub VAT UE) to europejski numer identyfikacji podatkowej ułatwiający rozliczanie VAT w transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
  • W przypadku polskich firm ma on format PLXXXXXXXXXX, gdzie PL to kod kraju, a XXXXXXXXXX to NIP przedsiębiorcy.
  • Z europejskiego NIP muszą korzystać podatnicy dokonujący transakcji z podmiotami z UE, takich jak np. WNT, WDT i świadczenie/nabycie usług.
  • Aby uzyskać NIP UE w Polsce, wystarczy złożyć formularz VAT-R z wypełnioną częścią C.3 w urzędzie skarbowym.
  • Przedsiębiorcy, którzy dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych, w każdym miesiącu muszą składać informację podsumowującą VAT-UE, która ma charakter sprawozdawczy.

Co to jest NIP europejski?

NIP europejski, określany również jako NIP UE lub VAT UE, to specjalny numer identyfikacyjny, ułatwiający rozliczenia podatkowe między firmami działającymi w Unii Europejskiej. Jest on niezbędny do legalnego przeprowadzania transakcji wewnątrzwspólnotowych, czyli wymiany towarów i usług między podmiotami z różnych krajów członkowskich UE.

NIP UE, będąc formą identyfikatora VAT ID, służy przede wszystkim do identyfikacji podmiotów gospodarczych w obrocie wewnątrzunijnym. Co istotne, ma on zastosowanie wyłącznie w transakcjach z krajami Unii Europejskiej. Podstawą prawną dla jego funkcjonowania jest m.in. Rozporządzenie Rady (UE) nr 904/2010, które reguluje współpracę administracyjną i zwalczanie oszustw podatkowych w zakresie VAT.

Jak wygląda NIP UE?

NIP europejski ma wystandaryzowaną strukturę i jest nadawany podczas rejestracji działalności gospodarczej lub rejestracji do VAT-UE przez organy podatkowe. Składa się z 10 cyfr poprzedzonych dwuliterowym kodem kraju. W przypadku polskich firm NIP europejski ma format PLXXXXXXXXXX, gdzie X to nic innego, jak standardowy numer identyfikacji podatkowej danego przedsiębiorcy.

Do czego służy numer identyfikacji podatkowej UE?

W systemie podatkowym NIP europejski pełni kilka ważnych funkcji. Po pierwsze ułatwia identyfikację kontrahentów z UE poprzez wskazanie, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT. Po drugie umożliwia stosowanie zerowej stawki VAT w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, pozwalając w ten sposób uniknąć podwójnego opodatkowania. Po trzecie wreszcie ułatwia przedsiębiorcom odliczanie VAT zapłaconego w kraju, w którym dokonano zakupu.

Kto musi mieć NIP UE?

NIP europejski ma zastosowanie do szerokiego grona przedsiębiorców – zarówno tych będących czynnymi podatnikami VAT, jak i korzystających ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. Jest on bowiem niezbędny do prawidłowego udokumentowania i rozliczenia transakcji wewnątrzwspólnotowych, czyli takich, których stroną są podmioty prowadzące działalność gospodarczą na terenie UE.

Czynni podatnicy VAT mają obowiązek rejestracji do VAT-UE i posiadania europejskiego NIP przed dokonaniem transakcji związanych z:

  • wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów (WNT),
  • wewnątrzwspólnotową dostawą towarów (WDT),
  • wewnątrzwspólnotowym świadczeniem usług, gdzie rozliczenia podatku VAT dokonuje nabywca usługi,
  • wewnątrzwspólnotowym nabyciem usług, w przypadku których stosuje się art. 28b ustawy o VAT.

Podatnicy zwolnieni z VAT muszą z kolei zarejestrować się w systemie VAT-UE i uzyskać europejski numer identyfikacji podatkowej, zanim dokonają transakcji z innym podmiotem należącym do UE, której przedmiotem jest:

  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) – o ile wartość tych transakcji w danym roku przekroczy 50 000 zł (art. 97 ust. 2 ustawy o VAT),
  • wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług, w przypadku których obowiązek rozliczenia podatku VAT ciąży na nabywcy,
  • wewnątrzwspólnotowe nabycie usług, w przypadku których stosuje się art. 28b ustawy o VAT.

Testuj Symfonia eBiuro za darmo przez 45 dni!

Jak uzyskać europejski NIP?

Procedura związana z nadaniem numeru identyfikacji podatkowej UE może różnić się w zależności od kraju, w którym podatnik zarejestrował działalność gospodarczą. W Polsce, aby uzyskać taki numer, wystarczy złożyć w urzędzie skarbowym formularz VAT-R z wypełnioną częścią C.3, w której podatnik informuje o zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Formularz VAT-R – wniosek o nadanie numeru NIP UE

Formularz VAT-R – wniosek o nadanie numeru NIP UE

Zgłoszenie można złożyć na trzy sposoby:

  • osobiście,
  • wysyłając formularz pocztą,
  • przesyłając formularz elektronicznie – za pomocą portalu Biznes.gov.pl (jako załącznik do wniosku z zmianę wpisu w CEIDG) przez Portalu Podatkowego.

Złożenie wspomnianego wyżej formularza skutkuje rejestracją przedsiębiorcy jako podatnika VAT-UE (wraz z wpisaniem go do systemu VIES – ang. VAT Information Exchange System) oraz nadaniem mu NIP europejskiego, z którego przedsiębiorca musi korzystać podczas rozliczenia transakcji z kontrahentami z innych krajów UE.

Ważne: nadanie NIP europejskiego nie wpływa na utratę prawa do korzystania ze zwolnienia z VAT.

Deklaracja VAT UE – kiedy należy ją złożyć?

Przedsiębiorcy, którzy posiadają europejski NIP i dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych, związanych np. z nabyciem lub dostawą towarów czy świadczeniem usług, muszą pamiętać o comiesięcznym składaniu informacji podsumowującej VAT-UE. Warto pamiętać, że taki dokument nie jest deklaracją podatkową służącą do obliczania wysokości podatku do zapłaty. Ma on bowiem charakter wyłącznie informacyjny i służy celom sprawozdawczym. Podatek VAT z tytułu transakcji wewnątrzwspólnotowych wynika natomiast ze złożonego JPK_V7M (dla rozliczeń miesięcznych) lub JPK_V7K (dla rozliczeń kwartalnych). Z tych względów w plikach JPK_V7M/JPK_V7K bardzo ważne jest poprawne ujęcie NIP europejskiego, w tym prefiksu kraju (np. „PL”) w polu „KodKrajuNadaniaTIN”.

Jak sprawdzić NIP UE?

Aby sprawdzić europejski numer NIP, wystarczy skorzystać ze strony VIES (ang. VAT Information Exchange System), czyli internetowej platformy wymiany informacji o VAT, udostępnianej przez Komisję Europejską. Po przejściu na stronę wystarczy tylko wybrać kraj, w którym przedsiębiorstwa ma zarejestrowaną siedzibę i w pasku „numer VAT” wpisać NIP europejski podlegający weryfikacji. System VIES zwróci informację, czy sprawdzany numer identyfikacji podatkowej UE jest aktywny, a także wyświetli dane podatnika, do którego został on przypisany.

Status NIP UE można także sprawdzić w wielu programach do prowadzenia księgowości, jak np. Symfonia eBiuro. W tym celu wystarczy tylko wejść w ustawienia kontrahenta, a następnie kliknąć „Sprawdź status VAT kontrahenta dla wskazanej daty”. Program oferuje także funkcję pozwalającą na zbiorczą weryfikację statusu VAT kontrahentów.

Sprawdzanie europejskiego NIP w programie Symfonia eBiuro

Sprawdzanie europejskiego NIP w programie Symfonia eBiuro

Więcej informacji na jej temat znajdziesz we wpisie: [eBiuro] Kontrahenci – zbiorcza weryfikacja VAT – Centrum pomocy

NIP zagraniczny – na co uważać?

Współpracując z zagranicznymi kontrahentami, warto pamiętać o weryfikacji ich numeru identyfikacji podatkowej. Coraz częściej zdarza się, że podmioty z państw trzecich posługują się numerem VAT poprzedzonym prefiksem „EU”. Warto jednak pamiętać, że taki symbol służy do oznaczenia podmiotu spoza UE, który korzysta ze specjalnej procedury rozliczania VAT w Unii Europejskiej. Właśnie dlatego fakturę od kontrahenta z takim oznaczeniem należy potraktować nie jako nabycie wewnątrzwspólnotowe, lecz import towarów lub usług spoza UE.

Źródła:

Przeglądaj tematy tego artykułu:

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *